Dit moeten Europese bedrijven weten over BIS-registratie in India

Voor u van start gaat met de import of de productie van uw product in India, is het verstandig om te checken of u een verplichte BIS-registratie nodig heeft. Dat is een keurmerk van de Indiase overheid om de kwaliteit van specifieke producten te kunnen waarborgen. Er zijn registratie opties voor zo’n 900 producten, maar voor ruim 300 producten is de BIS-registratie ook daadwerkelijk verplicht. Bijvoorbeeld etenswaren, huishoudelijke elektrische producten, chemische stoffen, cement en staal. In dit artikel leggen we u uit wat een BIS-registratie precies is en hoe u die kunt verkrijgen.

Waar staat BIS voor?

De 'BIS' in BIS-certificatie staat voor het Bureau of Indian Standards, dat is de nationale certificeringsinstantie van India. Het bureau is in 1986 opgericht met als doel: 

• consumenten veilige goederen te kunnen bieden van betrouwbare kwaliteit

• het minimaliseren van de gezondheidsrisico's voor de consument

• veiligheid van mens, plant en dier

• veiligheid van het milieu

• voorkoming van misleidende handelspraktijken

• bevordering van een kwaliteitscultuur door de toepassing van goede productiepraktijken

• het opleiden van de industrie in verschillende aspecten van standaardisatie en testen

• bevordering van de export en aanmoediging van importsubstitutie

• controle op de verspreiding van plantensoorten

• het minimaliseren van verspilling

Het Product Certificatie Systeem van het BIS is een van de grootste ter wereld, met meer dan 26500 licentiehouders voor meer dan 900 producten. De certificering van het BIS stelt de licentiehouders in staat om het populaire ISI-keurmerk op hun product te gebruiken, wat in India synoniem staat voor een kwaliteitsproduct. Binnen het BIS Product Certificatie Systeem zijn er vier verschillende manieren of ‘schemes’ waarop producenten hun registratie kunnen aanvragen afhankelijk van hun product.

De vier verschillende ‘BIS Certification Schemes’

1. De normale procedure voor binnenlandse fabrikanten 

De aanvrager moet de BIS-certificeringsaanvraag met de vereiste documenten en de vereiste vergoeding indienen. Na indiening van de aanvraag wordt een voorlopige fabrieksbeoordeling uitgevoerd door een BIS-medewerker. Vervolgens worden er in de fabriek monsters getest en worden er ook monsters meegenomen voor onafhankelijke testen in extern laboratorium. De BIS-certificering wordt verstrekt als de monsters aan de standaarden voldoen. Bij deze methode wordt verwacht dat de BIS-certificering binnen 4 maanden na indiening van de aanvraag wordt toegekend.

2. Vereenvoudigde procedure voor binnenlandse fabrikanten 

Bij de vereenvoudigde procedure dient de aanvrager naast de benodigde documentatie voor de BIS-registratie, ook een testrapport van een monster door een door het BIS erkend laboratorium bij te voegen. Als het testrapport voldoet, wordt een controle van het fabrieksterrein uitgevoerd door een BIS-medewerker. De BIS-certificering wordt toegekend als de verificatie van de BIS-functionaris voldoende is. Bij deze methode wordt verwacht dat de licentie binnen 30 dagen na indiening van de BIS-certificeringsaanvraag met de vereiste documenten en het testrapport wordt verleend.

3. ECO Mark Scheme 

BIS-licentie voor milieuvriendelijke producten wordt verleend onder een regeling die losstaat van het normale BIS-certificeringsproces. Milieuvriendelijke producten moeten voldoen aan aanvullende eisen om in aanmerking te komen voor het ECO-merk. De procedure voor het verlenen van de vergunning is echter vergelijkbaar met die van de regeling voor binnenlandse producenten.

4. Foreign Manufacturers' Certification Scheme (FMCS)

Buitenlandse producenten dienen hun BIS-registratie, indien verplicht, via de FMCS aan te vragen. Het is daarnaast ook mogelijk de registratie te verkrijgen als buitenlandse fabrikant als deze niet verplicht is voor uw product. 

Een BIS-registratie aanvragen via de Foreign Manufacturers' Certification Scheme (FMCS)

Voor ruim 300 producten, uiteenlopend van airconditioners tot aluminiumfolie, dienen buitenlandse producenten verplicht een BIS-certificatie aan te vragen. Daarnaast is er een verplichte registratie nodig voor 49 elektronische & IT-producten die niet op de standaardlijst staan, omdat de aanvraag voor die certificering niet via de FMCS verloopt. Meer over deze specifieke aanvraag vindt u hier.  

Om de BIS-registratie te verkrijgen, dient u zich ten eerste aan te melden bij het BIS en de aanvraagkosten voor de registratie te betalen. Wees u ervan bewust dat er voor elk product een aparte applicatie nodig is. De aanmelding bij het BIS kan door twee entiteiten worden gedaan:

• Uw Indiase liaison of filiaal (zolang het alle rechten van de Reserve Bank of India heeft om een aanvraag in te dienen) 

• Een wettelijk benoemde agent in India

Het is ten zeerste aan te raden te kiezen voor de tweede optie. Het proces begint namelijk met een hele hoop papierwerk waarin u moet aantonen hoe de kwaliteit van het product wordt gewaarborgd. Er moet op papier worden uitgelegd hoe de productieprocessen precies verlopen, vanaf de aankoop van de grondstoffen tot de manieren waarop het eindproduct getest wordt. Alleen een lokale expert met specifieke ervaring in het aanvragen van BIS-certificering voor internationale bedrijven, begrijpt hoe alles gedocumenteerd en ingediend moet worden. Als u deze opdracht bij uw lokale entiteit neerlegt en zij zonder ervaring hiermee aan de slag gaan, loopt u geheid een vertraging van meerdere maanden op.

Als uw vertegenwoordiger alles heeft ingediend, wordt uw aanvraag door het BIS onderzocht. Wordt deze compleet bevonden, dan wordt uw aanvraag officieel geregistreerd. Vervolgens wordt er met uw Indiase vertegenwoordiger een bezoek aan uw productiefaciliteit gepland. De kosten voor dit bezoek zijn voor uw rekening en omvatten de werkdagen, de reis- en verblijfskosten en de dagvergoeding van de BIS-medewerker. Tijdens het bezoek controleert de inspecteur de volgende zaken:

• Of uw productieproces en uw testfaciliteiten voldoen aan de Indiase standaarden

• De bekwaamheid van uw vaste testpersoneel

• Of monsters van uw product voldoen aan de eisen van de Indiase norm.

De BIS-inspecteur doet niet alleen testen ter plaatsen, maar neemt ook monsters die u moet laten testen door een extern, door het BIS erkend laboratorium in India. Ook de kosten voor deze testen zijn voor u.

Als het BIS de resultaten van de inspectie voldoende acht en ook de onafhankelijk geteste monsters voldoen aan de Indiase standaard, dan ontvangt u uw BIS-registratie. Uw vertegenwoordiger dient vervolgens de voorwaarden van de BIS-overeenkomst te tekenen. Dat houdt in dat u bereid bent te voldoen aan de Scheme of Testing and Inspection (STI) en de jaarlijkse minimum marking fee en de licentievergoeding zal betalen. 

Minimum marking fee en licentievergoeding 

U moet de jaarlijkse minimum marking fee (hoogte is afhankelijk van uw product) en de licentievergoeding (₹1000) betalen zodra de BIS-registratie toegekend is. Daarna kunt u de marking fee of per kwartaal of per jaar betalen. Een BIS-licentie wordt normaal gesproken de duur van één jaar verleend, maar voor de meeste producten zijn er verlengingsopties tot 5 jaar mogelijk.

Het verlengingsproces is een stuk eenvoudiger dan de eerste BIS-registratie, omdat er geen bezoek aan uw faciliteit meer nodig is. Bij een verlengingsaanvraag moet u de volgende documenten indienen:

1. Verlengingsformulier

2. Productiedetails van de met ISI gemarkeerde producten

3. Verlengde bankgarantie (zes maanden langer dan de geldigheid van de vergunning)

4. Bewijs van afdracht van de marking fees

No Objection Certificate

Het komt wel eens voor dat de code van uw product bij de douane aangeeft dat er een BIS-registratie nodig is, maar dit niet het geval is. Daarnaast gebeurt het regelmatig dat de douane producten die "vergelijkbaar" zijn met uw product en onder de "verplichte certificering" vallen, door elkaar halen. Uw product wordt dan vastgehouden door de autoriteiten, wat leidt tot flinke vertragingen, en u kunt zelf beboet worden.  

Om dit te voorkomen is er een speciaal "No Objection Certificate" (NOC) aan te vragen bij het BIS, die bewijst dat het materiaal niet onder de "verplichte certificering" valt. BIS controleert per geval aan de hand van testrapporten, productspecificaties, verklaringen en andere bewijsstukken of een NOC van toepassing is. De vergoeding voor dit certificaat is echter beperkt. Het duurt ongeveer twee maanden om een NOC te krijgen. Een NOC wordt afgegeven voor elke import van hetzelfde product en moet samen met de vrachtdocumenten worden overgelegd. 

Een eigen fabriek opzetten in India: zo vermijdt u de meest voorkomende valkuilen

Als u wil starten met produceren in een eigen fabriek in India kunt u niet zomaar uw Europese opzet copy-pasten. Tijdens het proces moet u rekening houden met mogelijke aanpassingen van uw originele plan zodat uw fabriek voldoet aan de Indiase regelgeving en goed aansluit op de lokale werkwijze. We leiden u door elke stap van het proces en delen valkuilen waar veel Europese bedrijven in India intrappen.

De geschikte locatie vinden

Net als bij het vinden van een geschikte producent is locatiekeuze bij het opzetten van een productiefaciliteit ook zeer belangrijk. We zien vaak dat Europese bedrijven voor een bepaalde locatie kiezen, omdat andere bedrijven binnen de sector of concurrenten al eerder voor die locatie kozen.

Er wordt in zo’n geval geen gedegen locatieanalyse gedaan om te onderzoeken of de benodigde infrastructuur aanwezig is, of de deelstaat of cluster beschikt over de juiste grondstoffen en halffabrikaten en of er genoeg en geschikt personeel te vinden is. Het kiezen van een verkeerde locatie kan op lange termijn tot onomkeerbare problemen leiden, met een vertrek uit India als gevolg.

Deze fout kan makkelijk voorkomen worden door lokale experts in te schakelen die op basis van uw wensen en behoeften een locatieanalyse uitvoeren over het gehele land. Het is belangrijk dat u tijdens dit processen uw eventuele voorkeuren en vooroordelen aan de kant zet en zo objectief mogelijk de geselecteerde locaties uit de analyse evalueert.

Na het opstellen van een top drie van locaties die aan uw vereisten voldoen, kunt u uw voorkeuren laten meespelen in het kiezen van de daadwerkelijke locatie en kunt u samen met uw lokale partner of adviseur op zoek gaan naar een geschikt stuk grond of een bestaande faciliteit die u zou willen overnemen.

Brownfield-investering

Als er wel de wens is om een eigen productielocatie op te zetten, maar niet om de hoge opstartkosten te maken die gepaard gaan met een greenfield-investering (het bouwen van een eigen faciliteit), dan kan er gezocht worden naar een bestaande faciliteit om te huren of te kopen.

Zo'n brownfield-investering wordt vaak gedaan middels een overname (M&A) van een lokaal bedrijf. Als er hiervoor gekozen wordt, kan de eerder genoemde locatieanalyse uitgebreid worden met een partnersearch en een due dilligence onderzoek als een potentiële partner eenmaal gevonden is.

Er kleven interessante voordelen aan een brownfield-investering:

• de kosten zijn gemiddeld lager door het gebruik van de bestaande faciliteiten, infrastructuur en het al in dienst zijnde personeel,

• het biedt het de mogelijkheid de bestaande goedkeuringen en vergunningen over te nemen, wat een hoop werk en tijd scheelt.

Maar er zijn ook zaken die tegen kunnen werken en die altijd goed moeten worden gecheckt alvorens er een handtekening onder een mogelijke overeenkomst wordt gezet:

• In India zien productiefaciliteiten er vaak 'simpeler' uit dan in Europa, wat niet betekent dat ze daardoor minder hoge kwaliteit produceren. Als er wordt gekozen voor een overname moet er wel goed gecontroleerd worden of de locatie aan Europese standaarden voldoet.

• Het is ook belangrijk dat de locatie de juiste vergunningen bezit om de faciliteit te kunnen opschalen of uitbreiden, u wil natuurlijk voorkomen dat u de faciliteit op termijn niet zou kunnen aanpassen aan nieuwe productiebehoeften.

Als u kiest voor een brownfield-investering is het daarom zaak dat u zich goed laat adviseren door een lokale expert met kennis van uw sector en de Indiase wet- en regelgeving.

Land aankopen voor een fabriek in India

Als er wordt gekozen voor een greenfield-investering, het neerzetten van een eigen productielocatie, dan kan er op basis van het resultaat van de locatieanalyse worden gezocht naar een geschikt stuk grond.

Dit was altijd een flinke uitdaging in India, maar de Indiase regering werkt hard aan het beschikbaar maken van land met industriële bestemming waardoor de zoektocht tegenwoordig minder tijdrovend is. Toch is het zeer verstandig geen harde deadline te hebben voor het vinden van een geschikt kavel, omdat het over het algemeen meer tijd in beslag neemt dan verwacht.

Daarnaast kan de prijs van kavels in clusters en andere populaire bestemmingen hoog zijn, waardoor Europese bedrijven besluiten specifiek op zoek te gaan naar goedkope grond. Kijk hier mee uit, hier kunnen hele vervelende haken en ogen aan zitten.

Vaak wordt er bij dit soort deals gezegd dat de grond een industriële bestemming heeft, maar is dit niet het geval. Als er een kavel gekocht wordt, dat achteraf een landbouw of particuliere bestemming blijkt te hebben, dan is het bijna onmogelijk dit te laten aanpassen en zal er gezocht moeten worden naar een andere optie.

We raden u daarom aan om specifiek te zoeken naar industriële kavels die door de overheid worden aangeboden. Het vinden van geschikte opties luistert nauw in India en hulp van een lokale expert op dit gebied is daarom geen overbodige luxe.

Bereid het opzetten van uw productie in India goed voor

Veel van onze klanten willen, alvorens ze de keuze maken om productie op te zetten in India, goed begrijpen wat er allemaal komt kijken bij het opzetten van een productielocatie in India. IndiaConnected heeft daarom alle tips en adviezen gebundeld in een speciale handleiding over het opzetten van een eigen productielocatie in India of het vinden van de juiste Indiase productiepartner.

Productie uitbesteden aan een Indiase partij - zo vindt u de juiste partner

India is in de afgelopen tien jaar uitgegroeid tot een van de belangrijkste productiecentra ter wereld. De Indiase overheid heeft flink geïnvesteerd in de ontwikkeling van de industriële sector met als gevolg dat de Indiase auto-, lucht- en ruimtevaart- , IT- en farmaceutische sector (denk aan vaccins) inmiddels produceren voor de hele wereld. Daarnaast biedt India toegang tot een ruime beschikbaarheid aan grondstoffen en liggen de kosten er lager dan in China. Het land biedt daarom een hoop interessante mogelijkheden voor Europese bedrijven die hun productie willen uitbesteden.

De juiste productielocatie vinden in India

Veel bedrijven zien India als één land, maar India is ontzettend groot en divers. India kan beter benaderd worden als een continent, zoals Europa. Om een goede producent te vinden, is het daarom slim een gedegen locatieanalyse te doen of te laten doen. India kent productieclusters waarin bedrijven van een specifieke sector gevestigd zijn. Van elke sector bestaan meerdere clusters in de deelstaten waar de beste materialen, infrastructuur en personeel te vinden zijn voor deze industrie. Bijvoorbeeld de auto-industrie kent vier grote clusters in Gujarat en rond de steden Chennai, Pune en New Delhi.

Bedrijven moeten zich niet blind staren op deze clusters, maar alle mogelijkheden in heel India onder de loep nemen. Soms zijn de opties buiten deze clusters voordeliger, omdat bijvoorbeeld de lonen buiten de steden lager liggen. Zodra er is bepaald welke locaties aan de wensen voldoen, kan er een lijst worden gemaakt met potentiële leveranciers en producenten in deze regio’s.

Een Indiase partner met ervaring

Om de gewenste specificaties en kwaliteit te kunnen waarborgen, dient een potentiële leverancier over de juiste expertise en ervaring binnen de sector waarin het Europese bedrijf actief is te beschikken. Daarnaast moet er worden gecheckt of er met kwaliteitssystemen wordt gewerkt, wat de jaarlijkse output is en of de leverancier genoeg ervaring heeft met de export van het product.

Heeft u nog weinig ervaring met zakendoen in India, dan is het aan te raden bij deze stap een lokale consultant in de arm te nemen. Zij weten precies aan welke wettelijke eisen producten moeten voldoen en welke vergunningen er nodig zijn om uw producten te produceren en te verschepen.

Controle van de kwaliteit

Uit de lijst potentiële kandidaten worden, na een uitgebreide evaluatie, de drie tot vijf beste opties voor de sector en het product gekozen. Met deze producenten gaat het Europese bedrijf vervolgens dieper in op de mogelijkheden die de producent bieden. Het is in deze stap aan te raden een bezoek aan de productiefaciliteit te plannen, of, indien een bezoek niet mogelijk is, een video call te organiseren om een nog beter idee te krijgen van de werkwijze en de kwaliteit van de producten die daar worden gefabriceerd. Zodra de selectie tot 1 productiebedrijf is teruggebracht, kan er een offerte worden opgevraagd zodat er kan worden onderhandeld over de prijs en voorwaarden.

Houd er rekening mee dat een fabriek in India er doorgaans anders uitziet dan in Europa. Dit betekent niet dat de producten die worden afgeleverd ook van mindere kwaliteit zijn. Vaak zijn de fabrieken in India simpeler ingericht, en is er bijvoorbeeld geen airconditioning, maar zijn de machines van hetzelfde kaliber als in Europa.

Als er overeenstemming is met de producent over de prijs en voorwaarden kunnen er samples worden gemaakt. Het is hierbij zaak dat het Europese bedrijf mensen beschikbaar heeft in India die het maakproces en de kwaliteit kunnen controleren, alvorens dit in Europa nogmaals wordt gecontroleerd.

Als alles naar wens is, kan de eerste partij worden gefabriceerd. Ondanks dat de nieuwe leverancier al op verschillende manieren is gescreend, is het vervolgens aan te raden ieder jaar of zelfs frequenter, kwaliteitscontroles te laten uitvoeren.

Beschermen van uw Intellectueel Eigendom

Bij het uitbesteden van uw productie aan een partner in een ander land, wilt u er zeker van zijn dat uw intellectueel eigendom (IE) goed beschermd is. India is al bijna 50 jaar lid van WIPO (World Intellectual Property Organization), wat betekent dat de meeste intellectuele-eigendomswetten in India voldoen aan de internationale standaarden.

In onze IE handleiding leest u niet alleen hoe uw intellectueel eigendom in India wettelijk beschermd is, maar ook wat u zelf kunt doen en laten vastleggen om uw IE te beschermen indien u met een Indiase partner gaat samenwerken.