Personeel in India: Dit zijn de regels waaraan u moet voldoen

De Indiase arbeidswetgeving is aan voortdurende verandering onderhevig. Als u in India personeel in dienst heeft of overweegt werknemers aan te nemen in India is het van belang om goed op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen op dit gebied. We geven u graag een inkijkje in het Indiase arbeidsrecht.

Het Indiase arbeidsrecht

In India hebben de federale overheid en de deelstaatregeringen allebei de bevoegdheid om wetgeving te maken op het gebied van werkgelegenheid en arbeidsverhoudingen. In veel Indiase deelstaten is er een Shops and Establishments Act ingevoerd, waarin de lokale regering eigen specifieke wetten of aanpassingen van de federale regels heeft uitgevaardigd. De nationale regels zijn dus op een andere manier van toepassing in deze deelstaten, wat het voor buitenlandse bedrijven soms lastig kan maken om compliant te zijn. 

Een uniek kenmerk van de Indiase wetgeving is dat er verschillende regels bestaan voor verschillende categorieën industrieën en werknemers. De Indiase arbeidswetgeving verdeelt de "industrie" in twee grote categorieën, namelijk fabrieken (productie-eenheden) en ondernemingen (niet-productie-eenheden). Werknemers worden ook ingedeeld in 2 grote categorieën: arbeiders en niet-arbeiders, waarbij arbeider wordt gedefinieerd als een persoon die handwerk, ongeschoold, vakkundig, technisch, operationeel of administratief werk verricht.

De toepasbaarheid van de verschillende wetten en de voorziene bescherming kan daardoor van geval tot geval verschillen. Werkgevers moeten ook rekening houden met het aantal werknemers dat zij in India in dienst hebben omdat veel wetten van toepassing zijn op basis van het aantal werknemers dat bij een bedrijf werkt. Wetten die arbeidsrelaties reguleren, schrijven de minimum arbeidsvoorwaarden voor, zoals werktijden, lonen, aanspraak op verlof, opzeg- en beëindigingsrechten, gezondheids- en veiligheidsnormen, enz. Werkgevers zijn verplicht om de wettelijk vereiste minimumrechten aan werknemers te bieden. Het wordt aanbevolen om alle belangrijke arbeidsvoorwaarden op te nemen in het arbeidscontract.

Arbeidsdocumentatie is maatwerk in India

Het is van cruciaal belang voor Nederlandse bedrijven om arbeidsdocumentatie te laten opstellen die geschikt is voor het beoogde doel. De neiging is vaak om te kiezen voor consistentie. Daarom worden doorgaans templates gekopieerd die reeds in andere landen zijn gebruikt. Hierdoor kunnen bedrijven het risico lopen dat ze de Indiase wetgeving niet volledig naleven. Een grondige beoordeling van contractuele arbeidsdocumentatie, inclusief bedrijfsbeleid en -handboeken door een Indiase jurist is zeer aan te raden om te voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving.

De vier arbeidswetten van 2021

Sinds 2014 probeert de Indiase regering meer structuur te brengen in de Indiase arbeidsregelgeving, door de 44 federale wetten terug te brengen naar vier overkoepelende codes. Na jaren van verzet door de oppositiepartijen, zijn er medio 2022 toch vier nieuwe codes geïntroduceerd: The Code of Wages, The Industrial Relations Code, The Social Security Code en The Code on Occupational Safety, Health and Working Conditions. Het doel van de codes is om de verouderde arbeidswetgeving van het land te vereenvoudigen en een impuls te geven aan de economische activiteit zonder de rechten van werknemers in gevaar te brengen.

1. The Code of Wages

De Code of Wages focust zich, zoals de naam al doet vermoeden, op lonen. Op dit moment bepalen de Indiase deelstaten nog de minimumlonen, wat betekent dat voor dezelfde functie verschillende minimumlonen gelden per staat. De Wage Code lost dit probleem op door een ‘bodemloon’ verplichting vast te stellen. Daarnaast is in de Wage Code vastgelegd dat mannen, vrouwen en andere genderidentiteiten voor dezelfde positie of een vergelijkbare hoeveelheid werk dezelfde beloning dienen te ontvangen.

2. The Industrial Relations Code
Deze code maakt het makkelijker voor bedrijven om werknemers in dienst te nemen en te ontslaan. Moesten bedrijven met meer dan 100 werknemers voorheen toestemming vragen aan de deelstaatregering waar het bedrijf gevestigd was om werknemers in dienst te nemen en te ontslaan. Daarnaast hoeven de bedrijven met minder dan 300 werknemers niet langer meer een zogenaamde standing order te hebben. Dat zijn de gedetailleerde gedragsregels voor arbeiders die in industriële vestigingen werken, zoals over het betreden en verlaten van het terrein, werkuren, lonen, ploegen schema's, verlof en aanwezigheid, bepalingen inzake wangedrag, enz.

3. The Social Security Code
Met deze code breidt de Indiase regering het sociale zekerheidsstelsel uit en speelt het in op de snelle ontwikkeling van de ‘gig economy’. In de SS Code worden een aantal belangrijke, nieuwe begrippen geïntroduceerd zoals "Aggregator" dat gedefinieerd wordt als een digitale tussenpersoon of een marktplaats, waarop een koper of gebruiker van een dienst in contact komt met de verkoper of dienstverlener. 

4. The Code on Occupational Safety, Health and Working Conditions
In deze code zijn verschillende belangrijke stukken wetgeving inzake de arbeidsomstandigheden van werknemers opgenomen en geconsolideerd in één allesomvattende wet. De OSH-code geeft een overzicht van de verplichtingen van elke werkgever met betrekking tot zijn werknemers en de werkplek. Volgens de OSH-code moet de werkgever zorgen voor welzijnsactiviteiten voor de werknemers naast het werk.

Bescherming van vrouwen

Het voorkomen van seksuele intimidatie moet in India een onderdeel zijn van het arbobeleid dat in bedrijven gevoerd wordt, met daarin opgenomen preventieve en zo nodig ook repressieve maatregelen. De Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 (“Act 2013”) geeft de nodige richting bij het behandelen van dergelijke kwesties. Krachtens deze wet zijn werkgevers verplicht om in het geval van een klacht een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen op elk kantoor of elke vestiging van een organisatie met tien of meer werknemers. Als een werkgever er niet in slaagt om een interne klachtencommissie in te stellen of de wet overtreedt, kan deze een boete krijgen van 50.000 INR, pakweg 600 EUR. Een herhaling van het strafbare feit kan bestraft worden met het verdubbelen van de boete, het afschrijven van de entiteit of het annuleren van de wettelijke bedrijfslicenties van de entiteit.

Daarnaast beperken de meeste federale wetten vrouwen om 's nachts te werken met het oog op veiligheid. Als vrouwen toch 's nachts willen werken, moet specifieke goedkeuring worden verkregen van de betreffende overheidsautoriteit. De werkgever moet verder deur-tot-deurvervoer aanbieden en aan een aantal veiligheidsgerelateerde eisen voldoen.

Privacy en bescherming van gegevens in India

Het concept van privacy en bescherming van gegevens bevindt zich in een ontluikende fase in India, zeker vergeleken met de overvloed aan regels en wetgeving in de westerse landen. In India moeten bedrijven die gevoelige persoonlijke gegevens of informatie bezitten, krachtens Information Technology Act 2000 redelijke beveiligingspraktijken en procedures implementeren en handhaven. De uitdrukkelijke toestemming van werknemers, van wie de gegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, moet ook worden verkregen volgens de geldende regels.

Hoe zet je een gedegen arbobeleid op voor je een Indiase vestiging?

India is zwaar gereguleerd omdat de arbeidswetgeving zich focust op de bescherming van de werknemer. Het is daarom slim om juridisch advies in te winnen alvorens arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden op te stellen. Ook valt het aan te raden praktisch advies in te winnen over de beste werkwijzen en gangbare praktijken, zodat het arbeidsbeleid binnen uw Indiase vestiging niet alleen juridisch compliant, maar ook hr-vriendelijk is. Veel buitenlandse bedrijven worstelen in India namelijk met een groot personeelsverloop, wat gemakkelijk voorkomen kan worden door een passend salaris en goede arbeidsvoorwaarden te bieden conform de Indiase regelgeving.

Twijfelt u over uw beleid of weet u niet zeker of u de Indiase regelgeving goed naleeft? Onze lokale juridische en HR specialisten zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en helpen u graag de juiste oplossingen te vinden voor uw specifieke probleem.

Nederlandse technologie naar India met DHI-subsidie

De Indiase regering doopte dit decennium om tot ‘The Decade of Innovation’. De interesse in slimme, technologische oplossingen is groot in veel sectoren in India. De tuinbouwsector is daar een goed voorbeeld van. Om in India te slagen als bedrijf moet je er wel fysiek aanwezig zijn. ‘Zien is geloven’ is het devies en dat geldt zeker voor kostbare technologie. Een lastige opdracht voor Nederlandse bedrijven die de Indiase markt op willen met hun hoogwaardige technologische producten en machines. De Nederlandse overheid erkent deze uitdaging en geeft Nederlandse mkb-ondernemingen daarom de mogelijkheid de eerste stappen te zetten met de ondersteuning van de zogenaamde DHI-subsidie.

Het Nederlandse SweepSmart brengt technologie voor een gemeentelijk afvalbeheer- en sorteercentrum naar India

DHI-subsidie: stimuleren van internationaliseren

Het doel van de DHI-subsidie is het versterken van het aantal Nederlandse ondernemingen dat succesvol in het buitenland gaat handelen. Dat succes valt en staat met een goede voorbereiding, zoals in een vroege fase onderzoeken of een export- of investeringsproject haalbaar is, of om te demonstreren dat een bepaald exportproduct of technologie toepasbaar is. Een belangrijke voorwaarden van de regeling is dat de activiteiten een positieve bijdrage aan de duurzame, lokale ontwikkeling geven van de DGGF landen. Dat zijn ontwikkelingslanden die onder het Dutch Good Growth Fund vallen, India is er daar een van. 

Met de DHI-regeling kunnen 3 soorten projecten worden opgezet, waar de volgende voorwaarden voor gelden:

• Demonstratieproject: het demonstreren van een Nederlands product, technologie of dienst binnen een reële praktijksituatie aan een zo breed mogelijke groep afnemers. De technologie, het product of de dienst moet nieuw zijn op de markt van het land waar je wil starten. Het is niet de bedoeling dat de technologie op een beurs wordt gepresenteerd en het tentoonstellen van bijvoorbeeld een machine valt daarom ook niet onder de DHI-regeling. Tot slot moet de verwachte export binnen 3 jaar ten minste 5 keer het subsidiebedrag bedragen. 

• Haalbaarheidsstudie: Hierbij ligt het initiatief bij de buitenlandse partner waarmee samengewerkt gaat worden. De partner heeft interesse in de technologie, product of dienst van het Nederlandse bedrijf. Via een haalbaarheidsstudie wordt onderzocht of de aanschaf haalbaar is en of de investering binnen de gewenste termijn terugverdiend kan worden. Een haalbaarheidsstudie mag geen marktonderzoek zijn, er is voor de studie al voldoende duidelijkheid over de omvang van de markt, de beoogde opzet van het project, de locatie, de exploitatie, de financiering en de lokale impact. 

• Investeringsvoorbereidingsproject: Op basis van dit project wordt het besluit genomen om daadwerkelijk te gaan investeren in een van de DHI-landen. Er wordt bijvoorbeeld een nieuwe productie- of dienstenfaciliteit opgezet in het doelland, of de bestaande faciliteit worden uitgebreid. Dat kan een dochteronderneming, maar ook een joint venture zijn. Het mag daarentegen niet om een verkoopkantoor gaan. De onderneming moet in Nederland al substantiële activiteiten uitvoeren en de investering in het buitenland moet logischerwijs voortvloeien uit de huidige activiteiten, core business en strategie. 

Vier miljoen euro beschikbaar voor DGGF landen

In 2020 is er voor activiteiten in DGGF landen, waar India onder valt, een budget van 4 miljoen euro beschikbaar. Om deel te kunnen nemen, moeten de subsidiabele kosten per project minimaal 50.000 euro beslaan. Het subsidiepercentage is afhankelijk van het gekozen doelland, normaliter bedraagt de subsidie 50% van de subsidiabele kosten. Ook zijn moet het voorstel aan inhoudelijk voorwaarden voldoen, die zijn hier te vinden.

Zet met een gerust hart de eerste stappen in India

Dus wil je nieuwe technologie, een machine of dienst demonstreren in India? Wil je onderzoek doen naar de commerciële of technische haalbaarheid van een specifiek project in India? Of overweeg je te investeren in een fabriek, een joint venture of een lokaal kantoor in India? Dan zou je wellicht aanspraak kunnen maken op een DHI-subsidie. We bespreken alle financieringsmogelijkheden voor jullie marktentree in India graag met je. Neem dan contact met ons op!