Verschillen in de manier van zakendoen tussen Indiase staten

India is bijna even groot als de Europese Unie en er wonen meer dan twee keer zoveel mensen. Geen wonder dus dat er grote verschillen zijn tussen de verschillende Indiase staten in taal, demografie, politiek en economische groei. Voor een succesvolle start in India is het daarom zaak deze verschillen in ogenschouw te nemen bij het maken van een businessplan. Want wat in Gujarat werkt, werkt niet automatisch ook in West-Bengalen.

Afbeelding via Harvard Business Review

De regionale verschillen tussen Indiase staten

Om als Europees bedrijf te kunnen slagen in India, moet u zich bewust zijn van de grote regionale verschillen in het land. India is een gefragmenteerde markt met grote, en vaak onderschatte, regionale verschillen in taal, cultuur, infrastructuur en rijkdom, die allemaal invloed hebben op de regionale zakencultuur.

Indiase staten kunnen daarom beter vergeleken worden met afzonderlijke landen dan met, bijvoorbeeld, de Nederlandse provinciën. India's dichtstbevolkte staat, Uttar Pradesh, heeft namelijk evenveel inwoners als Brazilië en de zuidelijk staat Tamil Nadu heeft een even grote economie als die van Hongarije. 

Ook zijn er grote demografische verschillen tussen de Indiase staten. Zo is het zuiden van India ouder, heeft meer te besteden en is hoger opgeleid dan de rest van het land. Noord-India is daarentegen jonger en relatief arm.

De Noord-Indiërs spreken voornamelijk Hindi, terwijl de Zuid-Indiërs liever in het Engels of in hun regionale staatstaal communiceren, zoals Kannada of Malayalam. De Duitse groothandel METRO, in Nederland beter bekend als Makro, kwam er na hun start in India achter dat er grote verschillen zitten tussen de boodschappen die klanten in een bepaalde regio in hun winkelwagen leggen en past daar het assortiment op aan door meer lokale producten toe te voegen. Logisch eigenlijk, Finnen hebben ook andere voorkeuren dan Spanjaarden.

““METRO kwam er achter dat er grote verschillen zitten tussen de boodschappen die klanten in verschillende regio’s in India in hun winkelwagen leggen.””

— Mark Alexander Friedrich, hoofd International Affairs voor METRO

Maak niet één businessplan voor heel India

Voor een succesvolle start in India is een gedegen marktonderzoek een must. De regionale verschillen zijn niet alleen obstakels, maar kunnen ook in uw voordeel werken, afhankelijk van uw sector en product.

De zuidwestelijke staten, zoals Maharashtra en Karnataka, zijn een geschikte uitvalsbasis voor technische sectoren zoals de auto-industrie, engineering, maar ook voor het outsourcen van IT en Research & Development teams.

Noordelijke staten zoals Punjab en Haryana hebben, onder andere, een florerende landbouwsector, waardoor er kansen liggen voor de voedselverwerkende industrie en de duurzame energiesector.

Ook voor de verkoop van uw product in India is starten in de juiste regio’s essentieel. Europese producten vallen in India vrijwel altijd in het hoogste marktsegment, dus is het slim om in de regio’s te starten waar men voldoende inkomen heeft en er ook echt vraag is naar een exclusiever, duurder product.

“India benaderen als één land door met slechts één distributeur of partner te gaan samenwerken, is een van de meest voorkomende fouten die Europese bedrijven in India maken,” zegt Klaus Maier, CEO van Maier + Vidorno, de partner van IndiaConnected in India.

“In Europa zou je ook niet een Italiaanse distributeur vragen om je netwerk in Noorwegen op te zetten. Een Indiase partner of distributeur die actief is in een specifieke staat, heeft alleen daar een goed netwerk en zal niet slagen in het succesvol uitbreiden van de verkoop naar andere staten. Wie India serieus neemt begint daarom met zo’n vier toegewijde, lokale managers of distributeurs die uw product en de regionale markt goed begrijpen. Met hen kan de markt in kaart worden gebracht en het logistieke netwerk worden opgezet, een van de grootste uitdagingen voor internationale bedrijven in India. Zo kan de Indiase markt stap voor stap, succesvol veroverd worden.” 

Succesvol verkopen in India met de juiste strategie

Voor iedereen die de Indiase markt wil veroveren, heeft IndiaConnected een speciale handleiding samengesteld waarin we u inzicht bieden in de stappen die moeten worden genomen om op een succesvolle manier uw verkoop in India op te starten en te laten groeien.

Van het voorbereiden van uw eerste exportzending naar India tot het opzetten van een solide after sales service, we begeleiden en adviseren tijdens uw gehele India-reis.

Zo voorkomt u Permanent Establishment in India

Als u zaken doet in India, maar er geen entiteit hebt, kunt u door de Indiase belastingdienst worden aangemerkt als Permanent Establishment (PE) in India. De consequenties daarvan zijn groot, in veel gevallen betekent dat het einde van uw activiteiten in het land. We leggen graag uit hoe u deze situatie kunt voorkomen. 

Wat is Permanent Establishment?

Permanent Establishment (PE) is een begrip dat wereldwijd wordt gebruikt, maar de definitie verschilt per land. In belastingwetten van het land of in handelsverdragen tussen landen wordt vastgelegd wanneer er precies sprake is van een PE. Als u als bedrijf handelsactiviteiten onderneemt in het buitenland, zonder daar geregistreerd te zijn als rechtspersoon en dus geen belasting betaalt, kan het land u toch aanmerken als een Permanent Establishment en dat heeft vervelende, financiële gevolgen. 

Permanent Establishment in India

Praveen Singhal is Chief Financial Officer bij Maier + Vidorno, de partner van IndiaConnected in India, en heeft honderden Europese bedrijven geholpen deze situatie te omzeilen. Singhal legt uit dat India vijf vormen van Permanent Establishment kent, te weten:

• Dependent Agency Permanent Establishment

“Een van de meest voorkomende fouten die gemaakt wordt door Europese bedrijven die in India starten met het verkopen van hun producten, is dat ze een permanente agent of salesmanager aannemen”, zegt Singhal. “Deze agent werkt alleen voor hen en krijgt een vast salaris vanuit het hoofdkantoor.” Ondanks dat het bedrijf geen rechtspersoon is in India, wordt deze constructie toch aangemerkt als Permanent Establishment. Hetzelfde geldt voor bedrijven die enkel over een liaison office beschikken in India en van daaruit salesactiviteiten starten. Dat is niet toegestaan en wordt beschouwd als belastingontduiking. Ten slotte worden buitenlandse bedrijven die werk uitbesteden aan Indiase medewerkers die full time voor hen werken ook aangemerkt als Dependent Agency PE. In dat geval zijn de Indiase medewerkers immers volledig afhankelijk van het inkomen en het werk dat zij voor het buitenlandse bedrijf verrichten.

• Place of Management Permanent Establishment

Als u als bedrijf een vaste ruimte huurt in India, zoals een kantoor, een magazijn of zelfs een bureau in een co-working space, en als de huur van die ruimte rechtstreeks wordt betaald door het Europese hoofdkantoor aan de Indiase verhuurder, kan dit worden aangemerkt als PE. Elke locatie waar het buitenlandse bedrijf ‘toegang toe heeft en het recht heeft om er op elk moment gebruik van te maken voor een periode van 6 maanden of langer’ valt onder deze vorm van PE.

• Fixed Place Permanent Establishment

Als u als bedrijf een vaste locatie gebruikt om je zakelijk activiteiten te ontplooien, zoals een kantoor, filiaal, fabriek, werkplaats, etc, kan dat aangemerkt worden als PE. In veel gevallen gebruikt het buitenlandse bedrijf het adres van de locatie ook in officiële correspondentie. Ook hierbij geldt weer dat de locatie voor meer dan zes maanden in gebruik moet zijn.

• Construction, Installation or Assembly Permanent Establishment

Een gespecialiseerd, buitenlands bedrijf dat een project uitvoert in India, zoals de aanleg van een nieuwe brug, brengt daarvoor de benodigde machines over en voert speciale materialen in. Vaak worden er ook project managers, ingenieurs en architecten ingevlogen om het project te begeleiden. Dit voelt misschien onschuldig, want het is slechts voor korte duur. Maar zo’n project, waarbij het bedrijf middels materieel en mensen, langer dan een periode van 6 maanden in India verblijft, kan worden aangemerkt als PE.  

• Service Permanent Establishment

In dit geval biedt het bedrijf geen goederen, maar services aan. Er is dus ook geen lokale partij betrokken, maar de medewerkers van het bedrijven leveren de services in India aan de klant. Ze verblijven hiervoor langer dan zes maanden in het land. Een voorbeeld is het leveren van project management services. Er is in dit geval geen fysieke locatie die door het bedrijf wordt gebruikt en het gaat daarom vaak om services op projectbasis. 

De consequenties van Permanent Establishment

Wordt uw bedrijf aangemerkt als een PE dan heeft dat een flinke impact op uw business in India. Singhal: “De situatie die wij het meest tegenkomen is die waarin het buitenlandse bedrijf een vaste sales agent heeft en er dus sprake is van een dependent agency permanent establishment. De Indiase belastingdienst ontdekt deze vorm van PE vaak, wanneer ze de belastingaangifte van de agent controleren en zien dat hij of zij een salaris vanuit het buitenland ontvangt. Alle verkoopactiviteiten komen dan per direct stil te liggen en alle goederen die al in India zijn opgeslagen, gaan achter slot en grendel tot de zaak is afgerond, de boetes betaald en je officieel een bedrijf in India bent gestart.”

De belastingdienst beboeten u niet alleen, maar berekenen ook wat u hen aan belasting en rente schuldig bent. “Omdat u geen officiële rechtspersoon in India bent, heeft u ook geen boeken die u kunt overleggen om ze inzagen in uw inkomsten in India te geven”, legt Thomas Breitinger uit. Hij is Senior Manager Consulting Strategy bij Maier + Vidorno. “Er wordt daarom altijd een ruime schatting van de inkomsten gemaakt, die vaak ver boven het echte getal ligt. Een voorbeeld: uw agent werkt al 5 jaar voor uw bedrijf, wat betekent dat u voor de belastingdienst al vijf jaar een PE bent. Een PE wordt altijd als een Branche Office getaxeerd, dat is 42% van het totale inkomen. Ze schatten dat u een tien miljoen roepies (zo’n 110.000 euro) aan inkomsten per jaar hebt, waarvan u dus 42% moet betalen. Daar bovenop komen nog de rente en boete. Sommigen bedrijven krijgen een rekening op de mat die het driedubbele bedraagt van wat ze in 5 jaar in India hebben verdiend.”

Permanent Establishment voorkomen in India

“Om uit deze lastige situatie te komen, zien we Europese bedrijven nog wel eens steekpenningen betalen”, vertelt Breitinger. “Dat moet u echt niet doen. De kans dat u daarvoor in eigen land achter de tralies komt te zitten is groter dan in India. We raden het ten zeerste af om op zo’n aanbod in te gaan.” Wat u wel moet doen is een goede advocaat inhuren en veel geduld hebben, want volgens Breitinger duren deze procedures lang. “Maar beter is natuurlijk om de situatie helemaal te voorkomen. Voor bedrijven die op projectbasis werken, en onder de noemer construction permanent establishment zouden kunnen vallen, zijn er manieren om deze PE op een simpele manier legaal te maken. Maar voor bedrijven die puur verkopen in India is dat een stuk lastiger.”

Er zijn twee manieren waarop u als starter op de Indiase markt zonder een entiteit te starten veilig kunt opereren. “Een is door met distributeurs en agenten samen te werken die ook voor andere bedrijven opdrachten uitvoeren. Omdat zij geen volledig vast inkomen ontvangen vanuit jouw bedrijf kan er nooit sprake zijn van dependent agency PE. Maar dan moet je wel 100% zeker weten dat dit het geval is. We zien nog te veel voorbeelden voorbij komen waarbij het bedrijf onbewust risico loopt op permanent establishment omdat de agent niet eerlijk heeft verteld dat er geen andere klanten zijn.”

Vermijd PE risico’s met de Business Incubator

Volgens Breitinger is een part-time sales agent voor veel Europese bedrijven niet voldoende om in India te slagen. “De producten waarmee zij de Indiase markt opkomen zijn high end. Je hebt dus een goed getrainde agent nodig, die niet alleen jouw product, maar ook de markt begrijpt. Vaak is dat niet iemand die er nog even twee andere baantjes naast neemt, dus moet je toch kijken naar legale methodes om met een vaste werknemer aan de slag te kunnen.”

Maier + Vidorno en IndiaConnected bieden hiervoor een oplossing aan middels de business incubator. Jij als bedrijf vindt de juiste mensen om te starten met de verkoop van jouw producten in India en wij regelen de rest. Jouw werknemers komen bij ons op de payroll te staan en de juridische aansprakelijkheid en verantwoordelijkheid komt daarom ook bij ons te liggen. Geen PE risico’s meer. Daarnaast regelen wij alles van back office tot functioneringsgesprekken en hebben we vijf fysieke locaties waar we jouw team kunnen huisvesten. “Ruim honderd bedrijven zijn op dit moment via onze incubator in India aan het werk”, zegt Breitinger. “Het is een veilige optie om de markt te verkennen en te kunnen groeien. Als je twijfelt of jouw bedrijf PE risico loopt, dan doen we een gratis screening voor je. Is dat dan ook echt het geval dan kun jij en je werknemers direct via de incubator op een veilige manier doorwerken.”

Starten in India: waarom een Liaison Office een populaire keuze is onder internationale bedrijven

Een Liaison Office (LO) is een makkelijke en daardoor populaire manier om de Indiase markt te betreden, omdat het Europese bedrijven de flexibiliteit biedt om India en de sector waarin zij actief zijn, te leren kennen zonder meteen vast te zitten aan zware financiële, juridische of administratieve verplichtingen. Welke mogelijkheden biedt een LO in India? En is dit ook echt de beste keuze voor uw bedrijf?

Een Liaison Office (LO) is de vertegenwoordiging van een buitenlands bedrijf in India. De Indiase centrale bank omschrijft een dergelijke vestiging als “een kantoor dat alleen verbindende activiteiten mag ondernemen”. Daaronder vallen:

1. informatie inwinnen over de markt en potentiële Indiase consumenten;

2. adverteren, promoten en andere marketing gerelateerde activiteiten uitvoeren;

3. de export naar of import uit India stimuleren;

4. technische en financiële samenwerkingen tussen het hoofdkantoor en Indiase bedrijven opzetten;

5. een communicatiekanaal vormen tussen het hoofdkantoor en lokale partners.

Een LO mag geen omzet genereren in India en dus ook geen goederen produceren of diensten verlenen. De kosten van een LO moeten daarom volledig worden betaald door het moederbedrijf buiten India. Een liaison office is niet alleen zinvol voor bedrijven die de Indiase markt willen verkennen, het is ook een interessant rechtsvorm voor internationale investeerders die niet direct hun producten of diensten op de Indiase markt willen brengen, maar bijvoorbeeld werk naar India willen outsourcen.

Wilt u wel direct starten met verkopen, produceren of andere commerciële activiteiten? Dan zijn er verschillende rechtsvormen waaruit u kunt kiezen. We hebben ze allemaal voor u op een rij gezet zodat u inzicht krijgt in welke vorm het beste aansluit op uw sector en activiteiten in India:

Hoe zet u een Liaison Office op?

Om een LO in India op te zetten moeten er verschillende registratie- en goedkeuringsprocedures doorlopen worden bij verschillende Indiase overheidsinstanties. Het gaat om de volgende zeven stappen:

1. Vraag een goedkeuring aan bij een Indiase bank voor het open van een bankrekening voor de liaison office. Deze bank wordt dan automatisch de ‘Authorized Dealer Bank’ voor het nieuwe kantoor.

2. Dien een verzoek in, met alle benodigde documenten, bij de Reserve Bank of India (RBI) via de Authorized Dealer Bank.

3. Zodra de RBI goedkeuring heeft gegegeven, dient er een ‘Certificate of Establishment of Place of Business in India’ te worden aangevraagd bij de Indiase Kamer van Koophandel: de Registrars of Companies (ROC)

4. Vervolgens moet er een Tax Deduction Account Number (TAN) en een Permanent Account Number (PAN) worden aangevraagd bij de Indiase belastingdienst: de Income Tax Authority.

5. Zodra die binnen zijn kan de bankrekening van de LO bij de geautoriseerde bank officieel geopend worden.

6. De liaison office dient bij de staat waar het kantoor is gevestigd, ingeschreven te worden onder de Shop and Establishment Act en onder de Professional Tax.

7. Indien er samples worden geïmporteerd naar de LO, moet het kantoor ook geregistreerd worden onder de Import Export Code.

Om ervoor te zorgen dat dit geen eindeloos frustrerend proces wordt, is het aan te raden om deze stappen met een consultant te doorlopen. Niet alleen kan het erg onoverzichtelijk zijn welk documentatie nou wel en niet moeten worden ingediend, ook duurt het anders zeker 3 tot 6 maanden om dit lijstje te voltooien. De goedkeuring van de Indiase Centrale Bank alleen al duurt gemiddeld 2 tot 3 maanden. Dus is het slim te kiezen voor een partner die dit proces kan versnellen.

Verplichte compliance-eisen

Wanneer alle stappen zijn doorlopen en het LO is geregistreerd, bent u nog niet helemaal klaar. In India moet er namelijk nog een hoop terug worden gerapporteerd aan de verschillende overheidsinstanties waar de LO onder is geregistreerd. 

Zes maanden nadat de Centrale Bank van India (RBI) zijn goedkeuring heeft gegeven voor het nieuwe kantoor, moet het officiële adres, de PAN en het ‘Certificate of Establishment of Business Place in India’ van de Indiase Kamer van Koophandel (ROC) bij de RBI worden aangegeven. 

Omdat een LO geen commerciële activiteiten mag ondernemen, moeten er ieder jaar meerdere documenten worden ingediend om aan te tonen dat de LO compliant is met de regelgeving:

• Annual Activity Certificate (AAC) - Dit document bewijst dat de LO alleen activiteiten heeft uitgevoerd die zijn toegestaan. De AAC moet worden opgesteld door een Chartered Accountant. Dat is een full-time praktiserend accountant die officieel geregistreerd staat bij het Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). Dit certificaat moet vervolgens bij de RBI en de Director General of Income Tax (DGIT) verzonden worden.

• FC-3 form - Alle buitenlandse ondernemingen moeten jaarlijks een FC-3 formulier indienen bij de ROC met een gedetailleerde lijst van alle vestigingsplaatsen van de buitenlandse onderneming en de jaarrekeningen.

• FC-4 form - Middels dit formulier dienen buitenlandse bedrijven hun jaarlijkse aangifte in bij de ROC.

• 49-C form - Is een inkomensbelasting formulier dat specifiek moet worden ingediend door buitenlandse bedrijven met een LO in India. Dit formulier dient ook geverifieerd te worden door een Chartered Accountant en moet worden ingediend bij de DGIT.

Omdat de activiteiten van de liaison office zich vaak focussen op onderzoek en communicatie tussen het hoofdkantoor en lokale partijen, lijken bedrijven soms te vergeten dat een LO wel degelijk compliant moet blijven aan de lokale (belasting)regels. Doet u dit niet, dan kunnen hier zware consequenties aanhangen. U kunt bijvoorbeeld aangemerkt worden als een permanent establishment, wat het einde van uw activiteiten in India kan betekenen.

Zorg er daarom voor dat u jaarlijkse checks invoert om er zeker van te zijn dat u volledig compliant bent. Schakel bijvoorbeeld lokale adviseurs in die een gezondheidscheck van uw bedrijf en HR beleid kunnen uitvoeren en u zo kunnen wijzen op de mogelijke risico’s die u loopt.

Duur van een Liaison Office in India

De liaison office wordt in eerste instantie goedgekeurd voor een periode van drie jaar, daarna kan die periode met nog eens drie jaar verlengd worden. Daarvoor moet een maand voor het verstrijken van de initiële goedkeuring een aanvraag worden ingediend door de Autorized Dealer Bank bij de RBI.

Het doel van een LO is om uw bedrijf op een flexibele manier kennis te laten maken met de Indiase markt en voorbereidingen te treffen voor een volgende stap. In principe zou u in drie jaar genoeg inzichten moeten kunnen krijgen om een strategie op te stellen waarmee u uw daadwerkelijk entree op de Indiase markt maakt. Maar als u hier meer tijd voor nodig heeft, is een verlenging een goede optie.

Een aantal zaken waar u zich op moet focussen als u met uw LO de markt wil onderzoeken en een gedegen strategie wil gaan opstellen:

• Zet een goed systeem op waarin u de informatie uit uw marktonderzoeken verzamelt en analyseert.

• Voer haalbaarheidsstudies uit om er zeker van te zijn dat uw product of dienst aansluit op de Indiase markt.

• Pas, op basis van uw onderzoek, uw product of de prijs van het product of de dienst aan, zodat deze goed aansluit op de wensen van de Indiase consument.

• Als u gaat verkopen, neem dan de tijd om verschillende distributeurs te leren kennen en zo de juiste match voor uw product te vinden.

Minder bureaucratie 

De Indiase regering heeft de afgelopen jaren al laten zien dat het ondernemen in het land makkelijker wil maken. In 2020 zien we een verdere versimpelingen van het belastingsysteem en een verbetering van de behandeling van geschillen tussen ondernemers en lokale overheden tegemoet. Ondanks dat al die nieuwe regels het alleen maar makkelijker moeten maken, is het nog steeds een hoop papierwerk om je eerste kantoor in India op te zetten. Hulp is daarom geen overbodige luxe. IndiaConnected heeft een team aan lokale experts voor u klaar staan om uw marktentree zo gladjes mogelijk te laten verlopen.