Voor buitenlandse bedrijven is personeelszaken in India vaak lastig. Hoe bouw je een transparante bedrijfsstructuur op waarin werknemers open durven te zijn, maar ook verantwoordelijk kunnen worden gehouden voor de behaalde resultaten? Hieronder geven we inzicht in employee performance management in India.
In Nederland hebben we gemiddeld twee keer per jaar een officieel contactmoment met onze leidinggevende over ons functioneren, in een beoordelingsgesprek en een functioneringsgesprek. In de meeste Indiase bedrijven gebeurt dit slechts één keer per jaar. De Indiase Annual Performance Appraisal is het best te vergelijken met wat wij het beoordelingsgesprek noemen. Het functioneren van de werknemer wordt getoetst aan de hand van de gestelde en behaalde bedrijfsdoelen. Is de beoordeling positief, dan kan dat met een salarisverhoging beloond worden. Maar er is meer dan alleen salarisverhoging.
Bij goed employee performance management worden de organisatiedoelen duidelijk met de medewerkers gedeeld. Iedereen kan vervolgens persoonlijke doelen definiëren die meebouwen aan het eindresultaat van de organisatie. Zo ontstaat er een gevoel van betrokkenheid bij het bedrijf, zijn de verwachtingen voor de werknemer duidelijk en blijft er is genoeg ruimte over voor persoonlijke ontwikkeling. Omdat de medewerkers zelf bepalen hoe ze invulling geven aan de manier waarop zij de doelen willen bereiken, creëert het vertrouwen in de kennis en kunde van de medewerker en boost het de motivatie.
Werken in de Indiase cultuur
Voordat we bovenstaande direct toepassen op uw bedrijf in India, is het zaak de Indiase kantoorcultuur goed te begrijpen. Zoals Michel Koopman, directeur bij het Leela Palace Hotel in Guragon ons eerder uitlegde, zijn er een aantal verschillen met onze westerse manier van doen. Zo is in India hiërarchie heel erg belangrijk op de werkvloer. De hiërarchie bepaalt wie de belangrijke beslissingen neemt en welke taken wel en niet in bepaalde functies kunnen worden uitgevoerd. Indiase werknemers zijn daarom gewend instructies van de baas uit te voeren en geen eigen inbreng of kritiek te leveren.
Goede relaties onderhouden met zakelijke contacten en werknemers is essentieel in India. Ondanks de hiërarchie, is dit ook op de werkvloer terug te zien. Er is meer ruimte voor gesprekken over het privéleven en het is niet ongewoon dat het hele kantoor wordt uitgenodigd voor een verjaardag of huwelijksfeest. De vervlechting van het werk- en privéleven in India is ook zichtbaar in de lange uren die Indiërs bereid zijn te maken. Het is niet ongewoon om tot diep in de nacht op kantoor te zitten om een deadline te halen. Dit heeft deels ook te maken met time management. In de ochtend op tijd op kantoor verschijnen is met het verkeer in de grote steden bijna onmogelijk, maar dat wordt dan zonder mokken gecompenseerd met extra uren in de avond.
Employee performance management in India
Bij het uitdenken van het employee performance management als internationaal bedrijf in India, is het belangrijk deze culturele verschillen mee te nemen. Veel Indiërs hebben door het hiërarchische systeem vaststaande verwachtingen bij bijvoorbeeld een managersfunctie, qua salaris, verantwoordelijkheden en vooral over wat er in die positie gedelegeerd kan worden. Het is daarom heel belangrijk dat de taken en verwachtingen vanuit het bedrijf zo duidelijk mogelijk worden omschreven en gepresenteerd. Daarnaast is het slim om vaker dan een of twee keer per jaar een performance review uit te voeren. Kies bijvoorbeeld voor een lang gesprek en drie kortere evaluatiemomenten. Zo kunt u vaker toetsen of de manier van werken die u beoogt wordt opgepakt.
En wilt u dan tijdens de performance review kritiek uiten, denk dan goed na over hoe u dit brengt. Zorg altijd dat het gesprek gevoerd wordt in privacy, zo kan de werknemer zich niet voor schut gezet voelen ten overstaan van anderen. Praat eerst over wat lichtere, persoonlijke dingen voor je de performance review begint, vraag bijvoorbeeld naar de familie van de werknemer. Let tijdens het gesprek goed op je eigen lichaamstaal, vermijd gesloten houdingen zoals armen over elkaar of handen in de zij, en deel je kritiek op een constructieve manier. Ook hierbij is het weer belangrijk dat de kritiek zo helder mogelijk wordt uitgelegd, zodat de werknemer dit niet als een persoonlijke aanval ziet, maar meteen weet hoe hij of zij dit in de toekomst anders kan aanpakken. Tot slot, wees waar mogelijk coulant met te laat komen en het overschrijden van deadlines. Zoals KPN manager Jasper Fortuyn eerder tegen ons zei: “Dat is een van de aspecten van de Indiase cultuur die je moet omarmen, want daar kun je gewoon niets aan veranderen”.
Workshop: Efficiënt samenwerken met India
De wijze van communiceren in India en Nederland verschilt fundamenteel. Elkaar begrijpen is de sleutel tot succes. Helaas gaat het ook vaak mis op dit gebied. Aan de hand van uw specifieke uitdaging zet IndiaConnected een gepersonaliseerde workshop voor u op met onze HR experts waarin we vragen kunnen behandelen zoals:
Welke communicatiestrategie werkt?
Hoe krijg ik goede feedback van mijn medewerkers in India?
Hoe stuur ik mijn team efficient aan in India?
Hoe ontwikkel ik proactiviteit in mijn Indiase team?
Wij trainen Nederlandse en Indiase teams, apart of beter nog, samen. Het resultaat van de workshop is meer wederzijds begrip, efficiëntere communicatie, meer werkplezier, toename in efficiëntie en betere resultaten.