De Indiase arbeidswetgeving is vanaf 2022 versimpeld: 29 arbeidswetten worden vervangen door vier nieuwe ‘labour codes’. Bedrijven met personeel in India moeten hun arbeidsbeleid aanpassen om aan deze nieuwe regelgeving te voldoen voordat deze medio volgend jaar officieel van kracht wordt. Dit zijn de belangrijkste veranderingen op een rij.
4 nieuwe, nationale arbeidswetten in India
De 29 oude arbeidswetten maakten personeelsbeleid voor bedrijven niet alleen onnodig gecompliceerd, ze waren ook nog eens sterk verouderd. Bijvoorbeeld een van de wetten was sinds 1926 niet meer aangepast. De vier nieuwe ‘labour codes’ focussen op werkgelegenheid, sociale zekerheid, lonen, arbeidsconflicten en andere relevante aangelegenheden in verband met arbeid en werkgelegenheid. In veel gevallen zijn het aantal voorschriften verminderd en hier en daar zijn er modernere toevoegingen gemaakt. De boetes voor niet-naleving zijn echter hoger dan voorheen, in sommige gevallen zelfs tot 20 keer hoger dan onder de oude wetgeving. Extra reden om ervoor te zorgen dat u compliant bent en blijft.
Dit zijn de vier labour codes en de belangrijkste veranderingen die bedrijven moet implementeren om boetes te voorkomen:
1. The Code of Wages (Wage Code)
De Code of Wages focust zich, zoals de naam al doet vermoeden, op lonen. Het voegt vier oude wetten samen, de wet op de betaling van lonen van 1936, de wet op de minimumlonen van 1948, de wet op de betaling van bonussen van 1965 en de wet op gelijke beloning van 1976.
Overzichtelijkere loonstructuren en hogere socialezekerheidsbijdragen
Op dit moment bepalen de Indiase deelstaten nog de minimumlonen, wat betekent dat voor dezelfde functie verschillende minimumlonen gelden per staat. De Wage Code lost dit probleem op door een ‘bodemloon’ verplichting vast te stellen. Volgens de wet moet de regering verschillende bodemlonen vaststellen. De regeringen van de deelstaten stellen vervolgens de daadwerkelijke minimumlonen vast, die niet lager mogen zijn dan het door de centrale regering vastgestelde bodemloon. Minder verschillen en overzichtelijker dus.
Een andere belangrijke wijziging is dat het basisloon ten minste 50 procent van het totale brutoloon van een werknemer bedragen. Momenteel geven bedrijven tussen 25 en 50 procent van het brutoloon als basisloon, en de rest zijn toelagen. Deze nieuwe regel zorgt er niet alleen voor dat veel bedrijven hun beloningsstructuren zullen moeten herzien, maar ook dat de socialezekerheidsbijdragen voor werkgevers omhoog zal gaan.
Tot slot, is in de Wage Code vastgelegd dat mannen, vrouwen en andere genderidentiteiten voor dezelfde positie of een vergelijkbare hoeveelheid werk dezelfde beloning dienen te ontvangen.
2. The Industrial Relations Code (IR Code)
De IR-wet dekt onderwerpen zoals vakbonden, arbeidsvoorwaarden in industriële vestiging of onderneming, onderzoek en beslechting van arbeidsgeschillen. Het vervangt drie wetten: de wet op de arbeidsconflicten van 1947, de wet op de vakbonden van 1926, en de wet op de industriële werkgelegenheid van 1946.
Meer flexibiliteit in het aannemen van personeel
De IR Code reguleert het aantal vakbonden dat kan onderhandelen met werkgevers door per sector een zogenaamde "onderhandelingsvakbond" aan te stellen. Deze onderhandelingsvakbond moet 51% of meer werknemers binnen de sector als leden hebben.
De nieuwe code erkent werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd en bepaalt dat zij in aanmerking komen voor werknemersvoordelen, zoals bonussen. De code maakt het ook aantrekkelijker voor bedrijven om meer werknemers met een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in dienst te nemen, aangezien er meer controle is over de arbeidsvoorwaarden dan bij werknemers die via derden worden ingehuurd.
Ook zijn er ‘permanente orders’ toegevoegd voor alle sectoren. Dit zijn door de overheid bepaalde arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden die door werkgevers moeten worden nageleefd. Voorheen moesten deze orders alleen worden opgevolgd door fabrieken en mijnen, maar in de IR code geldt dit nu voor alle bedrijven die meer dan 300 werknemers in dienst hebben. Het is daarom essentieel dat bedrijven van deze grootte op de hoogte zijn van de vastgestelde arbeidsvoorwaarden en - omstandigheden van hun sector.
De wet schrijft daarnaast voor dat elk bedrijf met minstens 20 werknemers een commissie moet oprichten om eventuele klachten te behandelen.
Tot slot, versoepelt de IR Code het ontslaan van werknemers voor productiebedrijven met minder dan 300 werknemers. Onder de huidige wet heeft elke fabriek, mijn of plantage met meer dan 100 werknemers toestemming van de overheid nodig om werknemers te ontslaan, dit is in de nieuwe code opgehoogd naar 300 werknemers.
Lees ook: Personeel aannemen in India tijdens de pandemie - ‘Dit is het beste moment'
3. The Occupational Safety, Health and Working Conditions Code (OSH Code)
In de OSH-code zijn verschillende belangrijke stukken wetgeving inzake de arbeidsomstandigheden van werknemers opgenomen en geconsolideerd in één allesomvattende wet.
De OSH-code geeft een overzicht van de verplichtingen van elke werkgever met betrekking tot zijn werknemers en de werkplek. Volgens de OSH-code moet de werkgever zorgen voor welzijnsactiviteiten voor de werknemers naast het werk.
Hogere financiële lasten door nieuwe reisvergoedingen en verlofregelingen
Voor het eerst is er in een federale wet vastgelegd dat er voor elk bedrijf gedefinieerd moet worden wat de "kernactiviteit" van de organisatie is. Momenteel huren veel bedrijven, zoals bijvoorbeeld in de auto- en IT-sector, voor hun kernactiviteiten contractarbeiders in aan wie zij geen premies hoeven te betalen. De OSH code verbiedt bedrijven contractarbeiders in te huren voor hun kernactiviteiten, maar bevat ook een reeks uitzonderingen.
Voorheen moesten werknemers op grond van het bedrijfsbeleid hun ongebruikte verlof opnemen tot het einde van hun dienstverband. Volgens de nieuwe code mogen werknemers aan het eind van elk jaar vragen hun verlof te verrekenen. Die verandering zal voor veel bedrijven een nieuwe financiële last met zich meebrengen die in hun jaarlijkse begroting moet worden opgenomen. Bedrijven kunnen nadenken over mogelijke regelingen die werknemers aanmoedigen hun verlof voor het einde van het jaar op te nemen.
De OSH-code creëert meer rechten voor arbeidsmigranten uit andere deelstaten, door hun positie gelijk te trekken met reguliere werknemers. Daar bovenop heeft de wet bepaalt dat de werkgever de migrerende werknemer een vergoeding moet betalen voor de heen- en terugreis naar zijn geboorteplaats vanaf de plaats waar hij werkt.
Tot slot staat de OSH-code bedrijven toe vrouwen in dienst te nemen om 's nachts tussen 19.00 en 6.00 uur te werken, zolang de bedrijven voldoen aan bepaalde voorwaarden om de veiligheid van de vrouwelijke werknemers te kunnen waarborgen. Dit biedt voordelen voor de outsourcingssector waarin een hoog percentage vrouwen werkzaam zijn.
4. The Social Security Code (SS Code)
Met de SS Code is het sociale zekerheidsstelsel uitgebreid. De wet vervangt de Employees' Compensation Act van 1923, de Employees' Provident Funds and Miscellaneous Provisions Act van 1952, de Payment of Gratuity Act van1972 en de Maternity Benefit Act van 1961.
In de SS Code worden een aantal belangrijke, nieuwe begrippen geïntroduceerd die aansluiten op de snelle ontwikkeling van de Indiase markt. Zo wordt "Aggregator" gedefinieerd als een digitale tussenpersoon of een marktplaats, waarop een koper of gebruiker van een dienst in contact komt met de verkoper of dienstverlener.
Erkenning van ‘nieuwe beroepen’ en betere regelgeving omtrent sociale zekerheid controles
Ook worden voor het eerst de termen ‘gig-worker’ en ‘platform-worker gedefinieerd. Ondanks dat de wet deze vorm van zelfstandig ondernemerschap nu erkent, wordt de verbintenis tussen werknemer en werkgever in dit geval niet gezien als een traditionele relatie. Bedrijven hebben dan ook niet dezelfde verplichtingen ten opzichte van deze werknemers als ten opzichte van hun voltijd werknemers. Bedrijven zullen echter wel moeten bijdragen aan een speciaal socialezekerheidsfonds voor deze werknemers, dat door de Indiase regering opgericht zal worden. Om in aanmerking te kunnen komen voor deze sociale zekerheden moeten deze werknemers wel door de werkgever bij de overheid worden geregistreerd.
Met de SS Code is er nu een beperking gesteld aan hoe ver de autoriteiten terug kunnen kijken om te controleren of een bedrijf voldoet aan alle regels met betrekking tot het ‘Employees' Provident Fund’, India's versie van de sociale zekerheid. De code beperkt een onderzoek naar de naleving van deze regels tot maximaal vijf jaar voor de autoriteiten hun control starten. Ook legt het de duur van het onderzoek vast op maximaal twee jaar.
Is uw personeelsbeleid in India al compliant met de nieuwe codes?
Ondanks dat deze nieuwe arbeidswetten de huidige regels voornamelijk moderniseren en niet ingrijpend veranderen, moeten veel bedrijven hun Indiase personeelsbeleid toch aanpassen. En dat komt nog eens bovenop alle veranderingen die al zijn doorgevoerd tijdens de ingrijpende coronajaren.
Maak de invoering van deze nieuwe regels simpel en pijnloos met onze gratis HR Health Check. Onze HR experts lichten uw organisatie voor u door en kijken naast compliance ook naar zaken zoals:
het aantrekken van talent;
prestatiemanagement;
medewerkerbetrokkenheid- en tevredenheid;
opvolgingsmanagement (succession);
benchmark salarissen;
retentie.