HR

Zo haalt u Indiase medewerkers naar Nederland

Wilt u Indiase werknemers in dienst nemen? Of Indiase medewerkers tijdelijk naar Nederland halen om hen hier te laten meewerken op uw projecten? Dan moet u zich bij de IND laten erkennen als referent. Dat werkt zo.

Visa voor werknemers uit India

Een referent is een persoon of organisatie die belang heeft bij het verblijf van een vreemdeling in Nederland. Wanneer u een buitenlandse werknemer aanneemt bent u de referent voor deze werknemer. U kunt voor meerdere werknemers tegelijk referent zijn.

Voordelen erkenning

Als werkgever kunt u zich bij de IND laten erkennen als referent. Erkenning als referent heeft een aantal voordelen:

  • De IND behandelt uw aanvragen sneller: op een volledig ingediende aanvraag wordt meestal binnen 2 weken beslist.

  • Minder bewijsstukken: u hoeft minder bewijsstukken mee te sturen met de aanvraag. Een eigen verklaring dat de werknemer voldoet aan de voorwaarden is meestal voldoende.

  • U kunt gebruik maken van een speciaal e-mailadres bij vragen.

  • U kunt gebruik maken van het Portaal Zakelijk voor het indienen van digitale aanvragen.

Kennismigranten en onderzoekers uit India
Om kennismigranten en onderzoekers in dienst te nemen, moet uw organisatie zijn erkend door de IND. Om erkend te worden als referent moet uw organisatie een betrouwbare partner zijn voor de IND. Na erkenning wordt uw organisatie vermeld in het openbaar register erkende referenten. Een erkenning is gekoppeld aan een rechtspersoon met bijbehorend KvK-nummer. 

Uitzonderingen
Erkenning is niet verplicht voor het in dienst nemen van buitenlandse werknemers voor overplaatsing binnen een onderneming (Richtlijn Intra Corporate Transferees 2014/66/EU), arbeid in loondienst, Europese blauwe kaart, lerend werken en seizoenarbeid. Een niet-erkende referent is wel verplicht om op grond van zijn informatieplicht wijzigingen aan de IND door te geven.

Voorwaarden
Om erkend referent te worden, moet u voldoen aan een aantal voorwaarden. Er is een aantal voorwaarden dat geldt voor alle erkende referenten. Wilt u erkenning aanvraag voor het in dienst nemen van onderzoekers volgens richtlijn (EU) 2016/801, dan gelden daarnaast één van de volgende aanvullende voorwaarden:

  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling zoals bedoeld in artikel 1d, eerste lid, onder b, Besluit uitvoering Wet arbeid vreemdelingen en hanteert functieprofielen onder de functiefamilie 'onderzoek en onderwijs' voor onderzoekers in loondienst.

  • Uw instelling is een publieke onderzoeksinstelling en is opgenomen in de bijlage bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek.

  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling die is opgenomen in het National Academic Research and Collaboration System (Narcis).

  • Uw instelling is een particuliere onderzoeksinstelling waaraan een S&O-verklaring (Speur- en Ontwikkelingswerk) is afgegeven op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen.

Voor de erkenning voor arbeid zijn geen aanvullende voorwaarden.

Kosten
De aanvraag erkenning als referent kost € 3927. In het geval dat uw onderneming een start-up of een kleine onderneming met maximaal 50 personen is bedrgaen de kosten voor erkenning als referent € 1963.

Meer weten: https://ind.nl/werk/werkgever/Paginas/Erkenning_als_referent.aspx

Personeel naar India: regel het goed!

 

Wilt u personeel (tijdelijk) laten werken in India? Dan moet u een aantal zaken goed regelen voor uw medewerkers. Dit moet u weten over het aanvragen van visa, het afsluiten van een ziektenkostenverzekering en het vastleggen van aansprakelijkheid. 

Personeel aannemen in India

 1. VISA

Werkvisa voor India 

Expats kunnen een zakenvisum aanvragen om legaal in India te werken – daar is geen aparte werkvisa nodig. Werkvisa worden afgegeven aan expats die gaan werken voor een bedrijf dat is geregistreerd in India. Expats komen in aanmerking voor een werkvisum als ze naar India verhuizen voor een het bedrijf waar ze al werken of met een gegarandeerd aanbod van werk van een nieuwe werkgever. Om zo’n werkvisum te krijgen, moet u niet alleen bewijs van een dienstverband aanleveren maar ook bewijs van de academische/professionele kwalificaties die de expats in staat stellen om het werk te verrichten. Binnen de eerste 14 dagen na aankomst moet de expat zich registreren bij het Foreigners' Regional Registration Office (FRRO). Werkvisa voor India zijn twee tot vijf jaar geldig, afhankelijk van het beroep van de aanvrager. Meestal kan de werkgever of de zakenpartner in India hierbij helpen. Verlenging is verkrijgbaar bij het Indiase Ministerie van Binnenlandse Zaken of bij een Foreign Regional Registration Office van een expat.

Business visa voor India

Een business visum is bedoeld voor werknemers, ondernemers of investeerders die zaken willen doen in India. Wanneer u voor een beperkte tijd in opdracht van een Nederlands bedrijf in India werkt, kunt u een  business visum aanvragen. Om een business visum aan te vragen heeft u een Indiase zakenpartner nodig die een uitnodigingsbrief moet overleggen. Business visa worden over het algemeen voor zes maanden of meer verleend. Zakenvisumhouders mogen niet langer dan zes maanden achterelkaar in India verblijven. Een zakenvisum kan niet worden omgezet in een werkvisum. 

Een visum aanvragen voor India

Expats die naar India komen om te werken, kunnen aanvraagformulieren krijgen via bemiddelingsbureau VFS Global dat door de Indiase autoriteiten is aangewezen om visumaanvragen te verwerken. Maak geen gebruik van andere bureau’s die u eventueel via Google vindt, er zijn verschillende oplichters in de markt. Afgezien van standaarddocumentatie zoals paspoorten en pasfoto's, verschillen de documenten die expats moeten verstrekken afhankelijk van het type visum. Voor een kort (werk)bezoek kunt u gebruikmaken van een zogenaamd elektronisch visum. Daaraan zijn de volgende voorwaarden verbonden:

  • Bij aankomst in India moet uw paspoort nog minimaal 6 maanden geldig zijn.

  • U mag maximaal 60 dagen in India verblijven.

  • Binnen de geldigheid van uw visum mag u twee keer India in reizen (double entry).

  • Het e-visum is alleen geldig bij aankomst via de grote luchthavens

  •  U mag maximaal 2 e-visums per kalenderjaar aanvragen.

  • U kunt het visum tot 4 dagen voor vertrek aanvragen.

2. VERZEKERINGEN

Ziektekostenverzekering in India

Alle expats die naar India verhuizen, moeten ervoor zorgen dat ze over een adequate ziektekostenverzekering beschikken. Expats kunnen ook verzekerd worden via hun werkgever in India, maar het is belangrijk om te weten dat sommige polissen alleen betrekking hebben op de behandeling in bepaalde ziekenhuizen. Daarom moeten expats bereid zijn om extra te betalen, vooral als ze van plan zijn om door het land te reizen. Sommige internationale verzekeringsmaatschappijen worden door Indiase ziekenhuizen niet erkend. In deze gevallen moeten expats contant geld betalen. Daarom is het van essentieel belang om alle facturen en documenten te bewaren als u deze kosten door de verzekeraar in Nederland vergoed wilt krijgen.

Als de expatriate niet via de werkgever is of kan worden verzekerd, moet er een particuliere ziektekostenverzekering worden afgesloten. Het aantal verzekeringsmaatschappijen is de afgelopen jaren sterk gestegen. Veel nieuwe bedrijven zijn takken van internationale verzekeraars. Aanbiedingen variëren enorm. De meeste pakketten dekken het hele gezin en de prijzen worden aangepast aan het aantal verzekerde personen. Bijdragen beginnen meestal rond de Rs 10.000 (€ 125,-) per jaar en kunnen van de inkomstenbelasting worden afgetrokken. Bij het kopen van een zorgverzekering ontvangt de expatriate een verzekeringspas. Ook met de verzekering is betaling met de ziekteverzekeringskaart alleen in een aantal selectieve ziekenhuizen mogelijk en moet er meestal contant worden betaald.

 3. AANSPRAKELIJKHEID

Aansprakelijkheid voor Nederlanders die in India werken 

De aansprakelijkheid voor eventuele schade is afhankelijk van de afspraken in het contract dat is afgesloten tussen de expat en de werkgever (expatriate contract). De wetgeving van het land waar het contract wordt gesloten, moet hierbij ook worden overwogen. Er zijn een aantal manieren waarop de expatriate assignment en daarmee het contract tot stand kan komen:

  1. Vestiging in India/werken bij een groepsbedrijf: Aansprakelijkheid van een expatriate hangt dan af van de afspraken in de expatriate contract en tussen de Nederlandse werkgever en de een expat die in India gaat werken.

  2. Detachering: Een gedetacheerde blijft in dienst van het bedrijf in Nederland, maar verleent diensten voor de entiteit in India. Afhankelijk van de structuur kan de gedetacheerde worden betaald door het bedrijf in Nederland of door het bedrijf in India, eventueel met behulp van een zogenaamde shadow payrollconstructie. Niet alle gedetacheerden zijn expats. 

  3. Expatlokalisatie of -overdracht (inleen-constructie): De expatriate wordt tijdelijk overgedragen (met de verwachting dat de expatriate later terugkeert naar het Nederlandse bedrijf) aan een partnerbedrijf in India en is daarmee officieel in dienst van, betaald door, en verricht diensten voor de entiteit in India. Hier is het contract met de Indiase entititeit van toepassing.

  4. Dual, co- of joint employment: De expatriate werkt tegelijkertijd voor zowel de thuis- als de gastlanden en heeft twee werkgevers. Afhankelijk van de structuur kan de expatriate worden betaald door het Nederlandse of Indiase bedrijf of door beide. De expat kan diensten verlenen aan de Nederlandse en Indiase entiteit of beide. De arbeidsrelatie met het moederbedrijf kan actief of passief zijn, wat inhoudt dat de werkrelatie in Nederland mogelijk ondergeschikt is en zogenaamd 'in slaapstand' verkeert. Het primaire contract is dan met de werkgever in India. 

 

 

Personeel in India: Dit zijn de regels waaraan u moet voldoen

 

Heeft u personeel in dienst in India of overweegt u werknemers aan te nemen op uw Indiase vestiging? Dan moet u uiteraard voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving. Onze juridisch expert Monika Gogna geeft een inkijkje in het Indiase arbeidsrecht.

Bron: the Economic Times of India

Bron: the Economic Times of India

Het Indiase arbeidsrecht
Het Indiase arbeidsrecht is voornamelijk federaal van aard. De meeste deelstaten hebben daarnaast een eigen Shops and Establishments Act ingevoerd. Deze wet is vergelijkbaar met het federale recht, maar niet identiek. Bovendien is het sommige deelstaten toegestaan om wijzigingen aan te brengen in federale wetten, waarmee deze dus op een andere manier van toepassing zijn in deze deelstaten. Als buitenlandse bedrijven meerdere operaties in India hebben, moeten arbobeleid en -contracten mogelijk worden aangepast in overeenstemming met de federale vereisten.

Een uniek kenmerk van de Indiase wetgeving is dat er verschillende regels bestaan voor verschillende categorieën werknemers. De toepasbaarheid van de verschillende wetten en de voorziene bescherming kan daardoor van geval tot geval verschillen. Werkgevers moeten ook rekening houden met het aantal werknemers dat zij in India in dienst hebben omdat veel wetten van toepassing zijn op basis van het aantal werknemers dat bij een bedrijf werkt. Wetten die arbeidsrelaties reguleren, schrijven de minimum arbeidsvoorwaarden voor, zoals werktijden, lonen, aanspraak op verlof, opzeg- en beëindigingsrechten, gezondheids- en veiligheidsnormen, enz. Werkgevers zijn verplicht om de wettelijk vereiste minimumrechten aan werknemers te bieden. Het wordt aanbevolen om alle belangrijke arbeidsvoorwaarden op te nemen in het arbeidscontract.

Arbeidsdocumentatie is maatwerk in India
Het is van cruciaal belang voor Nederlandse bedrijven om arbeidsdocumentatie te laten opstellen die geschikt is voor het beoogde doel. De neiging is vaak om te kiezen voor consistentie. Daarom worden doorgaans templates gekopieerd die reeds in andere landen zijn gebruikt. Hierdoor kunnen bedrijven het risico lopen dat ze de Indiase wetgeving niet volledig naleven. Een grondige beoordeling van contractuele arbeidsdocumentatie, inclusief bedrijfsbeleid en -handboeken door een Indiase jurist is zeer aan te raden om te voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving.

65cf.jpg

Bescherming van vrouwen
Ook in India zijn werkgevers verplicht om seksuele intimidatie te voorkomen. Met het toenemende aantal werkende vrouwen in India moeten bedrijven verplicht kennisnemen van wetgeving m.b.t. seksuele intimidatie op de werkplek. Het voorkomen van seksuele intimidatie behoort een onderdeel te zijn van het arbobeleid dat er in het bedrijf zal worden gevoerd, met daarin opgenomen de preventieve en zo nodig ook repressieve maatregelen. In het verleden zorgden sociaal stigma en gebrek aan juridische en sociale steun ervoor dat vrouwen zelden een klacht indienden. Maatschappelijke attitudes zijn echter veranderd in relatie tot de behandeling van vrouwen in India en de recente inwerkingtreding van de Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 (“Act 2013”) heeft de nodige richting gegeven bij het behandelen van dergelijke kwesties.

Krachtens deze wet zijn werkgevers verplicht om klachten over seksuele intimidatie te behandelen met de ernst die zo'n kwestie verdient. Werkgevers zijn wettelijk verplicht om een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen op elk kantoor of elke vestiging van een organisatie met tien of meer werknemers. Als een werkgever er niet in slaagt om een interne klachtencommissie in te stellen of de wet overtreedt, kan deze een boete krijgen van 50.000 INR. Een herhaling van het strafbare feit kan bestraft worden met het verdubbelen van de boete, het afschrijven van de entiteit of het annuleren van de wettelijke bedrijfslicenties van de entiteit.

Daarnaast beperken de meeste federale wetten vrouwen om 's nachts te werken met het oog op veiligheid. Als vrouwen toch 's nachts willen werken, moet specifieke goedkeuring worden verkregen van de betreffende overheidsautoriteit. De werkgever moet verder deur-tot-deurvervoer aanbieden en aan een aantal veiligheidsgerelateerde eisen voldoen.

Privacy en bescherming van gegevens
Het concept van privacy en bescherming van gegevens bevindt zich in een ontluikende fase in India, zeker vergeleken met de overvloed aan regels en wetgeving in de westerse landen. In India moeten bedrijven die gevoelige persoonlijke gegevens of informatie bezitten, krachtens Information Technology Act 2000 redelijke beveiligingspraktijken en procedures implementeren en handhaven. De uitdrukkelijke toestemming van werknemers, van wie de gegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, moet ook worden verkregen volgens de geldende regels.

Conclusie
Sommige van de hierboven genoemde punten zijn uniek voor India. India is zwaar gereguleerd in de employment arena. Juridische assistentie moet worden verkregen met betrekking tot arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden. Ook valt het aan te raden praktisch advies in te winnen over de beste werkwijzen en gangbare praktijken, zodat het beleid niet alleen juridisch compliant, maar ook hr-vriendelijk is. Veel buitenlandse bedrijven worstelen in India namelijk met een groot personeelsverloop. Ten slotte moet er advies worden ingewonnen over gebieden waar naleving moeilijk is, zodat bedrijven de juiste stappen kunnen zetten.

Meer juridische vragen over personeel in India? Neem dan contact op met IndiaConnected.