Personeel in India: Dit zijn de regels waaraan u moet voldoen

De Indiase arbeidswetgeving is aan voortdurende verandering onderhevig. Als u in India personeel in dienst heeft of overweegt werknemers aan te nemen in India is het van belang om goed op de hoogte te zijn van de laatste ontwikkelingen op dit gebied. We geven u graag een inkijkje in het Indiase arbeidsrecht.

Het Indiase arbeidsrecht

In India hebben de federale overheid en de deelstaatregeringen allebei de bevoegdheid om wetgeving te maken op het gebied van werkgelegenheid en arbeidsverhoudingen. In veel Indiase deelstaten is er een Shops and Establishments Act ingevoerd, waarin de lokale regering eigen specifieke wetten of aanpassingen van de federale regels heeft uitgevaardigd. De nationale regels zijn dus op een andere manier van toepassing in deze deelstaten, wat het voor buitenlandse bedrijven soms lastig kan maken om compliant te zijn. 

Een uniek kenmerk van de Indiase wetgeving is dat er verschillende regels bestaan voor verschillende categorieën industrieën en werknemers. De Indiase arbeidswetgeving verdeelt de "industrie" in twee grote categorieën, namelijk fabrieken (productie-eenheden) en ondernemingen (niet-productie-eenheden). Werknemers worden ook ingedeeld in 2 grote categorieën: arbeiders en niet-arbeiders, waarbij arbeider wordt gedefinieerd als een persoon die handwerk, ongeschoold, vakkundig, technisch, operationeel of administratief werk verricht.

De toepasbaarheid van de verschillende wetten en de voorziene bescherming kan daardoor van geval tot geval verschillen. Werkgevers moeten ook rekening houden met het aantal werknemers dat zij in India in dienst hebben omdat veel wetten van toepassing zijn op basis van het aantal werknemers dat bij een bedrijf werkt. Wetten die arbeidsrelaties reguleren, schrijven de minimum arbeidsvoorwaarden voor, zoals werktijden, lonen, aanspraak op verlof, opzeg- en beëindigingsrechten, gezondheids- en veiligheidsnormen, enz. Werkgevers zijn verplicht om de wettelijk vereiste minimumrechten aan werknemers te bieden. Het wordt aanbevolen om alle belangrijke arbeidsvoorwaarden op te nemen in het arbeidscontract.

Arbeidsdocumentatie is maatwerk in India

Het is van cruciaal belang voor Nederlandse bedrijven om arbeidsdocumentatie te laten opstellen die geschikt is voor het beoogde doel. De neiging is vaak om te kiezen voor consistentie. Daarom worden doorgaans templates gekopieerd die reeds in andere landen zijn gebruikt. Hierdoor kunnen bedrijven het risico lopen dat ze de Indiase wetgeving niet volledig naleven. Een grondige beoordeling van contractuele arbeidsdocumentatie, inclusief bedrijfsbeleid en -handboeken door een Indiase jurist is zeer aan te raden om te voldoen aan de Indiase arbeidswetgeving.

De vier arbeidswetten van 2021

Sinds 2014 probeert de Indiase regering meer structuur te brengen in de Indiase arbeidsregelgeving, door de 44 federale wetten terug te brengen naar vier overkoepelende codes. Na jaren van verzet door de oppositiepartijen, zijn er medio 2022 toch vier nieuwe codes geïntroduceerd: The Code of Wages, The Industrial Relations Code, The Social Security Code en The Code on Occupational Safety, Health and Working Conditions. Het doel van de codes is om de verouderde arbeidswetgeving van het land te vereenvoudigen en een impuls te geven aan de economische activiteit zonder de rechten van werknemers in gevaar te brengen.

1. The Code of Wages

De Code of Wages focust zich, zoals de naam al doet vermoeden, op lonen. Op dit moment bepalen de Indiase deelstaten nog de minimumlonen, wat betekent dat voor dezelfde functie verschillende minimumlonen gelden per staat. De Wage Code lost dit probleem op door een ‘bodemloon’ verplichting vast te stellen. Daarnaast is in de Wage Code vastgelegd dat mannen, vrouwen en andere genderidentiteiten voor dezelfde positie of een vergelijkbare hoeveelheid werk dezelfde beloning dienen te ontvangen.

2. The Industrial Relations Code
Deze code maakt het makkelijker voor bedrijven om werknemers in dienst te nemen en te ontslaan. Moesten bedrijven met meer dan 100 werknemers voorheen toestemming vragen aan de deelstaatregering waar het bedrijf gevestigd was om werknemers in dienst te nemen en te ontslaan. Daarnaast hoeven de bedrijven met minder dan 300 werknemers niet langer meer een zogenaamde standing order te hebben. Dat zijn de gedetailleerde gedragsregels voor arbeiders die in industriële vestigingen werken, zoals over het betreden en verlaten van het terrein, werkuren, lonen, ploegen schema's, verlof en aanwezigheid, bepalingen inzake wangedrag, enz.

3. The Social Security Code
Met deze code breidt de Indiase regering het sociale zekerheidsstelsel uit en speelt het in op de snelle ontwikkeling van de ‘gig economy’. In de SS Code worden een aantal belangrijke, nieuwe begrippen geïntroduceerd zoals "Aggregator" dat gedefinieerd wordt als een digitale tussenpersoon of een marktplaats, waarop een koper of gebruiker van een dienst in contact komt met de verkoper of dienstverlener. 

4. The Code on Occupational Safety, Health and Working Conditions
In deze code zijn verschillende belangrijke stukken wetgeving inzake de arbeidsomstandigheden van werknemers opgenomen en geconsolideerd in één allesomvattende wet. De OSH-code geeft een overzicht van de verplichtingen van elke werkgever met betrekking tot zijn werknemers en de werkplek. Volgens de OSH-code moet de werkgever zorgen voor welzijnsactiviteiten voor de werknemers naast het werk.

Bescherming van vrouwen

Het voorkomen van seksuele intimidatie moet in India een onderdeel zijn van het arbobeleid dat in bedrijven gevoerd wordt, met daarin opgenomen preventieve en zo nodig ook repressieve maatregelen. De Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 (“Act 2013”) geeft de nodige richting bij het behandelen van dergelijke kwesties. Krachtens deze wet zijn werkgevers verplicht om in het geval van een klacht een onafhankelijke klachtencommissie in te stellen op elk kantoor of elke vestiging van een organisatie met tien of meer werknemers. Als een werkgever er niet in slaagt om een interne klachtencommissie in te stellen of de wet overtreedt, kan deze een boete krijgen van 50.000 INR, pakweg 600 EUR. Een herhaling van het strafbare feit kan bestraft worden met het verdubbelen van de boete, het afschrijven van de entiteit of het annuleren van de wettelijke bedrijfslicenties van de entiteit.

Daarnaast beperken de meeste federale wetten vrouwen om 's nachts te werken met het oog op veiligheid. Als vrouwen toch 's nachts willen werken, moet specifieke goedkeuring worden verkregen van de betreffende overheidsautoriteit. De werkgever moet verder deur-tot-deurvervoer aanbieden en aan een aantal veiligheidsgerelateerde eisen voldoen.

Privacy en bescherming van gegevens in India

Het concept van privacy en bescherming van gegevens bevindt zich in een ontluikende fase in India, zeker vergeleken met de overvloed aan regels en wetgeving in de westerse landen. In India moeten bedrijven die gevoelige persoonlijke gegevens of informatie bezitten, krachtens Information Technology Act 2000 redelijke beveiligingspraktijken en procedures implementeren en handhaven. De uitdrukkelijke toestemming van werknemers, van wie de gegevens worden verzameld, opgeslagen of overgedragen, moet ook worden verkregen volgens de geldende regels.

Hoe zet je een gedegen arbobeleid op voor je een Indiase vestiging?

India is zwaar gereguleerd omdat de arbeidswetgeving zich focust op de bescherming van de werknemer. Het is daarom slim om juridisch advies in te winnen alvorens arbeidscontracten en arbeidsvoorwaarden op te stellen. Ook valt het aan te raden praktisch advies in te winnen over de beste werkwijzen en gangbare praktijken, zodat het arbeidsbeleid binnen uw Indiase vestiging niet alleen juridisch compliant, maar ook hr-vriendelijk is. Veel buitenlandse bedrijven worstelen in India namelijk met een groot personeelsverloop, wat gemakkelijk voorkomen kan worden door een passend salaris en goede arbeidsvoorwaarden te bieden conform de Indiase regelgeving.

Twijfelt u over uw beleid of weet u niet zeker of u de Indiase regelgeving goed naleeft? Onze lokale juridische en HR specialisten zijn altijd op de hoogte van de laatste ontwikkelingen en helpen u graag de juiste oplossingen te vinden voor uw specifieke probleem.

Exporteert u chemische producten naar India? Dan heeft u per direct een BIS-certificatie nodig

In juni 2020 heeft de Indiase regering een verplicht BIS-certificatie ingesteld voor de productie en import van 14 chemische producten. Heeft u, als buitenlandse producent, deze certificering niet aangevraagd voor 13 december 2020, dan zal u niet langer uw producten naar India kunnen exporteren. Onze expert Dhrub Thakur legt uit hoe u dit proces zo slim mogelijk aanpakt. 

Bureau of Indian Standards (BIS)

De 'BIS' in BIS-certificatie staat voor het Bureau of Indian Standards. Dat is de nationale certificeringsinstantie van India, die valt onder het Ministerie van Consumentenbescherming, Voeding & Openbare Distributie. Het bureau is in 1986 opgericht met als doel standaardisatie van kwaliteitsnormen op te zetten voor verschillende producten, zoals bouwmaterialen, voedingswaren, consumentenelektronica en grondstoffen. 

“De lijst met producten die gekeurd dienen te worden door de BIS wordt constant uitgebreid,” vertelt Dhrub Thakur, hoofd van de juridische afdeling van Maier+Vidorno, de partner van IndiaConnected. “Zo is er afgelopen juni besloten 14 chemische producten toe te voegen, die van nu af aan een verplicht certificaat moeten hebben dat door de BIS wordt uitgegeven. Daarbij is producenten een termijn van zes maanden gegeven om hun certificaat te verkrijgen. Dat is een hele strakke deadline, want de procedure zelf kan tot zes maanden in beslag nemen.”

Chemische producten vallen onder de verplichte BIS-certificering inclusief fabrieksinspectie

 Er zijn 3 verschillende soorten BIS certificeringen:

• De verplichte BIS-certificering inclusief fabrieksinspectie

• De verplichte BIS-certificering zonder fabrieksinspectie

• De vrijwillige BIS-certificering

“De zojuist toegevoegde chemische producten vallen onder het eerste type certificering”, legt Dhrub uit. “Dit betekent dat zowel binnenlandse als buitenlandse producenten licenties nodig hebben voor de productie, verkoop en levering van chemische producten in India. Voor beide  is een fabrieksinspectie verplicht. Het is dan ook een ontzettend tijdrovend proces waar producenten zo snel mogelijk mee moeten starten.” 

De BIS-certificering verkrijgen zonder lokale expert is vragen om problemen

“Het proces begint met een hele hoop papierwerk dat moet worden ingediend bij de BIS”, vertelt Dhrub. “De producent moet aantonen hoe de kwaliteit van het product wordt gewaarborgd. Er moet op papier worden uitgelegd hoe de productieprocessen precies verlopen, vanaf de aankoop van de grondstoffen tot de manieren waarop het eindproduct getest wordt.” Dhrub raadt daarom aan een lokale expert in de arm te nemen, die specifieke ervaring heeft met het aanvragen van BIS-certificering voor internationale bedrijven. “U hebt als bedrijf echt iemand nodig die vaker met de BIS heeft gewerkt en begrijpt hoe alles gedocumenteerd en ingediend moet worden. Ga dus niet zomaar in op een aanbod van uw importeur of agent in India, die zegt dit wel even op te pakken. Als u vertraging oploopt ligt uw handel in India namelijk per december stil.”

Zodra de ingediende documenten zijn goedgekeurd, wordt er door de BIS een bezoek gepland aan de fabriek. “Het is een vereiste van de BIS dat de buitenlandse entiteit een contactpersoon in India heeft, die samen met de BIS het bezoek aan de fabriek kan organiseren. Dit kan uiteraard wel de importeur of agent zijn”, aldus Dhrub. “De inspecteur komt vervolgens langs om de ingediende documenten te verifiëren en de processen in de fabriek te inspecteren. Er zullen ook monsters meegenomen worden, die in India in een onafhankelijk laboratorium worden getest alvorens de certificering kan worden toegekend.” 

Europese producenten zullen volgens Dhrub waarschijnlijk weinig tot niks aan hun productieproces of product hoeven aanpassen. “De Indiase standaard wijkt namelijk niet heel erg af van andere standaarden die bijvoorbeeld in Europa of de Verenigde Staten gelden. Ondanks dat gaat er in de aanvraag ontzettend veel tijd zitten, ik kan daarom niet genoeg benadrukken dat u als buitenlandse producent op tijd aan dit proces moet beginnen, met de juiste lokale hulp.”

Geleen toplocatie voor Indiaas chemiebedrijf Technoforce

Steeds meer Indiase bedrijven investeren in Nederland. Fabrikant van fysische scheidingsapparaten voor de (chemische) industrie, Technoforce uit Nashik, Maharastra, vestigde zich vijf jaar geleden op de Brightlands Chemelot Campus in Geleen. “Dankzij de Nederlandse vestiging professionaliseert het hele bedrijf,” aldus Ben Bovendeerd directeur van Technoforce in Nederland.

Pilot plant Technoforce (foto: Technoforce)

De Indiase onderneming Technoforce ontwikkelt en fabriceert scheidingsinstallaties voor de maakindustrie, in Nashik, een stad op zo’n vier uur rijden van Mumbai. “We bouwen enorme industriële machines, soms van wel vier verdiepingen hoog, die allerlei complexe mengsels kunnen scheiden zoals chemicaliën, afvalwater, oliën en vetten,” legt directeur Ben Bovendeerd uit. “Denk bijvoorbeeld aan waterzuiveringsinstallaties waar componenten uit moeten worden gehaald voordat fabrieken het afvalwater mogen lozen.” De klantenkring bestaat onder meer uit grote farmaceutische bedrijven, producenten van (biobased) chemicaliën en de voedingsmiddelenindustrie. “In principe geldt dat waar geproduceerd wordt, er ook gescheiden dient te worden, immers zonder scheiden geen zuivere stoffen.”

In Geleen heeft Technoforce  een Europees Pilot Plant Development Centre. Bovendeerd: “Klanten kloppen bij ons aan voor maatwerk. Aangezien het kapitaalintensieve installaties betreft, van een ton tot enkele miljoenen, is het belangrijk de investeringsrisico’s voor opdrachtgevers te minimaliseren. Optimalisatie en evaluatie in proeffabrieken is cruciaal om een robuuste en economische oplossing te kunnen bieden. In de proefinstallatie worden voldoende testen uitgevoerd, om een betrouwbare opschaling naar industriële productieschaal te kunnen berekenen en een procesontwerp te kunnen maken, waarvoor Technoforce ook een procesgarantie geeft. Vervolgens wordt het eindproduct, een modulaire scheidingsinstallatie compleet met leidingen, instrumenten, pompen, vacuumsystemen en automatisering in Nashik gebouwd.”

Voordat het Indiase bedrijf een vestiging opende in Geleen kreeg het geregeld aanvragen uit Europa, maar die deals ketsten vaak ergens in het proces af. “In onze business moet je kunnen sparren met je klant, producten/chemicaliën uitwisselen en testen uitvoeren,” zegt Bovendeerd. “Dat was door de afstand simpelweg te lastig. Probeer voor een test maar eens een bak met 1.000 kilo afvalwater te exporteren naar India. Dat gaat niet zo maar.”

Directeur Technoforce Nederland Ben Bovendeerd (foto: Technoforce)

Vijf jaar geleden besloot de directie dat het tijd was voor een pilot plant development centrum in Europa. Het bedrijf koos voor Nederland, onder meer vanwege de goede beheersing van de Engelse taal. Het oog viel al snel op de Brightlands Chemelot Campus vanwege de gunstige ligging (tussen Duitsland en België en drie vliegvelden in de nabije omgeving) en de goede voorzieningen op de campus. Bovendeerd: “Chemelot sluit perfect aan bij onze business, in theorie zou de helft van de bedrijven op Chemelot een klant van ons kunnen zijn.” Ook de overkoepelende milieuvergunning van de campus was een belangrijke reden om voor Chemelot te kiezen. “Het zou veel te duur en tijdrovend zijn geweest om ons testcentrum buiten dit complex op te zetten.”

De Nederlandse vestiging helpt niet alleen om Europese orders binnen te slepen, merkt Bovendeerd, maar leidt ook tot verdere professionalisering van het hele bedrijf. “Door ons hier te vestigen trekken we de hele organisatie omhoog. We voldeden al aan de Europese wetgeving, maar we hebben nu ook allerlei nieuwe certificeringen gehaald. Ook is de ICT verbeterd en hebben we de uitstraling van het bedrijf stevig onder handen genomen. Een internationaal reclamebureau heeft een nieuwe huisstijl ontwikkeld, inclusief een nieuw logo en strakke richtlijnen voor al onze uitingen, waardoor de uitstraling is verbeterd.”

Als Indiaas bedrijf heeft Technoforce soms de schijn tegen, erkent Bovendeerd. “Veel klanten denken dat Indiërs inferieure kwaliteit maken, maar dat is echt achterhaald. Ik spoor mensen altijd aan om in onze werkplaatsen in India te gaan kijken, want dan valt het kwartje wel. Onze fabriek is zwaar geautomatiseerd, met bijvoorbeeld lasrobots en productie-management-systemen. De meesten weten niet wat ze zien. Technologisch kunnen we ons meten met de Europese concurrentie. Dat moet ook wel, want we concurreren niet alleen met hen in Europa, maar in de hele wereld.”