Een goed begrip hebben van de normen, waarden en gewoontes in India is essentieel om succesvol zaken te kunnen doen in het land. We maken u wegwijs in de culturele verschillen waar u zich bewust van moet zijn als u uw eerste stappen op de Indiase markt zet.
1. Voorbereiding: een goede persoonlijke relatie met uw zakenpartner is essentieel in India
Persoonlijke relaties spelen een grote rol in de Indiase zakencultuur, het is daarom zaak dat u echt de tijd neemt om die relaties op te bouwen. Voor Indiërs weegt het hebben van vertrouwen in de persoon waar zaken mee wordt gedaan, zwaar. Er wordt daarom van u verwacht dat u de moeite neemt om uw partners te leren kennen en dat u in de relatie blijft investeren.
Indiërs praten om deze reden tijdens zakelijke bijeenkomsten meer over persoonlijke zaken dan wij in Europa gewend zijn. Ook zullen ze je meer vragen stellen over je privéleven. Ga dit soort vragen niet uit de weg, dat komt onbeleefd en respectloos over. Probeer zelf ook interesse te tonen in het privéleven van de zakenpartner door vragen te stellen en uitnodigingen te accepteren voor events zoals een verjaardagsfeest van een gezinslid van uw zakenpartner. Als u op zakenreis naar India gaat, houd dan ruimte beschikbaar in uw planning voor mogelijke diners en andere activiteiten.
2. De eerste ontmoeting: houd rekening met de lokale gebruiken
Alvorens u naar India afreist, is het zaak dat u minstens een maand van tevoren al u afspraken plant. Als u een meeting wil opzetten met iemand die u nog niet persoonlijk hebt ontmoet, dan kan het helpen als een derde persoon het eerste contact legt. Kent u elkaar al wel neem dan alsnog de moeite om telefonisch een afspraak te maken in plaats van een email te sturen, ook bij dit soort kleine interacties is het persoonlijke contact voor Indiërs zeer belangrijk.
De beste tijd voor een afspraak is of laat in de ochtend of vroeg in de middag. Ook is het aan te raden om de meeting de week ervoor te bevestigen en de dag zelf nog een keer te bellen alvorens u in de auto stapt.
Een handdruk is ook in India de standaard manier om elkaar te begroeten in een zakelijke omgeving. U moet echter wel rekening houden met twee dingen. Allereerst, in India is de zakencultuur nog altijd zeer hiërarchisch. Ontmoet u tijdens een bijeenkomst meerdere mensen tegelijkertijd, begroet dan altijd eerst de oudste persoon aanwezig. Ten tweede is het belangrijk dat, als u een man bent, u wacht tot de vrouwelijke aanwezigen het initiatief nemen om u een hand te geven. Het is in India niet gebruikelijk dat mannen de begroeting met een vrouw initiëren.
Iemand begroeten met de traditionele "Namaste", waarbij je beide handen op elkaar legt voor je borst en een lichte buiging maakt, wordt op prijs gesteld en toont respect voor de Indiase gebruiken.
Door de sterke hiërarchische structuur in India worden mensen altijd formeel aangesproken met hun titel en achternaam en zullen ze u ook altijd met sir, madam of uw titel aanspreken.
3. Etiquetten rondom visitekaartjes in India
Bij een eerste ontmoeting worden er in India meestal visitekaartjes uitgewisseld na de eerste handdruk en begroeting. Een visitekaartje bevat altijd de volledige naam, beroep, titel of specialiteit, telefoonnummers, e-mail en het adres en de website van uw bedrijf.
Omdat men in India gewend is om elkaar met titels aan te spreken, kan het geen kwaad uw eigen titels op uw visitekaartje te vermelden. Dit straalt een bepaalde senioriteit uit waar Indiërs gevoelig voor zijn.
Als u uw visitekaartje aangeeft, presenteer het kaartje dan altijd met de tekst naar de ontvanger, zodat hij of zij de tekst kan lezen. Geef en ontvang een visitekaartje altijd met de rechterhand of met beide handen door het kaartje aan de uiteinden vast te houden.
Als u een visitekaartje krijgt, lees dan altijd wat er op staat, ook als u de tekst niet begrijpt. Dit toont respect en interesse in uw zakenpartner. Zij zullen omgekeerd hetzelfde doen. Stop vervolgens het kaartje in een notitieboekje, zijvak van uw tas of de zak van uw colbert.
4. De business meeting: stiltes tijdens de vergadering zijn een teken van respect
In India wordt het beleefd gevonden om iets te laat te komen voor vergaderingen en bijeenkomsten, maar door op tijd te komen kunt u hoge ogen gooien bij uw Indiase zakenpartners met uw punctualiteit. Er wordt tijdens vergaderingen geen strikte agenda of schema aangehouden, waardoor bijeenkomsten vaak laat beginnen en eindigen.
Als u meerdere mensen tegelijkertijd ontmoet en zij al aan de vergadertafel zijn aangeschoven, dan is het goed om te weten dat de belangrijkste mensen altijd in het midden zitten, met aan weerszijden hun assistenten. De minst belangrijke mensen zitten dus altijd aan de uiteinden van de tafel, het verst van het midden.
Vergaderingen beginnen meestal met gesprekjes over persoonlijke zaken en algemene koetjes en kalfjes. Dat is een belangrijk onderdeel van het zakendoen en moet daarom niet te snel afgekapt worden. Het is daarom slim om tijdens uw eerste ontmoetingen uw Indiase partners op dit vlak de leiding te geven, zij zullen aangeven wanneer het zakelijke gedeelte van de bijeenkomst kan starten.
Zakelijke meetings zijn in India altijd zeer formele en rustige aangelegenheden. Het is onbeleefd om hard te praten of naar andere mensen in de ruimte te wijzen. Ook wordt er aan lichaamstaal veel waarde gehecht, een gesloten of aggressieve houding, zoals gevouwen armen of handen op de heupen, moet daarom vermeden worden.
Daarnaast is stilte een hele normale en zelfs belangrijke manier in India om respect te tonen voor de aanwezigen. Pauzeren voor u antwoord geeft laat zien dat u goed heeft geluisterd naar uw gesprekspartner en hebt nagedacht over uw antwoord.
In sommige bedrijven zijn onderbrekingen in vergaderingen niet ongewoon en kunnen mensen midden in de vergadering hun telefoon opnemen. Als dat gebeurt, om rustig te blijven en geen irritatie te tonen.
5. Onderhandelen is in India een lange termijn aangelegenheid
Omdat in India de vertrouwensrelatie een grote rol speelt in het zakendoen, moet u niet verwachten dat u tijdens uw eerste meeting al een deal kunt sluiten. In India spelen zowel de koper als de verkoper een belangrijke rol in de onderhandelingen en moeten ze er beide zorgen dat ze tot een passende overeenkomst komen. In India wordt er daarom in meerdere rondes onderhandeld en wordt het sluiten van een overeenkomst als een lange termijn aangelegenheid gezien.
Als Indiërs al vrij vroeg tijdens de onderhandelingen ‘ja’ zeggen op uw voorstel betekent dat daarom niet dat u een deal heeft. Het betekent puur dat ze naar u luisteren en geïnteresseerd zijn. In India is alles onderhandelbaar, dus bereid u voor op agressieve voorstellen en flinke druk vanuit uw zakenpartner. Schrik hier niet van en neem de tijd om punt voor punt een compromis te vinden. De harde positie die Indiërs vaak aan het begin van de onderhandelingen innemen, betekent niet dat ze niet redelijk zijn.
