India biedt met z’n grote, technisch geschoolde talentenpool een geweldige oplossing voor het grote tekort aan Nederlandse IT-ers, developers, data engineers en andere technische posities. Maar hoe zorgt u er nu voor dat de talenten die u in India aanneemt ook echt onderdeel worden van het team in Nederland ondanks dat zij op afstand werken? Dit zijn onze belangrijkste adviezen:
1. Het begint al bij de recruitment
Om er zeker van te zijn dat uw remote medewerkers straks ook gemakkelijk zullen integreren in uw Nederlandse team, is het belangrijk om al tijdens het recruitment proces goed op een rijtje te hebben welke vaardigheden de kandidaten dienen te bezitten. Het is belangrijk dat Nederlandse bedrijven zich bewust zijn van de culturele verschillen tussen Nederland en India. Er zijn daarom drie belangrijke punten waar Nederlandse bedrijven Indiase kandidaten op moeten testen tijdens de sollicitaties zodat er geen twijfel is dat ze dit verschil kunnen overbruggen:
Nederlanders communiceren heel direct, durven zonder aanmoediging ideeën aan te dragen en uiten hun kritiek makkelijk. In India speelt hiërarchie op de werkvloer een belangrijke rol waardoor werknemers vaak niet zo open kunnen zijn tegen leidinggevenden en collega’s als wij hier gewend zijn. Het is daarom essentieel dat potentiële werknemers getest worden op hun communicatievaardigheden en of zij goed met de Nederlandse directheid om kunnen gaan.
Als u aan de slag gaat met collega’s op afstand in India, dan zal de communicatie in het Engels verlopen. Dit betekent dat u niet alleen uw nieuwe talenten goed moet testen op hun beheersing van de taal, maar ook uw Nederlandse team. Als uw Indiase collega’s de taal goed beheersen, maar het Nederlandse team bijvoorbeeld moeite heeft met Engelse terminologie, staat u alsnog voor een uitdaging. Helemaal als het gaat om goede integratie van de remote werknemers, als zij niet gemakkelijk een praatje kunnen maken of een vraag kunnen stellen, kan het voor hen lastig zijn zich volledig onderdeel van het bedrijf te voelen.
Naast de vaardigheden die een kandidaat moet bezitten om de functie goed uit te voeren, moet u tijdens de sollicitatieprocedure ook extra aandacht besteden aan de soft skills van de kandidaat. Werk samen met een gespecialiseerde HR adviseur of een psycholoog en maak een duidelijke omschrijving van de cultuur van uw bedrijf. Stel vervolgens een lijst met de benodigde softskills op die ervoor zorgen dat u de juiste persoon selecteert die ook echt zal floreren binnen uw bedrijf.
Tijdens de recruitment moet u natuurlijk niet alleen nadenken over hoe uw nieuwe werknemers goed in de Nederlandse werkcultuur passen. U moet ook begrijpen wat de valkuilen zijn voor Europese bedrijven die de Indiase cultuur nog niet kennen. Wij hebben daarom vier zaken op een rij gezet waar u rekening mee moet houden tijdens het rekruteren van uw remote personeel in India:
2. Zorg dat er een duidelijk inwerkhandleiding klaar ligt
Veel bedrijven hebben geen standaard handleiding of structuur voor de inwerkperiode, omdat dit wordt opgepakt door het team waar de nieuwe collega in terecht komt. Tijdens het inwerken van een werknemer die fysiek aanwezig is op de werkvloer is het in veel gevallen ook helemaal geen probleem als er geen duidelijke richtlijnen zijn over de stappen die moeten worden doorlopen, omdat je gemakkelijk even langs elkaars bureau loopt om te checken of alles goed gaat en er ergens extra ondersteuning bij nodig is. Bij het inwerken van een remote collega is dit uiteraard anders door de fysieke afstand en het inwerkproces volledig digitaal verloopt. Het is daarom belangrijk dat er samen met HR van tevoren een plan wordt gemaakt waarbij er gekeken wordt naar alle stappen en de tijd die nodig zal zijn om de nieuwe collega goed te integreren in het bedrijf.
Zo moet er bij het inwerken niet alleen ingezoomd worden op de taken en targets die in de functie vervuld moeten worden, maar moet er ook uitgebreid gesproken worden over the bigger picture. Waar draagt de nieuwe collega met zijn taken uiteindelijk aan bij, wat is het doel van zijn team en de organisatie als geheel? Alleen door te begrijpen waarom je een belangrijk onderdeel bent van het bedrijf en naar welk doel er als organisatie toe wordt gewerkt, kan een nieuwe werknemer op afstand zich ook echt betrokken gaan voelen. Daarnaast is het slim langer de tijd te nemen voor de inwerkperiode, omdat ook uw bedrijf moet wennen aan het samenwerken met een collega op afstand. Houd er rekening mee dat de opstartfase zeker zes tot negen maanden in beslag neemt voor iedereen z’n draai heeft gevonden en op de gewenste productiviteit is.
3. Geef uw nieuwe collega’s een ‘virtuele rondleiding’ door uw bedrijf
Krijgt een nieuwe werknemer normaal gesproken op dag 1 een korte rondleiding door het bedrijf, bij remote medewerkers wordt dit vaak vergeten. Omdat de hele onboarding procedure via videocall verloopt, wordt de nieuwe collega vaak alleen voorgesteld aan de teams en leidinggevende waar hij of zij in z’n dagelijkse werk mee te maken krijgt. Maar net als dat het belangrijk is inzicht te geven in de doelen waar de organisatie als geheel naar toe werkt, is het ook essentieel een nieuwe collega aan het gehele bedrijf voor te stellen om hem of haar een goed idee te geven van de nieuwe werkplek. Misschien zal uw remote medewerker niet gaan samenwerken met de financiële afdeling van uw bedrijf, maar zij spelen wel een belangrijke ondersteunende rol in de organisatie. Om de nieuwe collega echt goed te laten begrijpen hoe het bij u reilt en zeilt en om mogelijke barrières weg te nemen indien de remote medewerker contact moet leggen met afdelingen waar hij of zij nooit geïntroduceerd is, is het daarom nuttig alle onderdelen van uw bedrijf te betrekken in de onboarding procedure en uw nieuwe werknemer zo echt wegwijs te maken binnen uw organisatie.
4. Creëer dagelijkse contactmomenten
Naast persoonlijk contact, zijn dagelijkse contactmomenten over de vorderingen van de uit te voeren taken essentieel om iedereen betrokken te houden en eventuele uitdagingen of problemen snel te kunnen verhelpen. Een goede manier om dit te structureren is via een dagelijkse stand-up meeting van ongeveer 15-20 minuten, waarin ieder teamlid de beurt krijgt om kort te spreken over drie belangrijke punten: welke taken er zijn afgerond of hoe ver ze gevorderd zijn, de uitdagingen die de taak met zich meebracht of brengt, en de nieuwe taak waarmee gestart zal worden of een plan voor het vervolgen van de huidige taak. Daarnaast is het, vooral in de eerste zes tot twaalf maanden, aan te raden een maandelijkse bijeenkomst te plannen waarin de nieuwe werknemer en de bijbehorende leidinggevende een uitgebreider gesprek met elkaar aangaan over het werk en de persoonlijk ervaringen van de werknemer zodat er snel bijgestuurd kan worden indien nodig.
Voor vragen die de remote medewerker heeft voor zijn team en die niet kunnen wachten tot de dagelijkse stand-up, is het verstandig een workplace chat op te zetten, zoals het programma Slack. Zo kan er direct met collega’s gecommuniceerd worden over eventuele problemen, maar ook over luchtigere zaken, wat het gevoel geeft dat men echt met elkaar op kantoor zit. Het is zaak dat het team in Nederland zo’n chat ook daadwerkelijk integreert in hun dagelijkse werkomgeving zodat de remote collega niet uren zit te wachten op een antwoord en er snel een call kan worden gestart indien er overleg nodig is. Met de introductie van deze communicatiemiddelen zorgt u ervoor dat uw nieuwe werknemer niet het gevoel heeft ergens ver weg en alleen aan het werk te zijn, maar juist echt onderdeel uit te maken van het team.
5. Maak geen verschil in het comfort van uw Nederlandse en remote medewerkers
Een remote medewerk integreren in uw Nederlandse team betekent dat zij van dezelfde mogelijkheden kunnen genieten als uw andere medewerkers. Zorg daarom dat er een comfortabele professionele werkplek voor hen beschikbaar is. Zorg ook voor goede, up-to-date hardware. En in het geval dat er vanuit huis wordt gewerkt, kunt u er voor kiezen een budget beschikbaar te stellen zodat uw nieuwe werknemer thuis een prettig werkomgeving kan creëren met een goed werkende computer en internetverbinding. Maar comfortabel werken gaat verder dan alleen een fijne bureaustoel. Met uw Nederlandse medewerkers bent u waarschijnlijk secundaire arbeidsvoorwaarden overeengekomen zoals een auto, fiets of telefoon van de zaak, een budget voor persoonlijke ontwikkeling of een abonnement op de sportschool. Buitengesloten worden van dit soort mogelijkheden, kan remote medewerkers doen voelen alsof zij als minder worden gezien binnen de organisatie. Biedt hen ook de mogelijkheid zich op persoonlijk vlak te ontwikkelen en hun in hun dagelijkse uitdagingen zoals het notoire woon-werkverkeer in India te ondersteunen.
Bent u al langere tijd op zoek naar goed opgeleide, technische werknemers, maar krijgt u de vacature in Nederland maar niet vervuld? Neem vrijblijvend contact met ons op over de mogelijkheden die IndiaConnected uw bedrijf kan bieden.