Personeel in India: Dit zijn de regels waaraan u moet voldoen

De Indiase arbeidswetgeving is aan voortdurende verandering onderhevig. Als u in India personeel in dienst heeft of overweegt werknemers aan te nemen in India is het van belang om goed op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen op dit gebied. We geven u graag een inkijkje in het Indiase arbeidsrecht.

Het Indiase arbeidsrecht

In India hebben de federale overheid en de deelstaatregeringen allebei de bevoegdheid om wetgeving te maken op het gebied van werkgelegenheid en arbeidsverhoudingen. In veel Indiase deelstaten is er een Shops and Establishments Act ingevoerd, waarin de lokale regering eigen specifieke wetten of aanpassingen van de federale regels heeft uitgevaardigd. De nationale regels zijn dus op een andere manier van toepassing in deze deelstaten, wat het voor buitenlandse bedrijven soms lastig kan maken om compliant te zijn. 

Een uniek kenmerk van de Indiase wetgeving is dat er verschillende regels bestaan voor verschillende categorieën industrieën en werknemers. De Indiase arbeidswetgeving verdeelt de "industrie" in twee grote categorieën, namelijk fabrieken (productie-eenheden) en ondernemingen (niet-productie-eenheden). Werknemers worden ook ingedeeld in 2 grote categorieën: arbeiders en niet-arbeiders, waarbij arbeider wordt gedefinieerd als een persoon die handwerk, ongeschoold, vakkundig, technisch, operationeel of administratief werk verricht.

De toepasbaarheid van de verschillende wetten en de voorziene bescherming kan daardoor van geval tot geval verschillen. Werkgevers moeten ook rekening houden met het aantal werknemers dat zij in India in dienst hebben omdat veel wetten van toepassing zijn op basis van het aantal werknemers dat bij een bedrijf werkt. Wetten die arbeidsrelaties reguleren, schrijven de minimum arbeidsvoorwaarden voor, zoals werktijden, lonen, aanspraak op verlof, opzeg- en beëindigingsrechten, gezondheids- en veiligheidsnormen, enz. Werkgevers zijn verplicht om de wettelijk vereiste minimumrechten aan werknemers te bieden. Het wordt aanbevolen om alle belangrijke arbeidsvoorwaarden op te nemen in het arbeidscontract.

Arbeidsdocumentatie is maatwerk in India

Het is van cruciaal belang voor Nederlandse bedrijven om arbeidsdocumentatie te laten opstellen die geschikt is voor het beoogde doel. De neiging is vaak om te kiezen voor consistentie. Daarom worden doorgaans templates gekopieerd die reeds in andere landen zijn gebruikt. Hierdoor kunnen bedrijven het risico lopen dat ze de Indiase wetgeving niet volledig naleven. Een grondige beoordeling van contractuele arbeidsdocumentatie, inclusief bedrijfsbeleid en -handboeken door een Indiase jurist is zeer aan te raden om te voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving.

De vier arbeidswetten van 2021

Sinds 2014 probeert de Indiase regering meer structuur te brengen in de Indiase arbeidsregelgeving, door de 44 federale wetten terug te brengen naar vier overkoepelende codes. Na jaren van verzet door de oppositiepartijen, zijn er medio 2022 toch vier nieuwe codes geïntroduceerd: The Code of Wages, The Industrial Relations Code, The Social Security Code en The Code on Occupational Safety, Health and Working Conditions. Het doel van de codes is om de verouderde arbeidswetgeving van het land te vereenvoudigen en een impuls te geven aan de economische activiteit zonder de rechten van werknemers in gevaar te brengen.

1. The Code of Wages

De Code of Wages focust zich, zoals de naam al doet vermoeden, op lonen. Op dit moment bepalen de Indiase deelstaten nog de minimumlonen, wat betekent dat voor dezelfde functie verschillende minimumlonen gelden per staat. De Wage Code lost dit probleem op door een ‘bodemloon’ verplichting vast te stellen. Daarnaast is in de Wage Code vastgelegd dat mannen, vrouwen en andere genderidentiteiten voor dezelfde positie of een vergelijkbare hoeveelheid werk dezelfde beloning dienen te ontvangen.

2. The Industrial Relations Code
Deze code maakt het makkelijker voor bedrijven om werknemers in dienst te nemen en te ontslaan. Moesten bedrijven met meer dan 100 werknemers voorheen toestemming vragen aan de deelstaatregering waar het bedrijf gevestigd was om werknemers in dienst te nemen en te ontslaan. Daarnaast hoeven de bedrijven met minder dan 300 werknemers niet langer meer een zogenaamde standing order te hebben. Dat zijn de gedetailleerde gedragsregels voor arbeiders die in industriële vestigingen werken, zoals over het betreden en verlaten van het terrein, werkuren, lonen, ploegen schema's, verlof en aanwezigheid, bepalingen inzake wangedrag, enz.

3. The Social Security Code
Met deze code breidt de Indiase regering het sociale zekerheidsstelsel uit en speelt het in op de snelle ontwikkeling van de ‘gig economy’. In de SS Code worden een aantal belangrijke, nieuwe begrippen geïntroduceerd zoals "Aggregator" dat gedefinieerd wordt als een digitale tussenpersoon of een marktplaats, waarop een koper of gebruiker van een dienst in contact komt met de verkoper of dienstverlener. 

4. The Code on Occupational Safety, Health and Working Conditions
In deze code zijn verschillende belangrijke stukken wetgeving inzake de arbeidsomstandigheden van werknemers opgenomen en geconsolideerd in één allesomvattende wet. De OSH-code geeft een overzicht van de verplichtingen van elke werkgever met betrekking tot zijn werknemers en de werkplek. Volgens de OSH-code moet de werkgever zorgen voor welzijnsactiviteiten voor de werknemers naast het werk.

Bescherming van vrouwen

Het voorkomen van seksuele intimidatie moet in India een onderdeel zijn van het arbobeleid dat in bedrijven gevoerd wordt, met daarin opgenomen preventieve en zo nodig ook repressieve maatregelen. De Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 (“Act 2013”) geeft de nodige richting bij het behandelen van dergelijke kwesties. Krachtens deze wet zijn werkgevers verplicht om in het geval van een klacht een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen op elk kantoor of elke vestiging van een organisatie met tien of meer werknemers. Als een werkgever er niet in slaagt om een interne klachtencommissie in te stellen of de wet overtreedt, kan deze een boete krijgen van 50.000 INR, pakweg 600 EUR. Een herhaling van het strafbare feit kan bestraft worden met het verdubbelen van de boete, het afschrijven van de entiteit of het annuleren van de wettelijke bedrijfslicenties van de entiteit.

Daarnaast beperken de meeste federale wetten vrouwen om 's nachts te werken met het oog op veiligheid. Als vrouwen toch 's nachts willen werken, moet specifieke goedkeuring worden verkregen van de betreffende overheidsautoriteit. De werkgever moet verder deur-tot-deurvervoer aanbieden en aan een aantal veiligheidsgerelateerde eisen voldoen.

Privacy en bescherming van gegevens in India

Het concept van privacy en bescherming van gegevens bevindt zich in een ontluikende fase in India, zeker vergeleken met de overvloed aan regels en wetgeving in de westerse landen. In India moeten bedrijven die gevoelige persoonlijke gegevens of informatie bezitten, krachtens Information Technology Act 2000 redelijke beveiligingspraktijken en procedures implementeren en handhaven. De uitdrukkelijke toestemming van werknemers, van wie de gegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, moet ook worden verkregen volgens de geldende regels.

Hoe zet je een gedegen arbobeleid op voor je een Indiase vestiging?

India is zwaar gereguleerd omdat de arbeidswetgeving zich focust op de bescherming van de werknemer. Het is daarom slim om juridisch advies in te winnen alvorens arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden op te stellen. Ook valt het aan te raden praktisch advies in te winnen over de beste werkwijzen en gangbare praktijken, zodat het arbeidsbeleid binnen uw Indiase vestiging niet alleen juridisch compliant, maar ook hr-vriendelijk is. Veel buitenlandse bedrijven worstelen in India namelijk met een groot personeelsverloop, wat gemakkelijk voorkomen kan worden door een passend salaris en goede arbeidsvoorwaarden te bieden conform de Indiase regelgeving.

Twijfelt u over uw beleid of weet u niet zeker of u de Indiase regelgeving goed naleeft? Onze lokale juridische en HR specialisten zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en helpen u graag de juiste oplossingen te vinden voor uw specifieke probleem.

Dit is hoe Scotch & Soda in 3 jaar tijd 8 winkels in India opende: koud starten kan niet zonder een sterke, lokale partner

Het Nederlandse kledingmerk Scotch & Soda is bezig met een internationale opmars. De kleding gaat inmiddels in bijna 90 landen over de toonbank, waaronder in India. Daar was het doel van Scotch & Soda om twee nieuwe winkels per jaar te openen. De teller staat na drie jaar op acht. “Het gaat ontzettend rap”, zegt managing director Richelle Eijkens. “Dat komt omdat we een zeer betrouwbare partner hebben gevonden in Reliance. Een betere samenwerking in India hadden we ons niet kunnen wensen.”

Managing Director for the rest of the world voor Scotch & Soda
Richelle Eijkens

Het is niet de eerste keer dat Richelle samenwerkt met de retailreus Reliance. Als International Franchise Director voor Hunkemöller zat ze al eens met het Indiase bedrijf aan tafel om te praten over de entree van het Nederlandse lingeriemerk in de Indiase markt. Maar voor Scotch & Soda werkt Richelle nu intensief met Reliance samen en dat gaat voorspoedig. “Het verbaast me soms nog steeds hoe gecontroleerd het managen van ons merk in India gaat, dat verwacht je in eerste instantie toch anders. Er kleven allerlei nog vooroordelen aan landen in opkomst in Azië. Dat het achtergesteld zou zijn, dat de communicatie stroef zou verlopen, maar niets is minder waar. Reliance is zeer professioneel. We zijn echt partners.”

Werken met de retailreus van India

Reliance is het grootste bedrijf van India en prijkt op de 106e plaats in de Fortune Global 500. Van oorsprong hield Reliance zich bezig met het produceren van polyester, maar inmiddels beweegt de multinational zich op vele vlakken. Zo heeft het een telecom tak, is het één van India’s grootste petroleumbedrijven en is het sinds 2006 een van de belangrijkste spelers in de Indiase retailmarkt. En in die markt rolt het in hoog tempo nieuwe concepten uit, zoals de nieuwe keten aan warenhuizen ‘The White Crow’ en het net aangekondigde e-commerce platform, waarmee de strijd wordt aangegaan met Amazon.  

“Hun business model is goede concepten uit het buitenland halen en introduceren in de Indiase markt.  Ze hebben daar een speciale dochteronderneming voor. Die zoekt specifiek naar interessante, internationale merken en zij zagen ook potentie in Scotch & Soda.” Volgens Richelle is dat ook één van de reden dat Scotch & Soda in een interview met Forbes India bestempelde als ‘een cruciale markt’. “In Azië is India wel onze belangrijkste markt en dat komt echt door de kwaliteit van onze partner. Wij zien beide de potentie en die wordt ook benut. In Japan en China zien we die potentie ook, maar onze partners daar benutten die nog niet volledig.”

Richelle Eijkens met een Scotch & Soda team in India

‘De prijs kan niet verder omhoog, wel altijd omlaag’

Maar de ambitie van Reliance heeft ook geresulteerd in uitdagingen, vertelt Richelle. “We zijn in India hoger in de markt gepositioneerd dan in de rest van de wereld. Vergelijkbaar met een merk als Tommy Hilfiger. Dat komt vooral door onze hogere productiekosten, maar Reliance wilde die gok toch met ons wagen. Neem de polo als voorbeeld, die zijn in India een stuk populairder dan in Nederland. Maar de Indiase man wil iets meer dan een simpel shirt. Onze kleding heeft net iets extra’s, bijvoorbeeld een ander kraagje of het is gemaakt van een specialer stofje. Daarom besloot Reliance: we gaan het proberen op dit hogere niveau, de prijs kan altijd omlaag.” 

En die stap is nu genomen. Na vergelijken, uitproberen en analyseren is de conclusie nu toch dat met een lagere prijs de verkoop direct zichtbaar begin te stijgen. “Eén van de reden is onze productieroute. We produceren deels in India, maar die producten zijn niet specifiek voor de Indiase markt. Alles gaat eerst het land uit naar onze hub in Hong Kong en wordt daarna terug geïmporteerd in India. Dat zorgt voor hoge kosten die andere merken niet hebben.  We nemen daarom ons businessmodel opnieuw onder de loep.”

Touwtjes uit handen te geven

Ondertussen groeit Scotch & Soda in India gestaag verder. Dit jaar wordt de achtste fysieke winkel geopend en Richelle verwacht dat er de komende jaren nog wel drie of vier bij zullen komen. “We zijn vanuit Nederland altijd zeer betrokken bij het opzetten van een nieuwe winkel, omdat de ervaring van ons merk in die winkel extreem belangrijk is. Maar in India hebben we inmiddels toch wat uitzonderingen gemaakt. Reliance is heel goed in local sourcing, bijna alle materialen voor de vestigingen worden daarom lokaal geproduceerd.” Daar is volgens Richelle wel een flink proces aan vooraf gegaan. “Wij willen alles zelf controleren, dat vonden ze in het begin niet zo gemakkelijk. Maar nu we alle leveranciers hebben ontmoet en elke sample hebben bekeken, kunnen we ze meer vrijheid geven.”

Die vrijheid krijgt Reliance op meer vlakken, ook bij marketing en online verkoop. “Normaal geven we de rechten voor e-commerce niet weg aan partners, maar Reliance begrijpt de markt zoveel beter dan wij en heeft ook een zeer goed distributienetwerk. Daarnaast zijn hun contacten niet te evenaren, we hangen door hen in de beste shopping malls, worden gedragen door belangrijke influencers en staan in invloedrijke magazines. De hoeveelheid aandacht die ze voor ons hebben is bijzonder.”

Scotch & Soda opent dit jaar z’n 8ste vestiging in India

De juiste lokale partners zijn cruciaal voor een succesvolle start in India

Het hebben van een goede en betrouwbare lokale partner is dan ook de belangrijkste tip die Richelle aan bedrijven wil meegeven die koud starten in India. “Ik heb al mijn eerste afspraken laten maken door een consultant die me met de juiste mensen aan tafel heeft gezet. De werkvloer is echt nog heel hiërarchisch georganiseerd in India, dus als je met een manager afspreekt die niet de bevoegdheid heeft om een deal met jou te sluiten kan je wel een leuk gesprek hebben, maar kom je geen stap verder.” 

Dat diezelfde consultant Richelle tussen de afspraken door snel door de stad kon loodsen, wist waar ze lekker kon eten en het beste kon verblijven, maakte het werken ook een stuk makkelijker. “Ik vergis me altijd in de hoeveelheid werk die ik kan doen als ik daar ben. Alles kost gewoon veel meer tijd. Daarnaast is het altijd de vraag of ze terug zullen komen op de gemaakte afspraken. Maar dat hoort bij de cultuur, daar moet je niet over muggenziften.”