In India is het aantal officiële feestdagen dat werknemers vrij krijgen, niet zo duidelijk vastgelegd als in de meeste Europese landen. Dus, wanneer heeft uw Indiase personeel recht op een vrije dag? Onze expert Suhasini Sharma geeft tips om uw kalender zo overzichtelijk mogelijk te organiseren.
Diwali is een van de belangrijkste feestdagen in India
Verlofdagen in India
In India worden het aantal betaalde vrije dagen die een medewerker kan opnemen verdeeld in 3 categorieën:
Earned leave (verdiend verlof) - gemiddeld 12 dagen per jaar
Casual leave (ongepland verlof) - gemiddeld 7 dagen per jaar
Sick leave (ziekteverlof) - gemiddeld 12-14 dagen per jaar
Het minimaal aantal verlofdagen dat een bedrijf in India verplicht is z’n werknemers te bieden, hangt af van de staat waarin het bedrijf gevestigd is. Hierboven noemen we de gemiddelden per verlofcategorie, maar dit minimum verschilt dus per Indiase staat en u kunt daarom niet zomaar HR beleid uit andere landen of zelfs andere Indiase staten kopiëren. U moet altijd toetsen of uw beleid voldoet aan de lokale regelgeving. Hulp van lokale experts is daarbij geen overbodige luxe.
Suhasini Sharma
Growth Consultant
Suhasini Sharma heeft meer dan 19 jaar ervaring als Business Intelligence Specialist en Customer Success & Growth Manager. Ze maximaliseert als Growth Consultant de waarde voor het succes van onze klanten door hen oplossingen, inzichten en begeleiding op maat te bieden.
Haar focus is interculturele samenwerking, bedrijfsontwikkeling, strategie en Customer Relationship Management.
Verdiend verlof
“Verdiend verlof is, zoals de naam al zegt, een vorm van verlof die door werknemers verdiend wordt. Gemiddeld krijgt een werknemer 1 dag verlof per maand dat hij of zij werkzaam is binnen uw bedrijf”, legt Suhasini uit. “De voorwaarde voor het opnemen van deze verlofdagen verschilt van bedrijf tot bedrijf, maar normaal gesproken moet dit 15 dagen van tevoren worden aangegeven. Verdiende verlofdagen zijn te verrekenen als ze niet worden opgenomen. Het hangt van de werkgever af of de verrekening van de openstaande verdiende verlofdagen aan het einde van ieder jaar plaatsvindt of aan het einde van de dienstbetrekking. In het laatste geval, kunnen de ongebruikte verlofdagen dus meegenomen worden naar het volgende jaar - het maximum overdraagbare dagen is 30 - maar het is niet verplicht voor werkgevers deze mogelijkheid te bieden.”
Ongepland verlof
Ongepland verlof zijn dagen die vlak voor het verlof of op de dag zelf opgenomen kunnen worden door de werknemer. “Het gaat dan om onverwachte omstandigheden die ertoe leiden dat de werknemer niet op kantoor kan verschijnen, zoals een ziek kind dat plots thuis zit of, een zeer Indiaas probleem, extreem weer en daardoor enorme files”, zegt Suhasini. “De meeste werkgevers kiezen er wel voor het aantal ongeplande verlofdagen dat na elkaar kan worden opgenomen aan banden te leggen, in veel gevallen kan iemand maximaal 2 of 3 dagen op rij ongepland verlof opnemen.”
Ziekteverlof
Ziekteverlof kan voor 1 of 2 dagen op rij worden opgenomen, als een werknemer langer ziek is, moet hij of zij een doktersverklaring kunnen overleggen.
Stappenplan om officiële feestdagen in India slim te organiseren
India kent 3 nationale feestdagen waarop alle bedrijven verplicht moeten sluiten:
Republic day - 26 januari
Independence Day - 15 augustus
Gandhi Jayanti - 2 oktober
Naast deze drie verplichte vrije dagen worden er dus nog tientallen feestdagen gevierd in India. Bij het bepalen van het aantal officiële feestdagen dat uw werknemers vrij krijgen, is het belangrijk dat u checkt of u compliant bent met lokale regelgeving. Alle Indiase deelstaten hebben hier basisregels over vastgelegd. Over het algemeen geldt dat er minimaal tussen de 8 tot 14 officiële vrije feestdagen worden gegeven, afhankelijk van de deelstaat. Dat is inclusief de drie nationale feestdagen die we hierboven noemen en geeft daarnaast werkgevers en werknemers de ruimte zelf de overige feestdagen te kiezen.
“In India worden er tientallen religieuze en regionale feestdagen gevierd, die veelal bepaald worden aan de hand van de maankalender”, zegt Suhasini. “Dit maakt dat feestdagen ieder jaar op een andere dag vallen en u dus flexibel moet zijn met uw planning. Daarnaast hebben werkgevers in India vaak te maken met een divers personeelsbestand dat verschillende religies belijdt en dus op verschillende momenten vrij willen. Dit organiseren kan als een uitdaging voelen, maar er zijn slimme manieren om dit aan te pakken.”
Met dit stappenplan zorgt u ervoor dat u de vrije feestdagen zo inclusief en efficiënt mogelijk organiseert:
1. Wettelijke richtlijnen
Het aantal officiële feestdagen dat u vrij dient te geven, is sterk afhankelijk van uw locatie. Daarom is het belangrijk op de hoogte te zijn van de feestdagen die uw deelstaatregering vrij geeft. Elk jaar, rond oktober/november, maken de Indiase staten hun lijst bekend in de plaatselijke of nationale kranten. Daarbij wordt ook het aantal feestdagen dat bedrijven vrij moet geven bekend gemaakt. Dit aantal varieert van 8 tot 14 dagen per jaar, afhankelijk van uw locatie. Als u in meerdere staten actief bent, kan het aantal vrije dagen tussen uw vestigingen dus verschillen.
2. Wat doen andere bedrijven in uw omgeving?
Naast dat u goed op de hoogte moet zijn van de lokale regelgeving wat betreft feestdagen, is het ook zo dat India regionale feestdagen kent en, door het gebruik van de maankalender, nationale feestdagen op verschillende locaties op een verschillende datum vallen. Het is daarom slim om te controleren welke feestdagen de bedrijven in uw regio de afgelopen jaren hebben vrijgegeven. Dit geeft u een goede benchmark van de meest belangrijke feestdagen in uw staat.
3. Demografische gegevens van uw werknemers en klanten
Aangezien de feestdagen voor werknemers belangrijke momenten zijn om te vieren en om met hun familie samen te komen, is de demografie van uw werknemers van belang in het bepalen van de dagen die u vrij geeft. Breng dit in kaart en vergeet ook niet te kijken naar uw clientèle. Heeft u veel internationale klanten, dan verlangen zij waarschijnlijk een duidelijk overzicht van de dagen dat het kantoor gesloten is of een deel van het personeel afwezig. Dit kan zorgen dat u minder flexibiliteit kan bieden aan uw werknemers. Heeft u veel Indiase klanten, in en buiten uw staat, dan dient u ook rekening te houden met de feestdagen die voor hen relevant zijn.
4. Kies een flexibele of vaste aanpak
U kunt het vrijgeven van feestdagen op twee manieren aanpakken, met een flexibele of vaste lijst. Als u kiest voor een flexibele aanpak biedt u uw personeel de kans feestdagen vrij te nemen die voor hen belangrijk zijn. Een voorbeeld:
Uw bedrijf moet volgens de richtlijnen 10 vrije feestdagen aanbieden en u heeft een zeer divers personeelsbestand. U kiest er daarom voor het hele kantoor tijdens de 4 grootste en belangrijkste feestdagen in India (al hangt dit uiteraard van de demografie van uw personeel af), dit zijn Diwali, Eid, Kerstmis en Vaisakhi (een belangrijke feestdag in zowel het Sikhisme als het Hindoeïsme), en de 3 nationale feestdagen vrij te geven. Voor de overige 3 dagen kunnen uw werknemers zelf kiezen op welke moment zij het liefst vrij zouden willen hebben door deze dagen bij u in te dienen. Dit worden afwijkende feestdagen genoemd, omdat niet elke werknemer, maar slechts een specifieke groep op deze dag vrij zal hebben.
Deze aanpak wordt steeds populairder in India, omdat deze het meest inclusief is. Maar voor bedrijven met een groot personeelsbestand of internationale klanten kan dit lastig toe te passen zijn. In dat geval kunt u er ook voor kiezen aan de hand van de regionale regels en voorkeuren zelf een lijst van officiële vrije dagen samen te stellen en te delen met uw werknemers en klanten.
“Als u twijfelt over welke feestdagen u nu wel of niet moet opnemen in uw beleid, is het goed om te weten dat Indiërs het geen probleem vinden om een ongeplande of verdiende verlofdag op te nemen voor een voor hen belangrijke feestdag”, vertelt Suhasini. “Ik heb het dan niet over een belangrijk festival als Diwali, die dag zal u geen Indiër naar kantoor kunnen krijgen, maar juist over minder groots gevierde dagen. Bovendien is het in India niet gebruikelijk om dubbel uitbetaald te krijgen als een werknemer op een feestdag moet werken; in plaats daarvan wordt dit gecompenseerd door extra vrije dagen aan te bieden op een later tijdstip wanneer dit nodig is, een zogeheten compensatieverlof. Deze verlofdagen zijn vergelijkbaar met verdiend verlof en kan dus opgenomen of verrekend worden.”
De handleiding voor werkgevers in India
Bij het vinden, aannemen en behouden van personeel in India, of dit nu remote is of als onderdeel van uw entiteit, komt een hoop kijken. U krijgt te maken met nieuwe uitdagingen tijdens de rekrutering, andere regels omtrent contracten en verschillen in de werkcultuur. Om het voor u als Europese werkgever allemaal wat overzichtelijker te maken, heeft IndiaConnected een speciale handleiding gemaakt met adviezen voor elke uitdaging die u kunt tegenkomen.