Voor u van start gaat met de import of de productie van uw product in India, is het verstandig om te checken of u een verplichte BIS-registratie nodig heeft. Dat is een keurmerk van de Indiase overheid om de kwaliteit van specifieke producten te kunnen waarborgen. Er zijn registratie opties voor zo’n 900 producten, maar voor ruim 300 producten is de BIS-registratie ook daadwerkelijk verplicht. Bijvoorbeeld etenswaren, huishoudelijke elektrische producten, chemische stoffen, cement en staal. In dit artikel leggen we u uit wat een BIS-registratie precies is en hoe u die kunt verkrijgen.
Waar staat BIS voor?
De 'BIS' in BIS-certificatie staat voor het Bureau of Indian Standards, dat is de nationale certificeringsinstantie van India. Het bureau is in 1986 opgericht met als doel:
consumenten veilige goederen te kunnen bieden van betrouwbare kwaliteit
het minimaliseren van de gezondheidsrisico's voor de consument
veiligheid van mens, plant en dier
veiligheid van het milieu
voorkoming van misleidende handelspraktijken
bevordering van een kwaliteitscultuur door de toepassing van goede productiepraktijken
het opleiden van de industrie in verschillende aspecten van standaardisatie en testen
bevordering van de export en aanmoediging van importsubstitutie
controle op de verspreiding van plantensoorten
het minimaliseren van verspilling
Het Product Certificatie Systeem van het BIS is een van de grootste ter wereld, met meer dan 26500 licentiehouders voor meer dan 900 producten. De certificering van het BIS stelt de licentiehouders in staat om het populaire ISI-keurmerk op hun product te gebruiken, wat in India synoniem staat voor een kwaliteitsproduct. Binnen het BIS Product Certificatie Systeem zijn er vier verschillende manieren of ‘schemes’ waarop producenten hun registratie kunnen aanvragen afhankelijk van hun product.
De vier verschillende ‘BIS Certification Schemes’
1. De normale procedure voor binnenlandse fabrikanten
De aanvrager moet de BIS-certificeringsaanvraag met de vereiste documenten en de vereiste vergoeding indienen. Na indiening van de aanvraag wordt een voorlopige fabrieksbeoordeling uitgevoerd door een BIS-medewerker. Vervolgens worden er in de fabriek monsters getest en worden er ook monsters meegenomen voor onafhankelijke testen in extern laboratorium. De BIS-certificering wordt verstrekt als de monsters aan de standaarden voldoen. Bij deze methode wordt verwacht dat de BIS-certificering binnen 4 maanden na indiening van de aanvraag wordt toegekend.
2. Vereenvoudigde procedure voor binnenlandse fabrikanten
Bij de vereenvoudigde procedure dient de aanvrager naast de benodigde documentatie voor de BIS-registratie, ook een testrapport van een monster door een door het BIS erkend laboratorium bij te voegen. Als het testrapport voldoet, wordt een controle van het fabrieksterrein uitgevoerd door een BIS-medewerker. De BIS-certificering wordt toegekend als de verificatie van de BIS-functionaris voldoende is. Bij deze methode wordt verwacht dat de licentie binnen 30 dagen na indiening van de BIS-certificeringsaanvraag met de vereiste documenten en het testrapport wordt verleend.
3. ECO Mark Scheme
BIS-licentie voor milieuvriendelijke producten wordt verleend onder een regeling die losstaat van het normale BIS-certificeringsproces. Milieuvriendelijke producten moeten voldoen aan aanvullende eisen om in aanmerking te komen voor het ECO-merk. De procedure voor het verlenen van de vergunning is echter vergelijkbaar met die van de regeling voor binnenlandse producenten.
4. Foreign Manufacturers' Certification Scheme (FMCS)
Buitenlandse producenten dienen hun BIS-registratie, indien verplicht, via de FMCS aan te vragen. Het is daarnaast ook mogelijk de registratie te verkrijgen als buitenlandse fabrikant als deze niet verplicht is voor uw product.
Een BIS-registratie aanvragen via de Foreign Manufacturers' Certification Scheme (FMCS)
Voor ruim 300 producten, uiteenlopend van airconditioners tot aluminiumfolie, dienen buitenlandse producenten verplicht een BIS-certificatie aan te vragen. Daarnaast is er een verplichte registratie nodig voor 49 elektronische & IT-producten die niet op de standaardlijst staan, omdat de aanvraag voor die certificering niet via de FMCS verloopt. Meer over deze specifieke aanvraag vindt u hier.
Om de BIS-registratie te verkrijgen, dient u zich ten eerste aan te melden bij het BIS en de aanvraagkosten voor de registratie te betalen. Wees u ervan bewust dat er voor elk product een aparte applicatie nodig is. De aanmelding bij het BIS kan door twee entiteiten worden gedaan:
Uw Indiase liaison of filiaal (zolang het alle rechten van de Reserve Bank of India heeft om een aanvraag in te dienen)
Een wettelijk benoemde agent in India
Het is ten zeerste aan te raden te kiezen voor de tweede optie. Het proces begint namelijk met een hele hoop papierwerk waarin u moet aantonen hoe de kwaliteit van het product wordt gewaarborgd. Er moet op papier worden uitgelegd hoe de productieprocessen precies verlopen, vanaf de aankoop van de grondstoffen tot de manieren waarop het eindproduct getest wordt. Alleen een lokale expert met specifieke ervaring in het aanvragen van BIS-certificering voor internationale bedrijven, begrijpt hoe alles gedocumenteerd en ingediend moet worden. Als u deze opdracht bij uw lokale entiteit neerlegt en zij zonder ervaring hiermee aan de slag gaan, loopt u geheid een vertraging van meerdere maanden op.
Als uw vertegenwoordiger alles heeft ingediend, wordt uw aanvraag door het BIS onderzocht. Wordt deze compleet bevonden, dan wordt uw aanvraag officieel geregistreerd. Vervolgens wordt er met uw Indiase vertegenwoordiger een bezoek aan uw productiefaciliteit gepland. De kosten voor dit bezoek zijn voor uw rekening en omvatten de werkdagen, de reis- en verblijfskosten en de dagvergoeding van de BIS-medewerker. Tijdens het bezoek controleert de inspecteur de volgende zaken:
Of uw productieproces en uw testfaciliteiten voldoen aan de Indiase standaarden
De bekwaamheid van uw vaste testpersoneel
Of monsters van uw product voldoen aan de eisen van de Indiase norm.
De BIS-inspecteur doet niet alleen testen ter plaatsen, maar neemt ook monsters die u moet laten testen door een extern, door het BIS erkend laboratorium in India. Ook de kosten voor deze testen zijn voor u.
Als het BIS de resultaten van de inspectie voldoende acht en ook de onafhankelijk geteste monsters voldoen aan de Indiase standaard, dan ontvangt u uw BIS-registratie. Uw vertegenwoordiger dient vervolgens de voorwaarden van de BIS-overeenkomst te tekenen. Dat houdt in dat u bereid bent te voldoen aan de Scheme of Testing and Inspection (STI) en de jaarlijkse minimum marking fee en de licentievergoeding zal betalen.
Minimum marking fee en licentievergoeding
U moet de jaarlijkse minimum marking fee (hoogte is afhankelijk van uw product) en de licentievergoeding (₹1000) betalen zodra de BIS-registratie toegekend is. Daarna kunt u de marking fee of per kwartaal of per jaar betalen. Een BIS-licentie wordt normaal gesproken de duur van één jaar verleend, maar voor de meeste producten zijn er verlengingsopties tot 5 jaar mogelijk.
Het verlengingsproces is een stuk eenvoudiger dan de eerste BIS-registratie, omdat er geen bezoek aan uw faciliteit meer nodig is. Bij een verlengingsaanvraag moet u de volgende documenten indienen:
Verlengingsformulier
Productiedetails van de met ISI gemarkeerde producten
Verlengde bankgarantie (zes maanden langer dan de geldigheid van de vergunning)
Bewijs van afdracht van de marking fees
No Objection Certificate
Het komt wel eens voor dat de code van uw product bij de douane aangeeft dat er een BIS-registratie nodig is, maar dit niet het geval is. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat de douane producten die "vergelijkbaar" zijn met uw product en onder de "verplichte certificering" vallen, door elkaar halen. Uw product wordt dan vastgehouden door de autoriteiten, wat leidt tot flinke vertragingen, en u kunt zelf beboet worden.
Om dit te voorkomen is er een speciaal "No Objection Certificate" (NOC) aan te vragen bij het BIS, die bewijst dat het materiaal niet onder de "verplichte certificering" valt. BIS controleert per geval aan de hand van testrapporten, productspecificaties, verklaringen en andere bewijsstukken of een NOC van toepassing is. De vergoeding voor dit certificaat is echter beperkt. Het duurt ongeveer twee maanden om een NOC te krijgen. Een NOC wordt afgegeven voor elke import van hetzelfde product en moet samen met de vrachtdocumenten worden overgelegd.