Culturele aspecten bij zakendoen in India

Ik ga voor de eerste keer op zakenreis naar India. Wat zijn de belangrijkste zaken om rekening mee te houden?
  1. Reis met anderen: Een eerste bezoek in India is overdonderend. De drukte, de taal en de sociale omgangsvormen maken het lastig om je weg te vinden en je zakelijke reisdoelen te behalen. Reis daarom niet alleen. Goed gezelschap, liefst mensen die al vaker in India zijn geweest, helpt je om alle indrukken in de juiste context te plaatsen.
  2. Plan je agenda niet helemaal vol:India is een netwerkland. Je rolt van de ene naar de andere meeting doordat mensen je doorverwijzen naar relevante contacten uit hun netwerk. Dat is dé manier om snel een netwerk op te bouwen.
  3. Pak je telefoon...en bel en sms. Afspraken inplannen gebeurd vaak op het laatste moment en bijna altijd via de telefoon. Heb je geen antwoord gekregen op je mail? Geen probleem. Bel om de afspraak te bevestigen en bel een dag van tevoren nogmaals om aan te kondigen dat je eraan komt.
  4. Leer mensen kennen: Praat tijdens een eerste ontmoeting niet meteen over zaken. Indiërs leren potentiële zakenpartners graag eerst kennen. Het beste wat je kan gebeuren is een uitnodiging om bij iemand thuis te komen eten en de familie te leren kennen. Dat is allesbehalve zonde van je tijd. Sterker nog, het is essentieel om op lange termijn succesvol te kunnen opereren in India.
  5. Stel je bescheiden op: In India wordt je geconfronteerd met enorme cultuurverschillen. Denk bijvoorbeeld aan de grote sociaal-economische verschillen, gearrangeerde huwelijken, het altijd "Ja” zeggen op gesloten vragen en het flexibel omgaan met tijd. Oordeel daarover niet meteen, stel liever vragen. Hiermee toon je respect.
Bij mijn vorige reis naar India is nog niet de helft van mijn oorspronkelijke agenda verlopen volgens plan. Hoe kan ik dit in de toekomst verbeteren?
Houd voldoende ruimte in uw agenda. Als uitgangspunt kunt u de 60/40 verhouding aanhouden. Zorg dat u aan het begin van uw reis enkele afspraken hebt met relaties die belangrijk zijn of een eerste aanknopingspunt bieden. Naar aanleiding van deze eerste gesprekken kun u later in de week een tweede vervolggesprek inplannen. Ook heeft u zo ruimte over voor afspraken met interessante relaties van uw eerdere gespreksgenoten. Wees flexibel.
Hoe zit het met het kastestelsel in India? Moet ik ergens rekening mee houden?
Officieel is het kastenstelsel afgeschaft. Toch speelt het kastenstelsel in het dagelijkse leven nog altijd een grote rol. Dit is een zeer lastig te doorgronden onderwerp, maar gelukkig is dat voor buitenlandse ondernemers geen vereiste. Niemand verwacht dat u hiervan kennis heeft. Het is bovendien een onderwerp dat u beter niet zelf kunt aansnijden in verband met de complexiteit en gerelateerde (politieke) gevoeligheden. Staat u op het punt personeel aan te nemen? Dan kunt u aan de achternaam al veel te weten komen over zijn/haar familieachtergrond en (oorspronkelijke) positie in de maatschappij. Zie voor een achternamen decoder: http://learningindia.in/references/indian-name-decoder/
Bij het opvolgen van Indiase leads reageert men zeer positief, maar er gebeurt niets. Ik begin mijn geduld te verliezen, zie ik iets over het hoofd?
Indiërs communiceren relatief indirect. U zult nooit rechtstreeks te horen krijgen dat men geen interesse heeft, zelfs niet als u het vraagt. Daadwerkelijke interesse is er pas wanneer er financiële commitment is oftewel een eerste betaalde order. Ook moet u er rekening mee houden dat India geen e-mail cultuur heeft. Indiërs vinden e-mailverkeer afstandelijk. Na persoonlijke ontmoetingen is bellen en sms-en het meest gebruikelijk en effectief.
Is het gebruikelijk dat ik relatiegeschenken meeneem in India?
Een relatiegeschenk geeft aan dat de relatie belangrijk is voor u. Overdrijf het niet, maar een mooi presentje uit eigen land wordt zeker gewaardeerd. Iets meenemen voor de kinderen of partner van uw relatie werkt vaak nog beter. Stroopwafels in blik en Delfts blauw zijn veilige items. Let wel op: in India zijn veel mensen vegetarisch en eten ook geen eieren.
Is het in India gebruikelijk om visitekaartjes uit te wisselen?
Ja, visitekaartjes en titels zijn belangrijk in India. Bent u Sales Manager, dan kunt u overwegen dit te veranderen in Sales Director of Commercial Director. Indiërs zoeken altijd naar relevantie in een contact. Hiërarchie speelt een belangrijke rol. Ga hierin mee: vraag zelf ook of u de baas van uw relatie kunt ontmoeten als u het idee heeft dat uw contact geen verdere beslissingen mag nemen.
Hoe moet ik in India omgaan met mensen die mij iets te eten of drinken aanbieden waar ik echt geen behoefte aan heb? 
Iedereen die zakendoet in India komt dit vroeg of laat tegen. In principe is iets eten of drinken altijd het beste. Thee of koffie afslaan is zelfs sterk af te raden. Voedsel speelt in India een veel belangrijkere rol in de maatschappij dan bij ons. Wanneer u dit echt niet wilt, kunt u aangeven dat u problemen heeft met uw gezondheid, bijvoorbeeld vanwege ‘streetfood’ dat u eerder heeft gegeten. Daar hebben Indiërs uiteraard begrip voor.
Mijn Indiase zakenrelatie nodigt mij tijdens onze afspraak uit om diezelfde avond nog bij hem thuis met zijn familie te komen dineren. Is dit normaal in India? Hoe moet ik hiermee omgaan?
Doen! Dit is een positieve ontwikkeling en een belangrijke stap in het opbouwen van een relatie. Uw relatie laat zien dat hij/zij u verder wilt leren kennen. Dit houdt ook in dat wordt verwacht dat u iets vertelt over uw privéleven en familiesituatie. Dit helpt in het opbouwen van wederzijds vertrouwen. Onthoud altijd: Indiërs doen zaken op basis van relaties, niet op basis van transacties (contracten etc.).
Is het in India gebruikelijk om een fooi te geven? Zo ja, hoeveel moet ik fooi geven?
Als u met uw Indiase relaties op pad bent, dan wordt er van u niet verwacht dat u fooien geeft. Als u alleen bent, overdrijf dan vooral niet. Ter indicatie: een hotelboy die u helpt kunt u enkele tientallen rupees geven; een chauffeur die u de hele dag rondrijdt geeft u 100 rupees. Tip: geef bij aankomst in een hotel vooraf een goede fooi aan het bedienend personeel, u zult dan gedurende uw verblijf extra aandacht en service krijgen. Wacht dus niet tot het eind, maar denk andersom.
Hoe vaak moet ik in India zijn om effectief zaken te kunnen doen?
Dat hangt helemaal af van de aard van uw zakelijke activiteiten en interesse in India. U doet er goed aan om de eerste drie jaar dat u actief bent in India 3 tot 4 werkbezoeken per jaar af te leggen. Althans, dat is onze ervaring.  In Nederland kan een enkele afspraak voldoende zijn om een deal te sluiten, maar in India zult u moeten investeren in uw relaties. Formele contracten doen er immers veel minder toe dan in Nederland. Breng tijd door om vertrouwen op te bouwen, elkaars werkwijze te leren kennen en verwachtingen te managen. Indien u met een distributeur of een partner werkt, houd er dan rekening mee dat u zeker een aantal weken per kwartaal in India zult moeten zijn om een succesvolle samenwerking op te bouwen. 
Hoe kan ik mijn zakelijke activiteiten in India monitoren zonder fysiek aanwezig te zijn?
Ondernemers die in hun Indiase en Nederlandse kantoor een HD videoverbinding hebben die gedurende de werkdag aanstaat, geven aan dat dit de samenwerking sterk bevordert. Zo’n haarscherpe videoverbinding kan dus een alternatief zijn voor uw fysieke aanwezigheid. Een Skype-gesprek volstaat meestal niet. Ons advies luidt: "Management by Skype does not work”.
Is het gebruikelijk om personeelsfeestjes te organiseren in India?
Personeelsfeesten zoals we die in Nederland kennen komen niet veel voor. Veel grotere bedrijven hebben een jaarlijks uitje waarbij medewerkers hun partner en familie meenemen. Deze uitjes zijn meestal overdag en is, uiteraard, inclusief eten. Doorgaans worden enkel de kenniswerkers hiervoor uitgenodigd - schoonmakers en magazijn medewerkers dus niet. Uw rol is doorgaans afstandelijk en officieel. U houdt een speech, drinkt en eet iets maar blijft over het algemeen formeel. Uw hiërarchische positie is voor iedereen duidelijk. Men verwacht dat u zich zo gedraagt.
Is het gebruikelijk om voorschotten te geven aan werknemers in India voor het bekostigen van bruiloften of medische ingrijpen?
Ja, dat kan voorkomen. Het werkgeverschap in India gaat verder dan in Nederland. Als u dit verzoek krijgt, verifieer het verzoek dan wel door bijvoorbeeld met de arts te bellen of met familie van uw werknemer. Maak goede afspraken en geef alleen realistische voorschotten die in verhouding staan met het salaris van uw werknemer.
Welke feestdagen moet ik vrij geven aan mijn Indiase medewerkers?
Er zijn nationale vrije dagen, religieuze vrije dagen en vrije dagen per deelstaat. Voor een overzicht zie: http://publicholidays.in. Reist u naar India, check dan van tevoren of er feestdagen zijn tijdens uw verblijf. Grote kans dat u op die dagen geen relaties kan ontmoeten of zaken kan doen. Aan de andere kant is dit een kans om relaties verder te versterken en de Indiase cultuur te leren kennen.