Decos exporteert makkelijker naar India dan naar Duitsland

Terwijl de innovatieve softwarebouwer Decos nauwelijks voet aan de grond krijgt in onze buurlanden, slaagt het bedrijf uit Noordwijk er wel in om Indiase klanten binnen te halen. CEO Paul Veger: “Geduld in Duitsland is duurder dan in India.”

Kantoor van Decos in India (foto Decos)

Slimme stap

Paul Veger is een veelgevraagd spreker over innovatie, zelfsturende teams en papierloos werken, maar over India spreekt de CEO van Decos maar zelden. “Jammer,” vindt hij zelf, “want India is misschien wel de slimste stap die het bedrijf ooit genomen heeft.” Veger stuit eind jaren negentig op een probleem waar ook nu veel bedrijven tegenaan lopen: een chronisch tekort aan personeel. “India,” denkt hij als hij op een ochtend wakker wordt. “Misschien moet ik dat eens onderzoeken.”

“Dankzij onze Indiase vestiging hebben we nu geen probleem om goed personeel te vinden.
”

Kantoor in India

De ondernemer besluit in India te gaan kijken. Hij laat naar tevredenheid een proefproject uitvoeren en krijgt collega Roel Noort enthousiast voor het Indiase avontuur. Noort verhuist naar de Indiase stad Pune waar hij het kantoor voor Decos opzet en drie jaar leidt. “We willen liever niet samenwerken met een Indiase tussenpartij,” zegt Veger. “De meeste Indiase bedrijven zijn vrij hiërarchisch, terwijl wij in Noordwijk zonder managers werken. We willen ons eigen bedrijf opzetten zodat we ook onze eigen bedrijfscultuur kunnen creëren. Ook willen we dat onze mensen in India beschikken over fatsoenlijke werkplekken en goede apparatuur – net als bij ons in Noordwijk.”

Paul Veger, CEO Decos (foto: Decos)

Complete technische teams in India

Na drie jaar draait het kantoor in India op rolletjes, keert Noort huiswaarts en neemt een Indiase directeur de dagelijkse leiding over. Anno 2018 heeft Decos ruim honderd man in dienst in India. Dat zijn niet zo maar simpele codekloppers. “Bij veel projecten zit de technical architect en de technical lead ook in India. De product owners, medewerkers die het contact met de klant onderhouden, zitten vaak wel in Nederland. Maar voor Indiase klanten natuurlijk niet. Dan hebben we gewoon Indiase product owners. Dan hebben zij een cultuurvoordeel.”

India als tweede thuismarkt 

Het aantal Indiase klanten neemt sinds twee jaar toe. “Eerder hebben we geprobeerd om onze software oplossingen aan gemeenten in Duitsland, België en het Verenigd Koninkrijk te verkopen, maar dat bleek ontzettend lastig en tijdrovend. De concurrentie is groot en een goed technisch salesteam in die landen kost handenvol geld. In India zitten we toch al, dus daar hoeven we niet extra te investeren om sales te doen. We hebben rustig de markt verkend, relaties gelegd en inmiddels begint de verkoop op stoom te komen.”

“Via India krijgen we nu ook orders uit de VS.”

Indiase gemeenten helpen digitaliseren

De groei van Decos in India is mede te danken aan het digitaliseringsbeleid van premier Modi, stelt Veger. “India staat bekend om de enorme bureaucratie, maar Modi wil dat het land mee gaat met de tijd. Hij stimuleert digitalisering van de Indiase overheid zeer actief. In Nederland zijn wij marktleider op dat gebied, dus met onze software oplossingen kunnen we Indiase gemeenten echt helpen om een enorme sprong voorwaarts te maken. Wist je dat er drieduizend grote gemeenten zijn in India? Voor ons is India de grootste groeimarkt ter wereld. En, het mooiste is, we hebben nauwelijks serieuze concurrenten in India.”

Kantoor van Decos in India (foto: Decos)

Tenders winnen

Hoe doet Decos dat dan, verkopen aan Indiase gemeenten? “Dat loopt allemaal via tenders,” zegt Veger. “Dat is een voordeel, want dat maakt het proces transparant. Zelf kunnen we overigens niet inschrijven op die tenders, want daarvoor gelden stevige criteria, zoals een minimale bedrijfsgrootte en een hoge minimale jaaromzet. Daarom werken we met partners zoals de Japanse multinational NEC en het ERP-systeem IPS. Zij nemen onze producten mee in hun aanbod aan gemeenten.”

Springplank

Die tendertrajecten kunnen best lang duren, erkent Veger. “Verkopen aan de overheid gaat nergens ter wereld snel. Ik houd me vast aan de stelregel dat wanneer klanten er lang over doen om met je in zee te gaan, ze ook langs bij ons blijven. Doordat wij er vroeg bij zijn in India, kunnen we marktleider worden. Bovendien is het land een springplank naar de rest van de wereld. We krijgen nu via India orders binnen uit de Verenigde Staten. Dat is ons vanuit Nederland nooit gelukt.”

Brabants ingenieursbureau vindt broodnodig personeel in India

Wie technisch personeel tekort komt, is in India aan het juiste adres. Ingenieursbureau Van Boxsel richtte al in 2004 haar eigen vestiging in India op en plukt daar nu de vruchten van.

Eigenaar Willem van Boxsel (foto: Van Boxsel)

Kennis in huis houden

Bedrijven die op projectbasis werken of actief zijn in een zeer conjunctuurgevoelige markt hebben allemaal hetzelfde probleem: ze hebben altijd te veel of te weinig goede mensen om het werk uit te voeren. “Flexibele krachten hebben niet dezelfde commitment als vaste mensen,” zegt Willem van Boxsel, eigenaar van ingenieursbureau Van Boxsel uit Oosterhout. “Outsourcen doe je ook liever niet, want je wilt de kennis in huis houden.” 

Vestiging in India

Op zoek naar de perfecte oplossing, komt Van Boxsel in 2004 in India terecht, waar hij besluit een eigen vesting op te zetten. Via een Nederlands architectenbureau dat in Delhi dan al een vestiging heeft, vindt Van Boxsel snel personeel. “Binnen een paar maanden waren we operationeel en een jaar later liep de Indiase afdeling gesmeerd.” Ondertussen richtte de ondernemer zijn eigen Indiase private limitedop, het equivalent van de Nederlandse BV. Zodra dat geregeld was, traden zijn Indiase medewerkers in dienst van Van Boxsel Engineering Pvt Ltd in Delhi. 

Indiase zakencultuur

Om hun Indiase personeel in te werken, stuurt Van Boxsel een medewerker naar Delhi. Die medewerker, Bob van Gils, gaat aanvankelijk voor een jaar naar hoofdstad New Delhi, maar woont en werkt daar inmiddels nog steeds. “Van Gils is getrouwd met een Indiase vrouw en het ziet er niet naar uit dat hij nog terug naar Nederland komt,” vertelt Van Boxsel. Goed voor de zaak is het ook. “Met dank aan zijn vrouw hebben we de Indiase zakencultuur beter leren begrijpen.”

Tekenwerk in India

Hoe werkt dat dan, met zo’n club ingenieurs aan de andere kant van de wereld? “Ontwerpen op afstand is niet handig,” vertelt Van Boxsel. “In de ontwerpfase wil je alle betrokken partijen bij elkaar om de tafel hebben. Maar daarna kunnen tekeningen prima worden uitgewerkt in India. Ook rekenwerk kan daar worden verricht. In totaal wordt 80% van ons werk nú in Nederland uitgevoerd en 20% in India.”

Klanten in India 

Aanvankelijk voert het Indiase kantoor van Van Boxsel alleen tekenwerk uit voor Nederlandse klanten, maar wanneer de crisis inslaat, begint Van Boxel zich ook te oriënteren op de Indiase markt. “Eerst probeerden we te concurreren met lokale ingenieursbureaus, maar dat was gedoemd te mislukken. In die markt konden we ons niet onderscheiden. In India wordt er waanzinnig veel gebouwd, maar bouwers hebben grote moeite om gebouwen op tijd op te leveren. Er zijn ook veel onafgebouwde gebouwen. Omdat we veel ervaring hebben met prefab betonbouw – waarmee je makkelijker kunt plannen, de kosten beter kunt beheren en minder mensen nodig hebt – besloten we om deze bouwmethode actief te gaan promoten in India” (hieronder een van de projecten van Van Boxsel in Bangalore).

Verkopen in India

Dat blijkt een schot in de roos: plots gaat de telefoon op het Indiase kantoor rinkelen. “In het begin wilden potentiele klanten vooral gratis advies. Dat doe je een paar keer, maar toen  we merkten dat daar niks uitkwam zijn we haalbaarheidsstudies gaan verkopen aan projectontwikkelaars. Daar zijn vervolgvragen uit voortgekomen en inmiddels hebben we verschillende gebouwen neergezet in India. 50% van onze totale omzet van onze Indiase vestiging komt tegenwoordig uit India.”

Nieuwe afzetmarkt

Van Boxsel zette de stap naar India om zijn personeelstekort op te lossen, maar heeft in dat land nu dus ook een nieuwe afzetmarkt aangeboord. “Tijdens de crisis voerden we in India geen werk meer uit voor Nederlandse klanten, maar wel voor klanten uit de VS, Groot-Brittanië, Ierland, Australië en Nieuw-Zeeland. Inmiddels gaat er wel weer Nederlands werk naar India.”

Ruim tweeduizend Indiase CV’s per maand

Van Boxsel heeft nu twintig man in dienst in Nederland en twintig in India. En als de vraag groeit kan het bedrijf makkelijk opschalen. “Onze capaciteit is feitelijk oneindig,” zegt Van Boxsel. Maandelijks krijgen we tweehonderd Indiase cv’s opgestuurd – en dat zonder te adverteren! Als we mensen nodig hebben, pikken we de beste 5 CV’s van afgelopen maand eruit en gaan we met hen in gesprek.”

Bedrijfscultuur

Van Boxsel streeft ernaar om de Nederlandse bedrijfscultuur zoveel mogelijk over te brengen in India. “Onlangs hebben we gevierd dat een collega van ons 12,5 jaar in dienst is. Voor India is dat vrij uniek. Anderzijds hebben we ook last van personeelsverloop. Indiërs houden ervan om alle opties open te houden. Wat we doen om mensen te behouden? Het belangrijkste is om vertrouwen uit te stralen: op tijd betalen en iedereen goed behandelen. Laatst kreeg een medewerker in zijn eerste week een ongeluk. Hij vreesde voor zijn baan. Maar natuurlijk ontslaan we zo iemand niet. Het hele team ziet hoe we zo iemand steunen en goed behandelen. Dat schept vertrouwen.”

Personeel naar India: regel het goed!

Wilt u personeel (tijdelijk) laten werken in India? Dan moet u een aantal zaken goed regelen voor uw medewerkers. Dit moet u weten over het aanvragen van visa, het afsluiten van een ziektenkostenverzekering en het vastleggen van aansprakelijkheid. 

 1. VISA

Werkvisa voor India 

Expats kunnen een zakenvisum aanvragen om legaal in India te werken – daar is geen aparte werkvisa nodig. Werkvisa worden afgegeven aan expats die gaan werken voor een bedrijf dat is geregistreerd in India. Expats komen in aanmerking voor een werkvisum als ze naar India verhuizen voor een het bedrijf waar ze al werken of met een gegarandeerd aanbod van werk van een nieuwe werkgever. Om zo’n werkvisum te krijgen, moet u niet alleen bewijs van een dienstverband aanleveren maar ook bewijs van de academische/professionele kwalificaties die de expats in staat stellen om het werk te verrichten. Binnen de eerste 14 dagen na aankomst moet de expat zich registreren bij het Foreigners' Regional Registration Office (FRRO). Werkvisa voor India zijn twee tot vijf jaar geldig, afhankelijk van het beroep van de aanvrager. Meestal kan de werkgever of de zakenpartner in India hierbij helpen. Verlenging is verkrijgbaar bij het Indiase Ministerie van Binnenlandse Zaken of bij een Foreign Regional Registration Office van een expat.

Business visa voor India

Een business visum is bedoeld voor werknemers, ondernemers of investeerders die zaken willen doen in India. Wanneer u voor een beperkte tijd in opdracht van een Nederlands bedrijf in India werkt, kunt u een  business visum aanvragen. Om een business visum aan te vragen heeft u een Indiase zakenpartner nodig die een uitnodigingsbrief moet overleggen. Business visa worden over het algemeen voor zes maanden of meer verleend. Zakenvisumhouders mogen niet langer dan zes maanden achterelkaar in India verblijven. Een zakenvisum kan niet worden omgezet in een werkvisum. 

Een visum aanvragen voor India

Expats die naar India komen om te werken, kunnen aanvraagformulieren krijgen via bemiddelingsbureau VFS Global dat door de Indiase autoriteiten is aangewezen om visumaanvragen te verwerken. Maak geen gebruik van andere bureau’s die u eventueel via Google vindt, er zijn verschillende oplichters in de markt. Afgezien van standaarddocumentatie zoals paspoorten en pasfoto's, verschillen de documenten die expats moeten verstrekken afhankelijk van het type visum. Voor een kort (werk)bezoek kunt u gebruikmaken van een zogenaamd elektronisch visum. Daaraan zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• Bij aankomst in India moet uw paspoort nog minimaal 6 maanden geldig zijn.

• U mag maximaal 60 dagen in India verblijven.

• Binnen de geldigheid van uw visum mag u twee keer India in reizen (double entry).

• Het e-visum is alleen geldig bij aankomst via de grote luchthavens

•  U mag maximaal 2 e-visums per kalenderjaar aanvragen.

• U kunt het visum tot 4 dagen voor vertrek aanvragen.

2. VERZEKERINGEN

Ziektekostenverzekering in India

Alle expats die naar India verhuizen, moeten ervoor zorgen dat ze over een adequate ziektekostenverzekering beschikken. Expats kunnen ook verzekerd worden via hun werkgever in India, maar het is belangrijk om te weten dat sommige polissen alleen betrekking hebben op de behandeling in bepaalde ziekenhuizen. Daarom moeten expats bereid zijn om extra te betalen, vooral als ze van plan zijn om door het land te reizen. Sommige internationale verzekeringsmaatschappijen worden door Indiase ziekenhuizen niet erkend. In deze gevallen moeten expats contant geld betalen. Daarom is het van essentieel belang om alle facturen en documenten te bewaren als u deze kosten door de verzekeraar in Nederland vergoed wilt krijgen.

Als de expatriate niet via de werkgever is of kan worden verzekerd, moet er een particuliere ziektekostenverzekering worden afgesloten. Het aantal verzekeringsmaatschappijen is de afgelopen jaren sterk gestegen. Veel nieuwe bedrijven zijn takken van internationale verzekeraars. Aanbiedingen variëren enorm. De meeste pakketten dekken het hele gezin en de prijzen worden aangepast aan het aantal verzekerde personen. Bijdragen beginnen meestal rond de Rs 10.000 (€ 125,-) per jaar en kunnen van de inkomstenbelasting worden afgetrokken. Bij het kopen van een zorgverzekering ontvangt de expatriate een verzekeringspas. Ook met de verzekering is betaling met de ziekteverzekeringskaart alleen in een aantal selectieve ziekenhuizen mogelijk en moet er meestal contant worden betaald.

 3. AANSPRAKELIJKHEID

Aansprakelijkheid voor Nederlanders die in India werken 

De aansprakelijkheid voor eventuele schade is afhankelijk van de afspraken in het contract dat is afgesloten tussen de expat en de werkgever (expatriate contract). De wetgeving van het land waar het contract wordt gesloten, moet hierbij ook worden overwogen. Er zijn een aantal manieren waarop de expatriate assignment en daarmee het contract tot stand kan komen:

1. Vestiging in India/werken bij een groepsbedrijf: Aansprakelijkheid van een expatriate hangt dan af van de afspraken in de expatriate contract en tussen de Nederlandse werkgever en de een expat die in India gaat werken.

2. Detachering: Een gedetacheerde blijft in dienst van het bedrijf in Nederland, maar verleent diensten voor de entiteit in India. Afhankelijk van de structuur kan de gedetacheerde worden betaald door het bedrijf in Nederland of door het bedrijf in India, eventueel met behulp van een zogenaamde shadow payrollconstructie. Niet alle gedetacheerden zijn expats. 

3. Expatlokalisatie of -overdracht (inleen-constructie): De expatriate wordt tijdelijk overgedragen (met de verwachting dat de expatriate later terugkeert naar het Nederlandse bedrijf) aan een partnerbedrijf in India en is daarmee officieel in dienst van, betaald door, en verricht diensten voor de entiteit in India. Hier is het contract met de Indiase entititeit van toepassing.

4. Dual, co- of joint employment: De expatriate werkt tegelijkertijd voor zowel de thuis- als de gastlanden en heeft twee werkgevers. Afhankelijk van de structuur kan de expatriate worden betaald door het Nederlandse of Indiase bedrijf of door beide. De expat kan diensten verlenen aan de Nederlandse en Indiase entiteit of beide. De arbeidsrelatie met het moederbedrijf kan actief of passief zijn, wat inhoudt dat de werkrelatie in Nederland mogelijk ondergeschikt is en zogenaamd 'in slaapstand' verkeert. Het primaire contract is dan met de werkgever in India.