Een Liaison Office (LO) is een makkelijke en daardoor populaire manier om de Indiase markt te betreden, omdat het Europese bedrijven de flexibiliteit biedt om India en de sector waarin zij actief zijn, te leren kennen zonder meteen vast te zitten aan zware financiële, juridische of administratieve verplichtingen. Welke mogelijkheden biedt een LO in India? En is dit ook echt de beste keuze voor uw bedrijf?
Een Liaison Office (LO) is de vertegenwoordiging van een buitenlands bedrijf in India. De Indiase centrale bank omschrijft een dergelijke vestiging als “een kantoor dat alleen verbindende activiteiten mag ondernemen”. Daaronder vallen:
informatie inwinnen over de markt en potentiële Indiase consumenten;
adverteren, promoten en andere marketing gerelateerde activiteiten uitvoeren;
de export naar of import uit India stimuleren;
technische en financiële samenwerkingen tussen het hoofdkantoor en Indiase bedrijven opzetten;
een communicatiekanaal vormen tussen het hoofdkantoor en lokale partners.
Een LO mag geen omzet genereren in India en dus ook geen goederen produceren of diensten verlenen. De kosten van een LO moeten daarom volledig worden betaald door het moederbedrijf buiten India. Een liaison office is niet alleen zinvol voor bedrijven die de Indiase markt willen verkennen, het is ook een interessant rechtsvorm voor internationale investeerders die niet direct hun producten of diensten op de Indiase markt willen brengen, maar bijvoorbeeld werk naar India willen outsourcen.
Wilt u wel direct starten met verkopen, produceren of andere commerciële activiteiten? Dan zijn er verschillende rechtsvormen waaruit u kunt kiezen. We hebben ze allemaal voor u op een rij gezet zodat u inzicht krijgt in welke vorm het beste aansluit op uw sector en activiteiten in India:
Hoe zet u een Liaison Office op?
Om een LO in India op te zetten moeten er verschillende registratie- en goedkeuringsprocedures doorlopen worden bij verschillende Indiase overheidsinstanties. Het gaat om de volgende zeven stappen:
Vraag een goedkeuring aan bij een Indiase bank voor het open van een bankrekening voor de liaison office. Deze bank wordt dan automatisch de ‘Authorized Dealer Bank’ voor het nieuwe kantoor.
Dien een verzoek in, met alle benodigde documenten, bij de Reserve Bank of India (RBI) via de Authorized Dealer Bank.
Zodra de RBI goedkeuring heeft gegegeven, dient er een ‘Certificate of Establishment of Place of Business in India’ te worden aangevraagd bij de Indiase Kamer van Koophandel: de Registrars of Companies (ROC)
Vervolgens moet er een Tax Deduction Account Number (TAN) en een Permanent Account Number (PAN) worden aangevraagd bij de Indiase belastingdienst: de Income Tax Authority.
Zodra die binnen zijn kan de bankrekening van de LO bij de geautoriseerde bank officieel geopend worden.
De liaison office dient bij de staat waar het kantoor is gevestigd, ingeschreven te worden onder de Shop and Establishment Act en onder de Professional Tax.
Indien er samples worden geïmporteerd naar de LO, moet het kantoor ook geregistreerd worden onder de Import Export Code.
Om ervoor te zorgen dat dit geen eindeloos frustrerend proces wordt, is het aan te raden om deze stappen met een consultant te doorlopen. Niet alleen kan het erg onoverzichtelijk zijn welk documentatie nou wel en niet moeten worden ingediend, ook duurt het anders zeker 3 tot 6 maanden om dit lijstje te voltooien. De goedkeuring van de Indiase Centrale Bank alleen al duurt gemiddeld 2 tot 3 maanden. Dus is het slim te kiezen voor een partner die dit proces kan versnellen.
Verplichte compliance-eisen
Wanneer alle stappen zijn doorlopen en het LO is geregistreerd, bent u nog niet helemaal klaar. In India moet er namelijk nog een hoop terug worden gerapporteerd aan de verschillende overheidsinstanties waar de LO onder is geregistreerd.
Zes maanden nadat de Centrale Bank van India (RBI) zijn goedkeuring heeft gegeven voor het nieuwe kantoor, moet het officiële adres, de PAN en het ‘Certificate of Establishment of Business Place in India’ van de Indiase Kamer van Koophandel (ROC) bij de RBI worden aangegeven.
Omdat een LO geen commerciële activiteiten mag ondernemen, moeten er ieder jaar meerdere documenten worden ingediend om aan te tonen dat de LO compliant is met de regelgeving:
Annual Activity Certificate (AAC) - Dit document bewijst dat de LO alleen activiteiten heeft uitgevoerd die zijn toegestaan. De AAC moet worden opgesteld door een Chartered Accountant. Dat is een full-time praktiserend accountant die officieel geregistreerd staat bij het Institute of Chartered Accountants of India (ICAI). Dit certificaat moet vervolgens bij de RBI en de Director General of Income Tax (DGIT) verzonden worden.
FC-3 form - Alle buitenlandse ondernemingen moeten jaarlijks een FC-3 formulier indienen bij de ROC met een gedetailleerde lijst van alle vestigingsplaatsen van de buitenlandse onderneming en de jaarrekeningen.
FC-4 form - Middels dit formulier dienen buitenlandse bedrijven hun jaarlijkse aangifte in bij de ROC.
49-C form - Is een inkomensbelasting formulier dat specifiek moet worden ingediend door buitenlandse bedrijven met een LO in India. Dit formulier dient ook geverifieerd te worden door een Chartered Accountant en moet worden ingediend bij de DGIT.
Omdat de activiteiten van de liaison office zich vaak focussen op onderzoek en communicatie tussen het hoofdkantoor en lokale partijen, lijken bedrijven soms te vergeten dat een LO wel degelijk compliant moet blijven aan de lokale (belasting)regels. Doet u dit niet, dan kunnen hier zware consequenties aanhangen. U kunt bijvoorbeeld aangemerkt worden als een permanent establishment, wat het einde van uw activiteiten in India kan betekenen.
Zorg er daarom voor dat u jaarlijkse checks invoert om er zeker van te zijn dat u volledig compliant bent. Schakel bijvoorbeeld lokale adviseurs in die een gezondheidscheck van uw bedrijf en HR beleid kunnen uitvoeren en u zo kunnen wijzen op de mogelijke risico’s die u loopt.
Duur van een Liaison Office in India
De liaison office wordt in eerste instantie goedgekeurd voor een periode van drie jaar, daarna kan die periode met nog eens drie jaar verlengd worden. Daarvoor moet een maand voor het verstrijken van de initiële goedkeuring een aanvraag worden ingediend door de Autorized Dealer Bank bij de RBI.
Het doel van een LO is om uw bedrijf op een flexibele manier kennis te laten maken met de Indiase markt en voorbereidingen te treffen voor een volgende stap. In principe zou u in drie jaar genoeg inzichten moeten kunnen krijgen om een strategie op te stellen waarmee u uw daadwerkelijk entree op de Indiase markt maakt. Maar als u hier meer tijd voor nodig heeft, is een verlenging een goede optie.
Een aantal zaken waar u zich op moet focussen als u met uw LO de markt wil onderzoeken en een gedegen strategie wil gaan opstellen:
Zet een goed systeem op waarin u de informatie uit uw marktonderzoeken verzamelt en analyseert.
Voer haalbaarheidsstudies uit om er zeker van te zijn dat uw product of dienst aansluit op de Indiase markt.
Pas, op basis van uw onderzoek, uw product of de prijs van het product of de dienst aan, zodat deze goed aansluit op de wensen van de Indiase consument.
Als u gaat verkopen, neem dan de tijd om verschillende distributeurs te leren kennen en zo de juiste match voor uw product te vinden.
Minder bureaucratie
De Indiase regering heeft de afgelopen jaren al laten zien dat het ondernemen in het land makkelijker wil maken. In 2020 zien we een verdere versimpelingen van het belastingsysteem en een verbetering van de behandeling van geschillen tussen ondernemers en lokale overheden tegemoet. Ondanks dat al die nieuwe regels het alleen maar makkelijker moeten maken, is het nog steeds een hoop papierwerk om je eerste kantoor in India op te zetten. Hulp is daarom geen overbodige luxe. IndiaConnected heeft een team aan lokale experts voor u klaar staan om uw marktentree zo gladjes mogelijk te laten verlopen.