Personeel in India: Dit zijn de regels waaraan u moet voldoen

 

Heeft u personeel in dienst in India of overweegt u werknemers aan te nemen op uw Indiase vestiging? Dan moet u uiteraard voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving. Onze juridisch expert Monika Gogna geeft een inkijkje in het Indiase arbeidsrecht.

Bron: the Economic Times of India

Bron: the Economic Times of India

Het Indiase arbeidsrecht
Het Indiase arbeidsrecht is voornamelijk federaal van aard. De meeste deelstaten hebben daarnaast een eigen Shops and Establishments Act ingevoerd. Deze wet is vergelijkbaar met het federale recht, maar niet identiek. Bovendien is het sommige deelstaten toegestaan om wijzigingen aan te brengen in federale wetten, waarmee deze dus op een andere manier van toepassing zijn in deze deelstaten. Als buitenlandse bedrijven meerdere operaties in India hebben, moeten arbobeleid en -contracten mogelijk worden aangepast in overeenstemming met de federale vereisten.

Een uniek kenmerk van de Indiase wetgeving is dat er verschillende regels bestaan voor verschillende categorieën werknemers. De toepasbaarheid van de verschillende wetten en de voorziene bescherming kan daardoor van geval tot geval verschillen. Werkgevers moeten ook rekening houden met het aantal werknemers dat zij in India in dienst hebben omdat veel wetten van toepassing zijn op basis van het aantal werknemers dat bij een bedrijf werkt. Wetten die arbeidsrelaties reguleren, schrijven de minimum arbeidsvoorwaarden voor, zoals werktijden, lonen, aanspraak op verlof, opzeg- en beëindigingsrechten, gezondheids- en veiligheidsnormen, enz. Werkgevers zijn verplicht om de wettelijk vereiste minimumrechten aan werknemers te bieden. Het wordt aanbevolen om alle belangrijke arbeidsvoorwaarden op te nemen in het arbeidscontract.

Arbeidsdocumentatie is maatwerk in India
Het is van cruciaal belang voor Nederlandse bedrijven om arbeidsdocumentatie te laten opstellen die geschikt is voor het beoogde doel. De neiging is vaak om te kiezen voor consistentie. Daarom worden doorgaans templates gekopieerd die reeds in andere landen zijn gebruikt. Hierdoor kunnen bedrijven het risico lopen dat ze de Indiase wetgeving niet volledig naleven. Een grondige beoordeling van contractuele arbeidsdocumentatie, inclusief bedrijfsbeleid en -handboeken door een Indiase jurist is zeer aan te raden om te voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving.

65cf.jpg

Bescherming van vrouwen
Ook in India zijn werkgevers verplicht om seksuele intimidatie te voorkomen. Met het toenemende aantal werkende vrouwen in India moeten bedrijven verplicht kennisnemen van wetgeving m.b.t. seksuele intimidatie op de werkplek. Het voorkomen van seksuele intimidatie behoort een onderdeel te zijn van het arbobeleid dat er in het bedrijf zal worden gevoerd, met daarin opgenomen de preventieve en zo nodig ook repressieve maatregelen. In het verleden zorgden sociaal stigma en gebrek aan juridische en sociale steun ervoor dat vrouwen zelden een klacht indienden. Maatschappelijke attitudes zijn echter veranderd in relatie tot de behandeling van vrouwen in India en de recente inwerkingtreding van de Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 (“Act 2013”) heeft de nodige richting gegeven bij het behandelen van dergelijke kwesties.

Krachtens deze wet zijn werkgevers verplicht om klachten over seksuele intimidatie te behandelen met de ernst die zo'n kwestie verdient. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen op elk kantoor of elke vestiging van een organisatie met tien of meer werknemers. Als een werkgever er niet in slaagt om een interne klachtencommissie in te stellen of de wet overtreedt, kan deze een boete krijgen van 50.000 INR. Een herhaling van het strafbare feit kan bestraft worden met het verdubbelen van de boete, het afschrijven van de entiteit of het annuleren van de wettelijke bedrijfslicenties van de entiteit.

Daarnaast beperken de meeste federale wetten vrouwen om 's nachts te werken met het oog op veiligheid. Als vrouwen toch 's nachts willen werken, moet specifieke goedkeuring worden verkregen van de betreffende overheidsautoriteit. De werkgever moet verder deur-tot-deurvervoer aanbieden en aan een aantal veiligheidsgerelateerde eisen voldoen.

Privacy en bescherming van gegevens
Het concept van privacy en bescherming van gegevens bevindt zich in een ontluikende fase in India, zeker vergeleken met de overvloed aan regels en wetgeving in de westerse landen. In India moeten bedrijven die gevoelige persoonlijke gegevens of informatie bezitten, krachtens Information Technology Act 2000 redelijke beveiligingspraktijken en procedures implementeren en handhaven. De uitdrukkelijke toestemming van werknemers, van wie de gegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, moet ook worden verkregen volgens de geldende regels.

Conclusie
Sommige van de hierboven genoemde punten zijn uniek voor India. India is zwaar gereguleerd in de employment arena. Juridische assistentie moet worden verkregen met betrekking tot arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden. Ook valt het aan te raden praktisch advies in te winnen over de beste werkwijzen en gangbare praktijken, zodat het beleid niet alleen juridisch compliant, maar ook hr-vriendelijk is. Veel buitenlandse bedrijven worstelen in India namelijk met een groot personeelsverloop. Ten slotte moet er advies worden ingewonnen over gebieden waar naleving moeilijk is, zodat bedrijven de juiste stappen kunnen zetten.

Meer juridische vragen over personeel in India? Neem dan contact op met IndiaConnected.

 

 

Joint venture in India: zo doe je dat

 

Het opzetten van een joint venture in India heeft verschillende voordelen, zoals het hebben van een Indiase partner met een uitgebreid netwerk, kennis van de markt en het delen van risico's. Maar een joint venture kan ook mislopen, zoals bij McDonalds. Buitenlandse bedrijven doen er goed aan onderstaande zaken te overwegen voordat ze de Indiase markt betreden met hun joint venture partner(s).

Joint Venture in India

Joint Venture in India
Over het algemeen gaat het bij een joint venture om het oprichten van een nieuw bedrijf dat eigendom is van twee of meer partners. De partners brengen hun activa (mensen, machines, kapitaal, kennis) in voor een specifiek doel en voor een beperkte tijd. De partners blijven volledig gescheiden bedrijven, terwijl de joint venture een nieuw bedrijf vormt.

Voordat het buitenlandse bedrijf met een Indiase partner een nieuwe entiteit opricht is het sterk aan te raden om, net als bij elke andere zakelijke transactie, due diligence uit te voeren. Dit zou kunnen leiden tot een zoektocht naar de achtergrond van de potentiële partner in publieke documenten, maar in de meeste gevallen is het raadzaam dat er een formele due diligence wordt gedaan om alle nodige informatie te verzamelen.

Om ervoor te zorgen dat alle partijen het doel, de verantwoordelijkheden en de risico's van de joint venture volledig begrijpen en met elkaar akkoord gaan, wordt een memorandum of understanding (MOU) sterk aanbevolen. Het MOU is een kort document zonder veel juridisch jargon. Het MOU vermeldt de taken van beide partijen en legt een roadmap voor de toekomst vast over bijvoorbeeld de intentie van de partijen, managementstructuur, kostenverdeling enz.

Companies Act 2013
De meeste joint ventures in India zijn gestructureerd in de vorm van private limited companies. Het is verplicht voor een private limited company om minimaal twee bestuurders en tenminste één ingezetene Indiase directeur te hebben (dat wil zeggen: een directeur die in India voor een periode van ten minste 182 dagen in het voorafgaande kalenderjaar is verbleven). In een private limited company zijn de Articles of Association (‘AoA’) een zeer belangrijk document. De AoA zijn een vereiste bij het oprichten van een private limited company in India en bevatten voorschriften voor het intern beheer van het bedrijf.

De Companies Act, 2013 geeft bedrijven de vrijheid om zelf de inhoud van de AoA te bepalen. De AoA bevatten bijvoorbeeld een clausule over opties in geval van conflicten of beëindiging van een joint venture bij een impasse. Het is daarom raadzaam om tijd en aandacht te besteden bij het opstellen van de AoA en niet afhankelijk te zijn van een standaard off-the-shelf-concept, zeker in het geval dat een van de joint venture-partijen een buitenlands bedrijf is.

De Companies Act, 2013 vereist dat elk bedrijf een MOU en AoA heeft. De MoA en AoA zijn de charterdocumenten van het bedrijf. Het MOU en de AoA dienen te worden ingediend bij de Registrar of Companies (‘ROC’) van de betreffende provincie waar het buitenlandse bedrijf zich wil vestigen.

Joint Venture Agreement
Het MOU en de AoA vormen vervolgens de basis voor een Joint Venture Agreement (‘Agreement’). Dit is een werkdocument dat uitdrukkelijk focust op besluiten van de partners aangaande bijvoorbeeld de aandelen, managementstructuur, terugtrekkingsrechten, mededingingsvraagstukken, geschillenbeslechting, intellectuele eigendomsrechten en eventuele garanties. De Agreement is tussen de partners en is niet bindend voor het joint venture-bedrijf, mits de betreffende voorwaarden ook opgenomen worden in de AoA van het joint venture-bedrijf.

De Indiase wet biedt betrokkenen derhalve voldoende flexibiliteit om zelf afspraken in een definitieve overeenkomst vast te leggen. De onderlinge relatie, rechten en rechtsmiddelen zijn afhankelijk van wat partijen in de Agreement en Articles of Association hebben laten vastleggen. Tenzij deze in strijd zijn met de lokale wetgeving, moet er rekening worden gehouden met particuliere afspraken tussen partijen.

De Agreement of andere overeenkomsten met betrekking tot de joint venture vereisen noodzakelijkerwijs bekwaamheid bij het opstellen van de documenten zonder ruimte voor dubbelzinnigheid. Een ingewikkelde en vage documentatie kan fataal zijn voor de joint venture en het belang van partijen belemmeren.

Een van de zaken die bijvoorbeeld die deskundigheid vereist is de exitstrategie. De Agreement waarbij een joint venture wordt opgericht, moet ook een geplande exitstrategie bevatten, zodat alle partijen worden beschermd zodra het partnerschap zijn doel heeft bereikt.

Door de opzeggingsvoorwaarden in het contract op te nemen, kunnen joint venture-partners zich beschermen tegen conflicten met andere deelnemende bedrijven. De meeste joint ventures worden ontbonden via een partner buy-out, maar de toevoeging van duidelijke beëindigingsvoorwaarden in de Agreement kan bepalen wat de transactie voor elke partner inhoudt.

Zodra partijen de belangrijkste kritische punten voor een Agreement hebben bepaald, wordt daarom aangeraden om een urist in India te vragen om de zaak over te nemen. Deze  kan – rekening houdend met de Indiase wet- en regelgeving - de sleutelpunten omzetten in een Joint Venture Agreement.


Voor meer informatie of begeleiding bij het oprichten van een joint venture in India, kunt u contact opnemen met IndiaConnected.

 

 

Zo win je een overheidsopdracht in India

 

India staat in de steigers. De centrale overheid in Delhi, maar ook de deelstaten en de steden, investeren miljarden in het verbeteren van ‘s lands infrastructuur. Van publieke toiletten tot glasvezelinternet, van moderne havens tot LED-verlichting. Maar hoe pik je als Nederlands bedrijf een graantje mee van de Indiase investeringsdrang?

Nieuw te ontwikkelen vliegveld in Goa (foto: GMR Airports Ltd)

Nieuw te ontwikkelen vliegveld in Goa (foto: GMR Airports Ltd)

Grootschalige investeringen
Sinds het aantreden van premier Narendra Modi in 2014 waait er een nieuwe, optimistische wind door India. Halverwege zijn eerste vijfjarige ambtstermijn heeft Modi grootschalige investeringprogramma’s in gang gezet zoals Digital India, 100 Smart Cities en Make in India. Er wordt geïnvesteerd in nieuwe wegen, havens, vliegvelden, maar ook aan de digitale infrastructuur, zoals gratis wifi op treinstations en glasvezelkabels, wordt hard gewerkt. Bovendien heeft Modi een begin gemaakt met enkele broodnodige economische hervormingen, waarvan het gelijkstellen van een landelijk BTW-tarief voorlopig de meest ambitieuze is. Ondernemers en investeerders hebben vertrouwen in het liberale economische beleid van Modi. De economie groeit als kool. De verwachting is dat de economische groei in 2018 uitkomt op 7,5%, aldus ABN Amro econoom Arjen van Dijkhuizen.

Succes in India
De nieuwe dynamiek op het Indiase subcontinent is niet onopgemerkt gebleven in het buitenland. De buitenlandse investeringen in India nemen sinds 2014 gestaag toe. Ondernemingen uit de hele wereld hopen een graantje mee te pikken van de groei op het subcontinent. Maar zo eenvoudig is het niet om opdrachten binnen te halen in India. Joeri Aulman weet daar alles van. Aulman werkt voor Naco, een divisie van Royal HaskoningDHV op het gebied van airport consultancy. Aulman: “Wij zijn voor het eerst succesvol geweest in India op het gebied van airport consultancy toen we in 2005 op het juiste moment de markt instapten. Destijds was de eerste privatiseringsronde van luchthavens in India aan de gang: de timing bleek perfect. Ook profiteerden Naco van een goede referentie van een bestaande klant. Aulman: “Op voordracht van deze bestaande klant mochten we ons presenteren bij de Indiase partij. Die presentatie was doelgericht en, heel belangrijk, niet belerend. Ondanks onze kennis en ervaring stelde we ons bescheiden op. Zo maakten we een succesvolle marktentree.” Goede timing, uitstekende referenties en een bescheiden, maar doelgerichte presentatie, zijn volgens Aulman de drie cruciale ingrediënten om tenders te winnen in India. “De afgelopen tien tot twaalf jaar is gebleken dat we nog steeds alledrie deze ingrediënten nodig hebben: zodra eentje ontbreekt, lopen we de opdracht mis.”

De Mumbai Coastal road is een van de wensen van de megastad om de infrastructuur te verbeteren.

Meest gemaakte fout
Vooral het nut van enige bescheidenheid komt Bhupinder Bansal bekend voor. Bansal werkte 28 jaar voor de economische afdeling van het Nederlandse consulaat in Mumbai en is tegenwoordig verbonden aan zakelijk adviesbureau IndiaConnected. In al die jaren heeft de 63-jarige Indiër tientallen Nederlandse bedrijven zien komen en gaan. “Weet je wat de meest gemaakte fout is die Nederlanders maken wanneer ze in India aan de slag gaan? Ze denken dat ze India wel eens even zullen veranderen. Maar die arrogantie breekt hen vaak op. Indiërs houden er niet van als Westerlingen zich arrogant opstellen. Wij zijn een trots volk met een rijke geschiedenis. Bovendien zijn we inmiddels de zevende economie ter wereld.” Hoewel India nog altijd voor serieuze uitdagingen staat om de basisvoorzieningen voor een flink deel van de 1,3 miljard zielen tellende bevolking te organiseren, is het zelfbewustzijn onder de Indiase elite groot. “Natuurlijk kan India de Nederlandse expertise op het gebied van bijvoorbeeld landbouw, water en afval heel goed gebruiken,” stelt Venu Rajamony, de Indiase ambassadeur in Nederland. “Maar,” zo gaat hij verder, “Nederlandse bedrijven kunnen het zich ook niet veroorloven om India te negeren. Wij zijn de snelst groeiende grote economie ter wereld met een jonge bevolking en een groeiende middenklasse.”

Denk mee met Indiase overheid
Voor bedrijven die opdrachten van de Indiase overheid willen binnenslepen heeft Rajamony een paar adviezen. “Om kans te maken helpt het wanneer Nederlandse partijen samenwerken met een Indiase partner. Daarnaast vergroten bedrijven hun kansen als ze een deel van hun technologie in India produceren (make in India), daarvoor Indiase grondstoffen gebruiken (source in India) en Indiaas personeel inhuren (hire in India). Dat sluit niet alleen aan bij verschillende overheidsdoelstellingen, maar drukt ook de kostprijs van vaak kostbare Nederlandse technologie. Nederlandse bedrijven moeten beseffen dat India een uiterst competitieve markt is. Bedrijven uit de hele wereld schrijven zich in op Indiase tenders.” Verder raadt Rajamony bedrijven aan om zich niet te snel te laten ontmoedigen. “Kijk naar Nederlandse bedrijven die al lang in India actief zijn. Natuurlijk hebben zij in het begin ook obstakels moeten overwinnen, maar nu doen ze allemaal goede zaken. Competitieve Nederlandse bedrijven die India nu betreden zullen op lange termijn ook profiteren van de enorme markt, de snel groeiende middenklasse en de overvloed aan jonge, gekwalificeerde mensen.”

's Werelds hoogste spoorburg wordt gebouwd in Kashmir. 


Vijf tips om tenders te winnen in India

1. Timing: plan vooruit
Timing is essentieel, maar met het opbouwen van een netwerk kan je niet vroeg genoeg beginnen. Oftewel: als je pas begint met het opbouwen van een netwerk als de vraag voor jou producten begint toe te nemen, dan ben je aan de late kant.

2. Gebruik referenties actief
India is een netwerkeconomie bij uitstek: relaties zijn cruciaal. Aarzel dus niet om de Indiase ambassade in Den Haag te benaderen voor hulp wanneer u vastloopt met vergunningen en dergelijke. Hun netwerk is groot en zij kunnen vaak duidelijkheid verschaffen. Daarnaast geldt: zien is geloven. Wie eerder goed werk heeft geleverd bij een ander project in India heeft een streepje voor.

3. Wees concreet, maar bescheiden
India zit weliswaar te springen om state-of-the-art technologie op allerlei terreinen, maar dat wil niet zeggen dat buitenlandse bedrijven zich belerend, neerbuigend of arrogant kunnen opstellen. Met zo’n houding is een buitenlands bedrijf gedoemd te mislukken in India.

4. Werk samen met een Indiase partner. Dat vergroot de kansen bij overheidstenders aanzienlijk.
Zoals gezegd, India is een netwerkeconomie. Wie niet de juiste ingangen heeft zal meestal bot vangen bij overheidstenders. Een Indiase partner weet de weg in de Indiase bureaucratie – daar hoeft de Nederlandse partij geen kostbare tijd aan te verspillen.

5. Make, hire & source in India
De Indiase overheid staat voor de immense opgave om honderden miljoenen jonge Indiërs van werk te voorzien. Logischerwijs hebben bedrijven die banen creëren in India, direct of indirect, een streepje voor bij tenders. Verplaats je dus in de schoenen van Indiase ambtenaren.


Nederlandse baggeraars winnen waardevolle tenders in India

Boskalis Westminster won dit voorjaar nog een tender voor het verdiepen en verbreden van de Jawaharlal Nehru Port in Mumbai. Samen met de Luxemburgse baggeraar Jan de Nul is Boskalis inmiddels begonnen om veertig miljoen kubieke meter zand, zilt, klei en stenen te verwijderen op de 35 kilometer lange toegangsroute tot de haven. Met het contract is 250 miljoen euro gemoeid, waarvan de helft ten goede komt aan Boskalis.

Boskalis India

De werkzaamheden gaan twee jaar duren.  Ook Van Oord wist deze zomer weer een waardevolle tender binnen te slepen in India. Het Rotterdamse bedrijf zal de komende drie jaar onderhoudswerkzaamheden verrichten op de aanvoerroute voor de haven van Kandla in de westelijke deelstaat Gujarat. Kandla Port behoort tot de belangrijkste havens van India. De waarde van de opdracht is niet bekendgemaakt.