FAQ: veelgestelde vragen over zakendoen in India

Ja, in de meeste sectoren is dat geen probleem. Bepaalde sectoren kennen beperkingen (maximaal 49% of 24% eigendom door buitenlandse entiteit).

Voor CFO’s met activiteiten in India hebben wij een uitgebreide handleiding geschreven die u inzicht geeft in de complexe fiscale en financiële systematiek van het land, waaronder de beste manieren om winst te repatriëren naar Europa. Download de handleiding voor CFO's hier. 

Een Pvt. Ltd. rechtsvorm is een besloten vennootschap. De aansprakelijkheid is beperkt en het is ideaal om eigendom, management en financiering van elkaar te scheiden. De Pvt. Ltd. is veruit de meest gekozen rechtsvorm voor buitenlandse ondernemers en investeerders in India. Het oprichten van een Indiase Pvt. Ltd. is tijdrovend omdat de procedure ingewikkeld is en er veel documentatie bij komt kijken. Onze experts kunnen u helpen bij elke stap van de registratie van een Pvt. Ltd.

Er zijn kleine verschillen tussen de drie vormen. Een Liaison Office mag zich alleen bezighouden met promotionele activiteiten en het leggen van zakelijke contacten. Een Project Office is met name bedoeld om een tijdelijke samenwerking te organiseren, bijvoorbeeld voor infrastructuurprojecten. Bij de oprichting van een Project Office is de opheffing na afloop van het project het uitgangspunt. Een Branch Office mag wel zakendoen en Indiase klanten factureren. Het belastingtarief voor een BO ligt met 43,26% wel zeer hoog vergeleken met een lokale Pvt Ltd structuur.

Deze drie vormen worden beschouwd als extensies van een buitenlands bedrijf in India en het moederbedrijf is daarom wettelijk aansprakelijk voor de activiteiten van alle kantoorstructuren.

Dat hangt helemaal af van de aard van uw zakelijke activiteiten en interesse in India. U doet er goed aan om de eerste drie jaar dat u actief bent in India 3 tot 4 werkbezoeken per jaar af te leggen, omdat u in India zult moeten investeren in uw relaties.  Breng tijd door om vertrouwen op te bouwen, elkaars werkwijze te leren kennen en verwachtingen te managen.

Indien u met een distributeur of een partner werkt, houd er dan rekening mee dat u zeker een aantal weken per kwartaal in India zult moeten zijn om een succesvolle samenwerking op te bouwen.

Doen! Dit is een positieve ontwikkeling en een belangrijke stap in het opbouwen van een relatie. Uw relatie laat zien dat hij/zij u verder wilt leren kennen. Dit houdt ook in dat wordt verwacht dat u iets vertelt over uw privéleven en familiesituatie. Dit helpt in het opbouwen van wederzijds vertrouwen. Onthoud altijd: Indiërs doen zaken op basis van relaties, niet op basis van transacties (contracten etc.).

India kent veel verschillende religies en regionale feestdagen. Bij het bepalen welke dagen u vrij wil geven, is het eerst belangrijk dat u checkt of u complaint bent met lokale regelgeving. Alle Indiase deelstaten hebben basisregels vastgelegd over hoeveel feestdagen er minimaal vrij moeten worden gegeven. Vervolgens kunt u kiezen uit een vast of flexibele aanpak. U vindt hier een stappenplan voor beide aanpakken.

Reist u naar India, check dan van tevoren of er feestdagen zijn in de staat waar u naar afreist tijdens uw verblijf. Grote kans dat u op die dagen geen relaties kan ontmoeten of zaken kan doen.

Indiërs communiceren relatief indirect. U zult nooit rechtstreeks te horen krijgen dat men geen interesse heeft, zelfs niet als u het vraagt. Daadwerkelijke interesse is er pas wanneer er financiële commitment is oftewel een eerste betaalde order. Ook moet u er rekening mee houden dat India geen e-mail cultuur heeft. Indiërs vinden e-mailverkeer afstandelijk. Na persoonlijke ontmoetingen is bellen en sms-en het meest gebruikelijk en effectief.

Officieel is het kastenstelsel afgeschaft. Toch speelt het kastenstelsel in het dagelijkse leven nog altijd een grote rol. Dit is een zeer lastig te doorgronden onderwerp, maar gelukkig is dat voor buitenlandse ondernemers geen vereiste. Niemand verwacht dat u hiervan kennis heeft. Het is bovendien een onderwerp dat u beter niet zelf kunt aansnijden in verband met de complexiteit en gerelateerde (politieke) gevoeligheden.

Staat u op het punt personeel aan te nemen? Dan kunt u aan de achternaam al veel te weten komen over zijn/haar familieachtergrond en (oorspronkelijke) positie in de maatschappij.

Bedrijven die een HD videoverbinding hebben met het kantoor in India, die gedurende de werkdag aanstaat, geven aan dat dit de samenwerking sterk bevordert. Zo’n haarscherpe videoverbinding is dus een goed alternatief voor uw fysieke aanwezigheid.

Houd voldoende ruimte in uw agenda. Als uitgangspunt kunt u de 60/40 verhouding aanhouden. Zorg dat u aan het begin van uw reis enkele afspraken hebt met relaties die belangrijk zijn of een eerste aanknopingspunt bieden. Naar aanleiding van deze eerste gesprekken kun u later in de week een tweede vervolggesprek inplannen. Ook heeft u zo ruimte over voor afspraken met interessante relaties van uw eerdere gespreksgenoten. Wees flexibel.

Een relatiegeschenk geeft aan dat de relatie belangrijk is voor u. Overdrijf het niet, maar een mooi presentje uit eigen land wordt zeker gewaardeerd. Iets meenemen voor de kinderen of partner van uw relatie werkt vaak nog beter. Let wel op: in India zijn veel mensen vegetarisch en eten ook geen eieren.

In India is het uitwisselen van visitekaartjes zeer gebruikelijk, zelfs in niet-zakelijke situaties. Dit gebeurt meestal na de eerste begroeting en handdruk. India heeft een hiërarchische cultuur, dus het is slim om belangrijk klinkende titels te gebruiken op het visitekaartje. Bent u Sales Manager, dan kunt u overwegen dit te veranderen in Sales Director of Commercial Director. 

Ja, dat kan voorkomen. Het werkgeverschap in India gaat verder dan in Nederland. Als u dit verzoek krijgt, verifieer het verzoek dan wel door bijvoorbeeld met de arts te bellen of met familie van uw werknemer. Maak goede afspraken en geef alleen realistische voorschotten die in verhouding staan met het salaris van uw werknemer.

1. Reis met anderen: Een eerste bezoek in India is overdonderend. De drukte, de taal en de sociale omgangsvormen maken het lastig om uw weg te vinden en uw zakelijke reisdoelen te behalen. Reis daarom niet alleen. Goed gezelschap, het liefst van mensen die al vaker in India zijn geweest, helpt u om alle indrukken in de juiste context te plaatsen.

2. Pak uw telefoon...en bel en sms. Afspraken inplannen gebeurt vaak op het laatste moment en bijna altijd via de telefoon. Heeft u geen antwoord gekregen op uw mail? Geen probleem. Bel om de afspraak te bevestigen en bel een dag van tevoren nogmaals om aan te kondigen dat u eraan komt.

3. Leer mensen kennen: Praat tijdens een eerste ontmoeting niet meteen over zaken. Indiërs leren potentiële zakenpartners graag eerst kennen. Het beste wat kan gebeuren is een uitnodiging om bij iemand thuis te komen eten en de familie te leren kennen. Dat is allesbehalve zonde van uw tijd. Sterker nog, het is essentieel om op lange termijn succesvol te kunnen opereren in India.

4. Stel u bescheiden op: In India wordt u geconfronteerd met enorme cultuurverschillen. Denk bijvoorbeeld aan de grote sociaal-economische verschillen, gearrangeerde huwelijken, het altijd "Ja” zeggen op gesloten vragen en het flexibel omgaan met tijd. Oordeel daarover niet meteen, stel liever vragen. Hiermee toont u respect.

India heeft zeer omvangrijke wetgeving omtrent intellectueel eigendom: van copyright en trademarks tot en met industrial design en handels- en merknamen. Deze wetgeving is bovendien constant in ontwikkeling: verschillende (semi)-overheidsorganen en denktanks houden zich bezig met het hervormen en aanpassen van deze wetgeving. Voor internationale bedrijven zijn er dan ook tal van mogelijkheden om hun intellectueel eigendom in India goed te beschermen.

Het verdient altijd de voorkeur om relaties van uw zakenpartner te benaderen en de betalingsproblemen te bespreken. Zo kunt u indirect achterhalen waarom uw partner of klant niet, traag of slechts deels betaald. Ook kunt u zo indirect druk uitoefenen op uw klant of partner. Uiteraard verdient het de voorkeur om vooraf de positie en reputatie van uw partner, relatie of klant goed in kaart te brengen. Een discreet achtergrondonderzoek is zeer aan te raden.

IndiaConnected heeft een team van ervaren advocaten en mediators, die u juridisch kunnen ondersteunen. Lees hier meer over onze juridische services.

Er zijn een aantal opties. In India zijn veel executive search bedrijven actief. De kwaliteit hiervan varieert. Vaak zijn internationale bedrijven op zoek naar een Indiase directeur die hun manier van werken en communiceren begrijpt. Er zijn een aantal stappen die u kunt zetten:

1. Zoek via de informele netwerken; d.w.z. vraag andere bedrijven in uw netwerk naar geschikte kandidaten. Indien een van uw contacten een kandidaat aandraagt, dan zal de kandidaat de voordrager geen gezichtsverlies willen bezorgen en dus serieus zijn.

2. Zoek in de Indiase gemeenschap in uw land. Veel Indiërs die voor een organisatie in het buitenland werken willen vroeg of laat weer terug naar India. Deze groep heeft werkervaring in uw thuisland, kent de cultuur en de mentaliteit.

3. Schakel headhunting bureaus in: de kwaliteit is niet altijd even goed en onze ervaring is dat deze bureaus niet altijd begrijpen wat u zoekt. Veel bedrijven kiezen dit als een aanvullende strategie op bijvoorbeeld 1 en/of 2.

IndiaConnected kan u adviseren over de beste strategie in uw specifieke situatie. Neem hier contact met ons op.

U kunt een geschikte partner vinden in India via uw netwerk of door u te laten adviseren door onze lokale experts.

Om er zeker van te zijn dat uw partner betrouwbaar is, is het zaak dat u diepgaand onderzoek naar hem of haar doet. Check referenties, spreek met relaties van uw partner, ga in gesprek met klanten. Vraag uw potentiële partner ook om een commitment aan u af te geven, om er zeker van te zijn dat de neuzen dezelfde kant opstaan. Vraag bijvoorbeeld of hij/zij bereid is om mee te investeren of een x aantal producten af te nemen. Commitment heeft u wanneer een eerste transactie is voltooid en u het geld op uw rekening staat, eerder niet.

Daarnaast raden wij u ook aan voldoende tijd met uw potentiële partner door te brengen. Dit gaat verder dan zakelijke meetings. Ga mee op bezoek bij de familie van uw partner, ontmoet zijn/haar ouders, familie en kinderen. Een persoonlijke relatie opbouwen met zakenpartners is essentieel in India.

India heeft een eigen managementstijl, die ook wel omschreven kan worden als een sterk hiërarchische (zaken)cultuur. Indiërs communiceren daarnaast zeer indirect. Als buitenlandse bedrijven proberen een open managementstijl te implementeren in India, boeken ze hier meestal geen succes mee. Internationale bedrijven die succesvol zijn in India hebben doorgaans een lokaal management die het personeel aanstuurt en waarmee het hoofdkantoor communiceert. Het is niet gebruikelijk dat er direct met werknemers (niet-management) in de organisatie wordt gecommuniceerd vanuit het HQ.

Wees niet naïef: het doorgronden van ongeschreven, culturele regels is onbegonnen werk. De techsector vormt hierop een uitzondering, de cultuurverschillen zijn in deze sector flink verminderd.

Lees meer over de verschillen in werkcultuur en hoe u dit als internationaal bedrijf aanpakt in onze gratis handleiding voor werkgevers in India. 

De Goods and Services Tax (GST) is de Indiase versie van de BTW. Er zijn vijf tarieven, die oplopen van 0% tot 28%, waaronder 1211 goederen en dienstencategorieën zijn verdeeld. Onder het GST systeem wordt er belasting geheven bij elk moment waarop er waarde aan het product is toegevoegd en er een verkoop plaatsvindt. Dit loopt op tot de uiteindelijke verkoop aan de klant. Hoe de Goods and Services Tax geheven wordt en of u die moet betalen, leest u hier.

De hoogte van invoerheffingen zijn afhankelijk van uw productgroep (HS code). Gemiddeld liggen invoerheffingen op 26 tot 30%. Voor alcohol, chocola, tabak, zuivelproducten en luxeproducten zoals geassembleerde auto’s, ligt dit aanmerkelijk hoger. Voor veel medische producten zijn de invoerheffingen lager. Heeft u de Indiase overheid of een 5 sterren hotel als klant? Dan is van invoerheffingen geen sprake. Houdt hier rekening mee in uw prijzen en onderhandelingen.

In verband met de relatief hoge invoerheffingen in India is het belangrijk om de positie van uw Indiase distributeur/importeur te kennen. Stel dat uw product 100 euro kost (Free On Board, FOB). Voor de importeur komt daar voor transport- en transportverzekering en invoerheffingen gemiddeld zo’n 30% bovenop. Let op: invoerheffingen worden berekend op basis van Cost, Insurance, and Freight (CIF) + 1%. Uw Indiase importeur is in dit voorbeeld pakweg 140 euro kwijt voordat hij de goederen in zijn opslag heeft staan. Houd daar rekening mee in de onderhandelingen.

Een Special Economic Zone (SEZ) is simpel gezegd een industriegebied met een gunstig belastingklimaat. Als u zich in een SEZ vestigt, betaalt u de eerste vijf jaar geen inkomstenbelasting en daarna slechts over 50% van uw inkomsten. Ook zijn bedrijven in SEZ's vrijgesteld van het betalen van omzetbelasting (GST)en hoeven ze geen Basic Custom Duty (gemiddeld 30% in India) te betalen.

Het kan dus heel gunstig voor u zijn om uw te vestigen in een SEZ, maar dit hangt volledig af van uw product, uw doelen en waar uw afzetmarkt zich bevindt. Voor u besluit zich in een SEZ te vestigen, is het daarom zaak een gedegen marktonderzoek te doen. Onze lokale experts kunnen u hier altijd bij ondersteunen. Lees hier meer over hoe onze marktonderzoek en - analyses.

Dit is een veelvoorkomende klacht van buitenlandse bedrijven die zakendoen in India. Het klopt (meestal) dat bij het versturen van een factuur voor geleverde diensten aan een Indiase partij, de Indiase partij verplicht is om 10 of 20% voorbelasting in te houden en af te dragen.

Indiase dienstleveranciers kunnen dit weer verrekenen, maar voor buitenlandse leveranciers is dat lastiger. Hiervoor moet u vooraf goede afspraken maken met uw Indiase afnemer en zijn/haar accountant.

Transfer Pricing (TP) zijn interne verrekenprijzen voor levering van goederen, diensten of intellectuele eigendomsrechten binnen aan elkaar gelieerde bedrijven. Met een transfer pricing beleid wordt het duidelijk waar de internationale onderneming zijn winsten behaald en in welke landen die winst belast moet worden.

De Indiase TP-wetgeving wordt grotendeels beïnvloed door de TP-richtlijnen van de OESO, maar ze worden aangepast om specifiek tegemoet te komen aan de behoeften van het Indiase belastingstelsel. In onze handleiding voor CFO's met activiteiten in India leggen we u uit aan welke regels u in India moet voldoen. Download de gratis handleiding hier.

PAN staat voor Permanent Account Number. Een PAN card was tot voor kort noodzakelijk en werd verkregen na PAN-registratie bij de Indiase belastingdienst. De noodzaak voor het aanvragen van een PAN-registratie is komen te vervallen per juli 2016. Tot en met de eerste helft van 2016 moesten buitenlandse bedrijven die facturen verstuurden aan Indiase klanten voor (technische) dienstverlening een PAN-registratie aanvragen in India.

Ondanks dat het niet langer verplicht is om een PAN card te hebben, kan het in sommige gevallen toch slim zijn deze aan te vragen. Wilt u zich bijvoorbeeld op de lange termijn in India vestigen, dan moet u zich registreren bij de Indiase belastingdienst waarna u automatisch een PAN en PAN-kaart krijgt.

Ook dat kunnen we gemakkelijk voor u regelen. Samen met onze partners in India werft IndiaConnected regelmatig business developers of bouwt sales teams op voor internationale bedrijven die de Indiase markt willen betreden. Lees hier meer over wat we voor u kunnen betekenen.

Arbeidscontracten verschillen in India niet van contracten in andere landen. De arbeidsvoorwaarden moeten uiteraard voldoen aan de Indiase arbeidswetten en staan beschreven in het contract. Dit zijn zaken zoals beloning, werklocatie, aanstelling, werktijden, etc. In India verdienen werknemers één extra dag betaalde vakantie voor elke 24 dagen die hij/zij in zijn/haar functie werkt. De werknemer mag dit verlof opnemen voor dringende zaken tijdens de opzegtermijn.

In onze handleiding voor werkgevers met Indiaas personeel vindt u meer informatie over de Indiase arbeidswetten en het aannemen van Indiaas personeel. 

In India spreekt men tijdens salarisonderhandelingen altijd over CTC (Cost-to-Company) - de totale kosten voor dienstverband vanuit de werkgever gezien - en Take Home - het bedrag dat de medewerkers feitelijk mee naar huis krijgt aan het eind van de maand.

Het exacte CTC is afhankelijk van de deelstaat van de werknemer (sommige belastingen verschillen per deelstaat) en de persoonlijke situatie van de werknemer, m.b.t. de diverse vergoedingen. Doorgaans wordt per individu de salarisopbouw in detail doorgenomen om een voor de werknemer zo optimaal mogelijke invulling te vinden in de berekening van de CTC en het Take-Home salaris.

Download onze handleiding voor werkgevers met Indiaas personeel en krijg meer informatie over de belangrijkste elementen van een salarisonderhandeling in India

Om personeel in India in dienst te nemen heeft u een eigen entiteit nodig in India. Het is echter de vraag of dat de slimste oplossing is, want het starten van een eigen entiteit in India is een tijdrovend proces. Het oprichten van een eigen entiteit is bijvoorbeeld zinvol wanneer u:

1. veel medewerkers verwacht aan te nemen,
2. uw activiteiten in India een belangrijk onderdeel vormen van uw lange termijn strategie,
3. wanneer u uw medewerkers op lange termijn aan u wilt binden.

In veel gevallen is het echter aan te raden om eerst gebruik te maken van de diensten van een payroller. IndiaConnected werkt met betrouwbare payroll partners samen die deze diensten aanbieden aan buitenlandse partijen.

Wij adviseren doorgaans om uw Indiase medewerkers aan te nemen in India en hen vanuit daar te laten samenwerken met uw hoofdkantoor. Eventueel kunt u uw Indiase medewerkers af en toe voor een werkbezoek naar uw thuisland halen om hen op te leiden of te integreren in uw team.

Wilt u toch personeel uit India aanstellen op uw hoofdkantoor? Download dan onze handleiding, daarin wordt uitgebreid uitgelegd welke stappen u moet nemen om uw Indiase personeel naar uw thuisland te kunnen verhuizen.

Download de handleiding hier.

Ja, dat kan. Bijvoorbeeld in loondienst, als freelancer, in dienst van een internationaal bedrijf met een vestiging in India, in dienst van een Indiaas bedrijf, etc. In onze handleiding voor werkgevers vindt u een hoop informatie over het aanvragen van een visa voor India en welke stappen u moet zetten om Indiase werknemers naar uw thuisland te halen.

Download onze handleiding hier.