Stel, u wil een IT of R&D-afdeling opzetten of een bestaand team verder uitbouwen, maar loopt intern tegen een tekort aan capaciteit aan. Outsourcing is een manier om dit op te lossen. Voelt u zich niet helemaal senang bij het uitbesteden van de werkzaamheden, bijvoorbeeld omdat bedrijfsgevoelige informatie dan bij derden belandt? Dan is het interessant om ook eens de alternatieven onder de loep te nemen, zoals insourcen of hybrid sourcing.
Outsourcing: een goede optie voor niet-essentiële taken
Outsourcing is een bedrijfsstrategie waarbij bepaalde werkzaamheden, bijvoorbeeld IT of Research & Development, worden uitbesteed aan een extern bedrijf of een freelance werknemer, die vaak in het buitenland gevestigd zijn. Een outsourcingsbedrijf werkt meestal op contractbasis, wat betekent dat het team dat uw werkzaamheden zal gaan uitvoeren, voor een afgebakende periode wordt ingehuurd. Het gaat bij outsourcing bijna altijd om het uitbesteden van ‘niet-essentiële taken en processen’, dat wil zeggen werkzaamheden die niet behoren tot de core business van het bedrijf en een meer ondersteunende functie hebben.
Wanneer is outsourcing gunstig?
Outsourcing ontlast een organisatie van de verantwoordelijkheid voor, en reduceert in veel gevallen de kosten van, een ondersteunende afdeling zoals IT of R&D. Het outsourcingsbedrijf verzorgt namelijk niet alleen de mankracht, maar heeft ook de juiste middelen en infrastructuur tot z’n beschikking om de opdrachtgevende organisatie zo goed mogelijk te kunnen ondersteunen. Het volledig uitbesteden of outsourcen van werkzaamheden is dus de beste optie als het niet om de kerntaken van het bedrijf gaat, omdat u letterlijk de verantwoordelijkheid overdraagt aan een extern bedrijf en dus geen grote invloed meer heeft op hoe het werk precies wordt uitgevoerd en door wie.
Wat zijn de voordelen van outsourcen?
Lagere kosten: In veel gevallen is alleen al het uitbesteden van het werk naar een locatie buiten Nederland al goed voor een kostenbesparing. Daarnaast bespaart u op het feit dat u geen volledige IT-afdeling hoeft op te zetten of in geavanceerde apparatuur hoeft te investeren.
Meer keuze uit hooggeschoolde, technische werknemers: IT-outsourcingsbedrijven beschikken bijna altijd over een breed scala aan professionals, die speciaal voor bepaalde taken zijn opgeleid. Zo kan er gemakkelijk een team worden samengesteld dat aansluit op uw project.
Toegang tot een nieuwe markt: Outsourcing helpt sommige bedrijven uit te breiden en toegang te krijgen tot nieuwe markten, door de productielocatie of punt van dienstverlening dichter bij hun eindgebruikers te brengen. Neem bijvoorbeeld het Haagsche ARS T&TT, dat slimme technologische verkeersoplossing ontwikkelt. Zij begonnen in India met het outsourcen van hun R&D en verkopen inmiddels hun producten aan grote, lokale overheden.
Wat zijn de nadelen van outsourcen?
Ongemotiveerd: Bij veel outsourcingsbedrijven worden de werknemers op verschillende projecten ingezet. Dit kan ertoe leiden dat de medewerkers wel de taken naar behoren uitvoeren, maar verder geen idee hebben wie u bent als bedrijf en wat het overkoepelende doel is. U bent daardoor een van de projecten die moet worden afgerond en de medewerkers voelen geen toewijding voor uw specifieke project.
Culturele verschillen: Als u werk naar het buitenland uitbesteed, krijgt u altijd te maken met de lokale werkcultuur. Als deze slecht aansluit op de cultuur binnen uw bedrijf is dit niet alleen lastig aan te passen, maar kan dit ook tot problemen leiden die het project kunnen doen laten mislukken.
Communicatieproblemen: Een differentiatie in werkcultuur kan bijvoorbeeld leiden tot communicatieproblemen. Is uw lokale team gewend om gedetailleerde opdrachten te krijgen terwijl u juist graag input over de mogelijkheden van hun kant wenst te ontvangen? De kans is groot dat uw vraag om input dan niet begrepen zal worden en de resultaten daarom ook te wensen zullen overlaten.
Insourcing: de oplossing als u al over de juiste infrastructuur beschikt
Bij insourcing wordt er een oplossing binnen de organisatie gezocht of opgezet. Het kan zijn dat de werkzaamheden worden geïntegreerd in de bestaande structuur door het aantrekken van nieuw personeel of middels een tijdelijk partnerschap met een verbonden onderneming of dochteronderneming. Als we spreken over het insourcen van werkzaamheden gaat het ook in dit geval om taken die niet direct als de kerntaken van het bedrijf worden gezien, maar vaak een beetje tussen ‘essentieel’ en ‘niet-essentieel’ invallen en waarbij meer direct overzicht vanuit de organisatie gewenst is. Denk bijvoorbeeld aan softwareontwikkeling waarbij de software een belangrijke ondersteunende rol speelt bij het efficiënt uitvoeren van de kerntaken van het bedrijf.
Wanneer is insourcing gunstig?
Insourcing is vooral aan te bevelen als het gaat om specialistische werkzaamheden waarbij bijzondere expertise vereist is of als het bedrijf al een bestaande infrastructuur heeft waarin de nieuwe taken gemakkelijk kunnen worden gehuisvest. Een organisatie zou bijvoorbeeld de technische ondersteuning voor een nieuw product kunnen insourcen, omdat het bedrijf binnen de organisatie al over technische ondersteuning voor een ander product beschikt. In dit geval zal het ook heel lastig zijn om de werkzaamheden volledig te outsourcen, de meeste servicebedrijven beschikken namelijk niet over de capaciteit en kennis om zulke specifieke taken over te nemen.
Wat zijn de voordelen van insourcen?
Flexibiliteit: Een on-site team kan ook op andere taken worden ingezet indien nodig. Zo kunnen zij bijvoorbeeld niet alleen uw software updaten en beheren, maar ook hardware-apparatuur onderhouden.
Korte lijntjes: Aangezien uw insourcing team zich in uw kantoor bevindt, kunt u gemakkelijk en snel communiceren. Ook kunnen zij zelf sneller in contact komen met andere afdelingen binnen het bedrijf waardoor mogelijke knelpunten rap kunnen worden geïdentificeerd en opgelost.
Meer controle over de workflow: U hebt de leiding over dit team, zonder tussenkomst van mogelijke lokale managers. Hierdoor kunt u ze sneller bijsturen, het werk evalueren en uw team motiveren. Dit zorgt vaak voor meer toewijding en hogere motivatie.
Wat zijn de nadelen van insourcen?
Hogere kosten: Omdat u in eigen land op zoek gaat naar een geschikt team en zult moeten investeren in het aanleggen van de infrastructuur en andere benodigde middelen, zal de prijs een stuk hoger uitvallen dan bij de andere twee alternatieven.
Gebrek aan talent: In Nederland kampen we met een tekort van ruim 40.000 technische personeelsleden. Het is daarom voor veel bedrijven een lastige en dure procedure om een team te vormen die aan alle voorwaarden en eisen voldoet.
Onmisbaarheid van bepaalde werknemers: Als u een uniek project hebt en een van uw waardevolle specialisten besluit het bedrijf te verlaten, kan dit leiden tot het stilvallen of zelfs stopzetten van het project. Helemaal omdat het een uitdaging is snel vervanging te vinden.
Hybride sourcing: het beste van twee werelden
Zoals de naam al doet vermoeden, komen in een hybride vorm van sourcing verschillende elementen van outsourcen en insourcen samen. Het hybride model biedt u de mogelijkheid talent te vinden in het buitenland, dat bijvoorbeeld in eigen land niet beschikbaar is, zonder direct vast te zitten aan een outsourcingsorganisatie die de teamsamenstelling en de werkwijze bepaalt. Dit betekent dat u kunt profiteren van de grote talentenpool en lagere kosten van de outsourcingslocatie, maar uw nieuwe werknemer of team wel echt onderdeel wordt van uw bedrijf. Dit heeft als voordeel dat u gevoelige informatie niet hoeft te delen met derden omdat u zelf direct leiding geeft aan uw nieuwe werknemer of team. Wel is het belangrijk dat u kiest voor een hybride leverancier die de juiste infrastructuur kan bieden op de locatie waar uw remote medewerkers van start gaan, zo zorgt u voor een consistente ervaring op alle locaties en kunt u gemakkelijk schalen of middelen migreren als de behoeften veranderen.
Wanneer is hybride sourcing gunstig?
Hybride sourcing is een perfecte oplossing als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een werknemer of team voor een interne oplossing, maar de vacature lastig te vervullen is door een gebrek aan kandidaten. Als u bijvoorbeeld kiest voor India, het nummer 1 outsourcingsland ter wereld, geniet u met het hybride model van de voordelen die outsourcen u daar biedt, zoals lagere kosten en een grotere pool aan geschikte werknemers, en heeft u geen last van het verschil in werkcultuur omdat u de leiding houdt over uw project. U bepaalt namelijk zelf wie de opdracht of werkzaamheden voor u gaan uitvoeren en aan welke voorwaarden zij moeten voldoen.
Wat zijn de voordelen van hybride sourcing?
Een grotere keus uit geschikte talenten tegen lagere kosten: U profiteert van de grote talentenpools van technisch geschoolde werknemers voor een lagere prijs en zonder op kwaliteit in te leveren.
Geen culturele of communicatieproblemen: Omdat u bepaalt welke vaardigheden uw toekomstige werknemer of team moet bezitten, kunt u voorselecteren op werknemers die goed aansluiten op de cultuur binnen uw bedrijf. Zo haalt u niet alleen gemotiveerde werknemers binnen, maar voorkomt u ook communicatieproblemen door mogelijke cultuurverschillen.
Controle en flexibiliteit: U heeft met een hybride model niet te maken met een lokale, tussenliggende managementlaag, maar stuurt direct uw werknemers aan. Hierdoor heeft u betere controle op de werkwijze en het uiteindelijke resultaat. Ook biedt het u de mogelijkheid snel om te schakelen of op te schalen indien nodig. Het biedt u dus de flexibiliteit van outsourcing en de controle van een insource team.
Wat zijn de nadelen van hybride sourcing?
Tijdsverschil: Omdat u in het hybride model talent aanneemt uit het buitenland, heeft u in bijna alle gevallen te maken met wat tijdsverschil. Dat kan lastig zijn omdat uw teams (in-house en remote) niet helemaal qua tijd overlappen, maar u kunt dit ook in uw voordeel gebruiken. Het tijdsverschil met India is bijvoorbeeld zo’n vier uur, daarin kunt gemakkelijk problemen laten oplossen voordat uw Europese werknemers of gebruikers er last van zullen ondervinden.
Intensieve voorbereidingstijd / inwerktijd: Omdat u en uw werknemers er collega’s op afstand bij krijgen is het goed van tevoren de werkprocessen onder de loep te nemen. Er kunnen bijvoorbeeld mogelijke extra stappen ingevoerd worden die ervoor zorgen dat er altijd goed inzicht is in de taken die bij de remote collega’s liggen en in hoe zij vorderen. Dit vraagt wat extra voorbereidings- en inwerktijd voor u en uw in-house team.
Taalverschil: Als u kiest uit de meest populaire bestemmingen om een remote team op te zetten, dan zult u altijd te maken hebben met werknemers die geen Nederlands, maar Engels spreken. Dit kan lastig zijn voor u of uw team, check daarom goed of niet alleen uw nieuwe collega’s op afstand, maar ook uw team in Nederland de Engelse taal goed genoeg beheerst.
Hebt u ook een of meerdere technische vacatures open staan die u maar niet gevuld krijgt? Dan kan hybride sourcing naar India een goede oplossing voor u zijn. U krijgt hiermee toegang tot de grootste talentenpool ter wereld, kunt rekenen op een kostenbesparing en neemt een nieuwe betrokken collega of collega’s aan die echt onderdeel worden van uw bedrijf.