De 5 belangrijkste dingen die u moet weten over de Indiase zakencultuur

Een goed begrip hebben van de normen, waarden en gewoontes in India is essentieel om succesvol zaken te kunnen doen in het land. We maken u wegwijs in de culturele verschillen waar u zich bewust van moet zijn als u uw eerste stappen op de Indiase markt zet.

1. Voorbereiding: een goede persoonlijke relatie met uw zakenpartner is essentieel in India

Persoonlijke relaties spelen een grote rol in de Indiase zakencultuur, het is daarom zaak dat u echt de tijd neemt om die relaties op te bouwen. Voor Indiërs weegt het hebben van vertrouwen in de persoon waar zaken mee wordt gedaan, zwaar. Er wordt daarom van u verwacht dat u de moeite neemt om uw partners te leren kennen en dat u in de relatie blijft investeren.

Indiërs praten om deze reden tijdens zakelijke bijeenkomsten meer over persoonlijke zaken dan wij in Europa gewend zijn. Ook zullen ze je meer vragen stellen over je privéleven. Ga dit soort vragen niet uit de weg, dat komt onbeleefd en respectloos over. Probeer zelf ook interesse te tonen in het privéleven van de zakenpartner door vragen te stellen en uitnodigingen te accepteren voor events zoals een verjaardagsfeest van een gezinslid van uw zakenpartner. Als u op zakenreis naar India gaat, houd dan ruimte beschikbaar in uw planning voor mogelijke diners en andere activiteiten.

2. De eerste ontmoeting: houd rekening met de lokale gebruiken

Alvorens u naar India afreist, is het zaak dat u minstens een maand van tevoren al u afspraken plant. Als u een meeting wil opzetten met iemand die u nog niet persoonlijk hebt ontmoet, dan kan het helpen als een derde persoon het eerste contact legt. Kent u elkaar al wel neem dan alsnog de moeite om telefonisch een afspraak te maken in plaats van een email te sturen, ook bij dit soort kleine interacties is het persoonlijke contact voor Indiërs zeer belangrijk.

De beste tijd voor een afspraak is of laat in de ochtend of vroeg in de middag. Ook is het aan te raden om de meeting de week ervoor te bevestigen en de dag zelf nog een keer te bellen alvorens u in de auto stapt.

Een handdruk is ook in India de standaard manier om elkaar te begroeten in een zakelijke omgeving. U moet echter wel rekening houden met twee dingen. Allereerst, in India is de zakencultuur nog altijd zeer hiërarchisch. Ontmoet u tijdens een bijeenkomst meerdere mensen tegelijkertijd, begroet dan altijd eerst de oudste persoon aanwezig. Ten tweede is het belangrijk dat, als u een man bent, u wacht tot de vrouwelijke aanwezigen het initiatief nemen om u een hand te geven. Het is in India niet gebruikelijk dat mannen de begroeting met een vrouw initiëren.

Iemand begroeten met de traditionele "Namaste", waarbij je beide handen op elkaar legt voor je borst en een lichte buiging maakt, wordt op prijs gesteld en toont respect voor de Indiase gebruiken.

Door de sterke hiërarchische structuur in India worden mensen altijd formeel aangesproken met hun titel en achternaam en zullen ze u ook altijd met sir, madam of uw titel aanspreken.

3. Etiquetten rondom visitekaartjes in India

Bij een eerste ontmoeting worden er in India meestal visitekaartjes uitgewisseld na de eerste handdruk en begroeting. Een visitekaartje bevat altijd de volledige naam, beroep, titel of specialiteit, telefoonnummers, e-mail en het adres en de website van uw bedrijf.

Omdat men in India gewend is om elkaar met titels aan te spreken, kan het geen kwaad uw eigen titels op uw visitekaartje te vermelden. Dit straalt een bepaalde senioriteit uit waar Indiërs gevoelig voor zijn.

Als u uw visitekaartje aangeeft, presenteer het kaartje dan altijd met de tekst naar de ontvanger, zodat hij of zij de tekst kan lezen. Geef en ontvang een visitekaartje altijd met de rechterhand of met beide handen door het kaartje aan de uiteinden vast te houden.

Als u een visitekaartje krijgt, lees dan altijd wat er op staat, ook als u de tekst niet begrijpt. Dit toont respect en interesse in uw zakenpartner. Zij zullen omgekeerd hetzelfde doen. Stop vervolgens het kaartje in een notitieboekje, zijvak van uw tas of de zak van uw colbert.

4. De business meeting: stiltes tijdens de vergadering zijn een teken van respect

In India wordt het beleefd gevonden om iets te laat te komen voor vergaderingen en bijeenkomsten, maar door op tijd te komen kunt u hoge ogen gooien bij uw Indiase zakenpartners met uw punctualiteit. Er wordt tijdens vergaderingen geen strikte agenda of schema aangehouden, waardoor bijeenkomsten vaak laat beginnen en eindigen.

Als u meerdere mensen tegelijkertijd ontmoet en zij al aan de vergadertafel zijn aangeschoven, dan is het goed om te weten dat de belangrijkste mensen altijd in het midden zitten, met aan weerszijden hun assistenten. De minst belangrijke mensen zitten dus altijd aan de uiteinden van de tafel, het verst van het midden.

Vergaderingen beginnen meestal met gesprekjes over persoonlijke zaken en algemene koetjes en kalfjes. Dat is een belangrijk onderdeel van het zakendoen en moet daarom niet te snel afgekapt worden. Het is daarom slim om tijdens uw eerste ontmoetingen uw Indiase partners op dit vlak de leiding te geven, zij zullen aangeven wanneer het zakelijke gedeelte van de bijeenkomst kan starten.

Zakelijke meetings zijn in India altijd zeer formele en rustige aangelegenheden. Het is onbeleefd om hard te praten of naar andere mensen in de ruimte te wijzen. Ook wordt er aan lichaamstaal veel waarde gehecht, een gesloten of aggressieve houding, zoals gevouwen armen of handen op de heupen, moet daarom vermeden worden.

Daarnaast is stilte een hele normale en zelfs belangrijke manier in India om respect te tonen voor de aanwezigen. Pauzeren voor u antwoord geeft laat zien dat u goed heeft geluisterd naar uw gesprekspartner en hebt nagedacht over uw antwoord.

In sommige bedrijven zijn onderbrekingen in vergaderingen niet ongewoon en kunnen mensen midden in de vergadering hun telefoon opnemen. Als dat gebeurt, om rustig te blijven en geen irritatie te tonen.

5. Onderhandelen is in India een lange termijn aangelegenheid

Omdat in India de vertrouwensrelatie een grote rol speelt in het zakendoen, moet u niet verwachten dat u tijdens uw eerste meeting al een deal kunt sluiten. In India spelen zowel de koper als de verkoper een belangrijke rol in de onderhandelingen en moeten ze er beide zorgen dat ze tot een passende overeenkomst komen. In India wordt er daarom in meerdere rondes onderhandeld en wordt het sluiten van een overeenkomst als een lange termijn aangelegenheid gezien.

Als Indiërs al vrij vroeg tijdens de onderhandelingen ‘ja’ zeggen op uw voorstel betekent dat daarom niet dat u een deal heeft. Het betekent puur dat ze naar u luisteren en geïnteresseerd zijn. In India is alles onderhandelbaar, dus bereid u voor op agressieve voorstellen en flinke druk vanuit uw zakenpartner. Schrik hier niet van en neem de tijd om punt voor punt een compromis te vinden. De harde positie die Indiërs vaak aan het begin van de onderhandelingen innemen, betekent niet dat ze niet redelijk zijn.

Bent u benieuwd naar hoe u het beste kunt communiceren met Indiërs?Lees het hier:

Vijf tips voor een geslaagde zakenreis naar India

Of u nu naar India afreist om de mogelijkheden voor het uitbesteden van uw productie of IT te onderzoeken, of juist om inzicht te krijgen in de kansen die er voor uw producten liggen op de Indiase markt, een goede voorbereiding van uw zakenreis naar is key. Het land en de cultuur begrijpen zorgt er namelijk voor dat u makkelijker succes kunt boeken in India. We delen vijf tips om uw zakenreis naar India zeker te laten slagen.

1. Neem de tijd

Een zakenreis naar India is vermoeiend. Het klimaat, de drukte, het eten, de gesprekken, alles kost meer energie dan thuis. Het is dan ook aan te raden om de tijd te nemen voor uw bezoek aan India.

“Als u op maandag een belangrijke vergadering hebt, vlieg dan de vrijdag daarvoor,” aldus Maarten van der Schaaf, een van de oprichters van IndiaConnected. “Zo kan u acclimatiseren en verschijnt u fris en scherp bij uw afspraak.”

 2. Verken India niet alleen

India is een chaotisch, complex en ondoorzichtig land vol tegenstrijdigheden. Het is dan ook niet aan te raden om tijdens uw eerste zakelijke verkenning alleen naar India te reizen. Om de juiste vragen te kunnen stellen en uw observaties en inzichten op waarde te schatten is het zinvol om met anderen te reizen – liefst natuurlijk met mensen met India ervaring.

“Samen weet, zie en hoort u meer dan alleen”, zegt Van der Schaaf. “Daardoor slaagt u erin om nieuwe markten sneller te doorgronden. Dat geldt zeker voor India. U ontdekt sneller het systeem in de chaos.”

3. Wees open-minded

Veel Europese bedrijven reizen naar India met een vastomlijnd plan, maar het is wijs u niet blind te staren op deze plannen. Zo ondersteunde IndiaConnected een exportmanager van een hoogwaardig productiebedrijf met z’n reis naar India. Zijn doel was om de export naar India op gang te brengen. Tijdens zijn zoektocht naar afnemers, kwam hij erachter dat het bedrijf beter een fabriek kon opzetten in India.

“Hoogwaardige productie in een Indiase fabriek leek hen aanvankelijk onmogelijk, maar ze vonden in India strak georganiseerde en zeer geavanceerde productiebedrijven met moderne faciliteiten die voldoen aan alle Europese normen. Tegelijkertijd ontdekten ze dat export voor hen juist niet zo voordelig zou zijn vanwege de hoge importtarieven”, legt Van der Schaaf uit. “Het bedrijf heeft daarom zijn koers verlegd en ervoor gekozen een fabriek op te zetten in India.”

4. Ga niet over een nacht ijs

Als u India als een toekomstige zakelijke bestemming ziet, kan het geen kwaad om ruim van tevoren de eerste contacten te leggen in het land. Voordat u tot een deal komt moet u een vertrouwensband opbouwen met potentiële zakenpartners. Dat kan in sommige gevallen best lang duren – een short cut bestaat niet.

“Reis naar India om een gevoel te krijgen bij het land en de mensen”, raadt Van der Schaaf aan. “In India draait alles om persoonlijk contact, een goede klik met Indiërs is cruciaal. Ga dan ook niet over een nacht ijs met een potentiële Indiase partner. Dan ligt een mislukking op de loer.”

5. Probeer India niet te veranderen

Als u India beschouwt als een puur zakelijke aangelegenheid, gaat u een frustrerende tijd tegemoet. Zie India als een avontuur: dompel uzelf onder in de cultuur, proef het eten, luister naar de muziek, stap in een bomvolle trein. Voor veel Europeanen is India een gek land: laat u erdoor verrassen en geniet ervan, maar probeer India niet te veranderen. Dat is de grootste fout die veel Europeanen maken in India.

---

Maarten van der Schaaf

Founding partner IndiaConnected

Maarten van der Schaaf is een van de oprichters van adviesbureau IndiaConnected, het Europese loket voor bedrijven die zaken doen in India. Hij en onze adviseurs in Duitsland, Spanje, Zweden, Italië en India staan voor u klaar om uw vragen te beantwoorden en u te ondersteunen bij de uitdagingen waar u in India tegen aanloopt. Van het onderzoeken van de markt, het rekruteren van personeel, tot support met financiën en juridische zaken.

---

Steeds meer Nederlandse bedrijven boeken succes in India. Hoe doen zij dat in dit grote en diverse land?

India is geen gemakkelijke markt maar wel een hele grote. Te groot om links te laten liggen. Zeker voor Nederlandse bedrijven met ambitie, lef en doorzettingsvermogen liggen er veel kansen in dit land. Steeds meer Nederlandse bedrijven weten die kansen ook te pakken. Hoe doen zij dat en wat kunnen andere bedrijven van hen leren? Lessen voor succes in India van pootaardappelteler HZPC Holland en machinebouwer Meyn Foodprocessing Technology.

IndiaConnected wordt geregeld gevraagd om kennis te delen over India. Voor Globe, het magazine van de Nederlandse exportvereniging EvoFenedex, schreef partner Maarten van der Schaaf dit artikel over de lessen van Nederlandse bedrijven voor succes in India. 

Eind 2007 besluit HZPC Holland, de grootste Nederlandse exporteur van pootaardappelen, dat het bedrijf uit het Friese Joure zich serieus moet oriënteren op India. “Incidenteel kwamen wij daar wel eens”, vertelt ceo Gerard Backx, “maar wij hadden het land nooit structureel aandacht gegeven.” Dat moest veranderen, vond Backx. Toeval of niet, een paar maanden later wordt hij gebeld door een medewerker van het Indiase conglomeraat Mahindra. Of hij een keer mag langskomen in Joure. Backx is nieuwsgierig. “Wat wil zo'n gigantisch concern, dat vooral sterk is in ijzer en motoren, met pootaardappelen? Ik was benieuwd waar hun interesse vandaan kwam.”

Die eerste afspraak ging bijna mis, herinnert Backx zich. “De vertegenwoordiger van Mahindra kwam vrijdag om half zeven `s avonds aan op het station van Heerenveen in plaats van elf uur `s morgens. Hij had een verkeerde trein genomen en was vervolgens verdwaald.” Maar wanneer de twee die avond in gesprek raken, klikt het. Mahindra blijkt te hebben besloten zijn agrarische tak uit te breiden en wil graag de aardappelrassen van wereldmarktleider HZPC in India introduceren. De ontmoeting leidt in 2008 tot een samenwerkingsovereenkomst, waarbij Mahindra de Friezen gaat vertegenwoordigen in India.

Goede balans

In 2014 zetten de twee bedrijven een joint venture op: Mahindra HZPC. Dit bedrijf startte met de teelt van en de handel in gangbare Indiase aardappelrassen. HZPC heeft een belang van veertig procent in de joint venture. Backx: “Wij hebben gezocht naar een goede balans. Zij doen de financiën en het hr-beleid, wij de techniek en de aardappelrassen. De joint venture betaalt ons Nederlandse bedrijf een licentie op het gebruik van de rassen. Wat ons betreft, zijn wij zo mooi in evenwicht. Dat wij een minderheidsbelang hebben is niet erg. Als de joint venture winst maakt, is dat mooi, maar ons draait het vooral om de inkomsten uit de licentiestroom. Hoe meer Indiase boeren onze rassen telen, hoe beter. Wij zijn niet volledig afhankelijk van Mahindra en praten ook met derden om meer boeren in India onze rassen te laten telen. Die gesprekken voeren wij overigens samen met Mahindra. Onze relatie is uitstekend.”

Bijna tien jaar

De aardappelrassen van HZPC worden verkocht aan de verwerkende industrie en supermarkten in India. “De verwerkende industrie, denk aan grote friet- en chipsfabrikanten zoals Lays, is heel blij met onze komst. Met onze hoogwaardige rassen kunnen zij betere producten maken en meer rendement behalen. De versmarkt is veruit de grootste markt voor aardappels in India. Traditioneel gezien houden telers weinig rekening met de eetwensen van Indiërs: zij richten zich vooral op teelttechnische zaken zoals ziekteresistentie en de benodigde hoeveelheid water. Onze rassen hebben andere smaken, zijn gladder en zien er mooier uit dan de klassieke aardappelrassen met diepe putjes. Daarmee denken wij vooral de middenklasse en elite te kunnen bedienen via de supermarkten.” Het kostte bijna tien jaar om zijn hoogwaardige aardappelrassen in India op de markt te krijgen. Ceo Backx neemt die lange aanlooptijd voor lief. “India is misschien wel de mees belovende markt van de toekomst.”

Omslagpunt

Bij Meyn Foodprocessing Technology, een van `s werelds grootste machinebouwers voor de productie van kippenvlees, hebben zij een vergelijkbare ervaring. Het bedrijf uit Oostzaan deed er ruim twintig jaar over om in India stevige voet aan de grond te krijgen. “Wij hebben daar heel veel moeten zaaien voordat wij een beetje konden gaan oogsten, maar dat was het waard”, vertelt Karel de Waal, senior salesmanager India bij Meyn. “Dankzij ons geduld hebben wij nu ruim vijftig procent van de markt in handen.” Die markt is groot en groeiend: India is de op vier na grootste producent van vleeskuikens ter wereld. Zodra er meer kip via de supermarkten wordt verkocht, zal de vraag naar automatisering in de vleesverwerkingsindustrie verder toenemen.

Wat is de sleutel achter het succes van Meyn? “Een goede partner”, zegt De Waal. “Voor wij onze partner vonden, hebben wij een paar minder soepele samenwerkingen gehad, die weinig opleverden. Maar toen wij met Alok Raj in contact kwamen, was er meteen een klik. Hij heeft de markt voor ons opengebroken en twintig jaar voor ons gewerkt in India, meer als adviseur dan als verkoper eigenlijk. In India is een persoonlijke relatie opbouwen extreem belangrijk als je zaken met elkaar doet. Alok snapte dat als geen ander en heeft ongeveer ieder vleesverwerkingsbedrijf in India van binnen gezien. Hij ging dan samen met de ondernemer kijken hoe het productieproces efficiënter kon worden ingericht en hielp zelfs starters hele fabrieken te ontwerpen”, vertelt De Waal glimlachend. “Die fabrieken zijn er ook echt gekomen, want die ondernemers voelden dat zij altijd op ons konden rekenen. Dat was het omslagpunt waarop wij wél geld voor onze service konden gaan vragen.”

Veel sneller

Inmiddels is Alok Raj met pensioen en heeft Meyn een honderdprocentdochterbedrijf in India. “Voor wij het kantoor hadden, regelden wij alles vanuit Nederland. Van de verkoop tot de installatie en de aftersales. Maar wij willen als bedrijf juist zo dicht mogelijk bij onze klanten in de buurt zitten. Dat is onze wereldwijde strategie. Daarom hebben wij in totaal zestien aftersaleskantoren, waar wij in de lokale taal en valuta werken en reserveonderdelen verkopen. Vooral in India is het leveren van dit soort snelle service na de verkoop heel belangrijk.”

Op aanraden van de eigenaar van Meyn, de Berkshire Hathaway groep, werd voor het opzetten van het Indiase kantoor een samenwerking aangegaan met een advocatenkantoor waar de Berkshire Hathaway groep zelf al ervaring mee had. “Achteraf gezien was dit misschien niet de beste partij. Het was een heel groot kantoor dat geen meters voor ons wilde maken. Er werd ons voorgehouden dat het oprichten een kwestie van maanden zou zijn, maar het duurde uiteindelijk twee jaar.” Kleinere bureaus kunnen dat veel sneller regelen, binnen drie tot zes maanden, leerde De Waal later. “Je moet je als internationaal bedrijf niet blindstaren op grootte en internationale ervaring. Het is belangrijker dat zo’n advocatenkantoor de juiste contacten in India heeft en zijn volle aandacht op jou kan richten.”

Alle lessen van HZPC en Meyn op een rij:

1. Geef India structureel aandacht;

2. Een goede partner is in India cruciaal;

3. Doorlopende professionalisering biedt kansen voor hoogwaardige producten;

4. Verkopen in India kost tijd. Neem die tijd, het is de moeite waard;

5. Bouw relaties op. Of werk samen met Indiërs die goede relaties hebben in jouw sector;

6. Service en aftersales zijn voor Indiase klanten heel belangrijk;

7. Kies voor lokale kennis, advies en ondersteuning on the ground. Die ga je nodig hebben.