Het Duitse IT-bedrijf Optanium Group is al zeven jaar actief in India en heeft nog geen enkele werknemer zien vertrekken. En dat is bijzonder in een land waar de meeste bedrijven te maken hebben met een hoog verloop. “We hebben de juiste mix gevonden van een open Europese werksfeer zonder micromanagement, maar met het warme Indiase familiegevoel”, legt Marcel Nebel, de oprichter en directeur van Optanium Group uit. “Onze werknemers voelen zich zo vrij om hun mening te geven of eigen initiatieven te starten, dat ze bijna niet meer ergens anders aan het werk kunnen. En dat ook niet zouden willen!” Nebel deelt zijn 4 belangrijkste tips voor een succesvol R&D team in India.
Directeur Marcel Nebel en een deel van zijn Indiase team
Marcel Nebel - oprichter en directeur Optanium Group
1. Een private limited opzetten in India kost tijd
Nebel is al zo’n zeven jaar werkzaam voor een Indiase consultancy, als hij een aantrekkelijk aanbod van een Duits bedrijf krijgt. “Ze vroegen me customer relation management systems en andere sales en marketing IT-oplossingen te ontwikkelen voor Duitse mkb-ers. Door mijn werkervaring was voor mij één ding zeker, ik kon dit niet zonder een goed team van Indiase software developers. Ondanks dat ik voor een Indiaas bedrijf werkzaam was, had ik geen idee hoe ik daar een private limited op moest zetten.” Stap één werd het vinden van een geschikte accountant die hem door het proces kon leiden. “Ik heb best geluk gehad, want ik ben gewoon gaan googlen en heb via die weg mijn accountant gevonden. Ik heb wel tijdens de eerste ontmoeting meteen duidelijk gemaakt dat ik het starten van mijn private limited helemaal schoon wilde doen, dus geen smeergeld of andere steekpenningen om het proces te versnellen. De accountant stelde die aanpak zeer op prijs en dat was voor mij ook een bevestiging dat ik met een goed kantoor in zee ging.”
Het oprichten van een entiteit kan lang duren. Nebels accountant moest er bovenop zitten om het proces niet te veel te laten vertragen. “In totaal heeft het proces 13 maanden geduurd. Mijn accountant moest flink wat bezoekjes maken om te zorgen dat bepaalde documenten niet ongetekend op de stapel bleven liggen. Gelukkig zijn er in de Indiase wet vervaltermijnen vastgelegd voor de goedkeuring van bepaalde documenten. Heeft de overheidsinstantie geen go gegeven voor die datum verstrijkt, dan wordt het document automatisch als goedgekeurd beschouwd. Dat heeft ons een paar keer geholpen.”
2. Betrek de familie van je werknemers bij het bedrijf
Gelukkig hoefde Nebel niet 13 maanden te wachten om van start te gaan met zijn werkzaamheden. “Zodra we de private limited geregistreerd hadden en onze PAN nummer binnen hadden, konden we meteen van start”. Onder zijn oud-collega’s vond Nebel direct vijf software engineers die met hem de uitdaging van het opzetten van een Duits-Indiase start-up aan wilden gaan. “We zijn samen gaan bouwen aan een werkomgeving waarin er een mooie balans is tussen Duitse en Indiase elementen. Inmiddels bestaat ons India team uit 10 mannen en 10 vrouwen en sturen we onze mensen aan via een zogenaamd competency model, die voornamelijk Europese elementen bevat. We kijken naar verschillende skills zoals software schrijven en het presenteren van hun ideeën, maar ook naar hoe ze veranderingen op de werkvloer incorporeren. Iedere zes maanden doen we een evaluatie en kijken we naar trainingsmogelijkheden voor de competenties die we willen versterken. Daarbij is er ook ruimte voor persoonlijke doelen, wat heel motiverend werkt.”
Ook wordt er elke drie tot zes maanden een gezellig teamuitje georganiseerd. “Dat is meer een Indiaas element”, legt Nebel uit. “Er bestaat in India niet zo’n harde scheiding tussen werk en privé en collega’s zien elkaar daar dan ook als een tweede familie. We gaan daarom regelmatig met elkaar uit eten of juist iets actiefs doen zoals naar een adventure park om te klimmen.” Ook de families van de Optanium werknemers worden daarbij betrokken. “Dat is een van mijn belangrijkste tips voor internationale ondernemers in India: betrek de familie van je werknemers bij het bedrijf. Nodig ze uit voor bedrijfsfeesten en sla een uitnodiging om bij je werknemers thuis langs te komen zeker niet af. Het is een belangrijk onderdeel van het bouwen van een goede vertrouwensband.”
3. Trek een harde lijn, dat schept duidelijkheid en vertrouwen
Die vertrouwensband is volgens Nebel een van de redenen dat Optanium niet te maken heeft gehad met personeelsverloop. “Ik ben vanaf het eerste moment gaan bouwen aan een open en respectvolle sfeer op de werkvloer. Geen micromanagement of hiërarchische verhoudingen, maar iedereen binnen het team is gelijk. Daarnaast is ons team in India voor 50% vrouw, een evenwichtige balans tussen man en vrouw op de werkvloer is een speerpunt voor ons.” Slechts een keer heeft Nebel iemand de deur moeten wijzen omdat hij niet goed functioneerde binnen deze opzet. “Deze developer werkte onder een vrouwelijk leidinggevende en bleef de opdrachten die zij hem gaf maar negeren. Nadat we hem er op aanspraken en hij zei iets aan zijn houding te zullen doen, veranderde er niks. Ik heb hem toen moeten ontslaan. Het team waardeerde de harde lijn die ik trok erg, omdat het aantoonde dat iedereen echt gelijk is aan elkaar binnen het bedrijf. Er is daarna ook nooit meer zo’n voorval geweest.”
Een potje tafelvoetbal in het Indiase kantoor van de Optanium Groep
Om personeel te vinden dat binnen deze werkcultuur past steunt Optanium dan ook zeer op het netwerk dat ze hebben. “Iedereen die we via referrals hebben gevonden, sluit tot nu perfect bij ons bedrijf aan. Al beperken we onszelf uiteraard niet door alleen bekenden van bekenden uit te nodigen voor een sollicitatie.” Toch zijn Nebel en zijn team in India wel iets voorzichtiger geworden met sollicitanten zonder aanbevelingen. “We hebben twee gekke situaties meegemaakt waarin de sollicitant ons misleidde in de eerste sollicitatiegesprekken die we via video call afnamen. Een sollicitant liet iemand op de achtergrond het woord voeren terwijl hij op camera mee ‘playbackte’, een ander liet het hele sollicitatieproces door iemand anders doorlopen en verscheen zelf op zijn eerste dag ten tonele. We hebben daarom strenge identificatieregels moeten invoeren. Zo maken we nu screenshots tijdens de video calls, die we vergelijken met de persoon die naar het persoonlijke gesprek komt en die de eerste dag op kantoor verschijnt. Daarnaast doen we een uitgebreide check van het paspoort, zodat we zeker zijn dat we de juiste persoon voor ons hebben.”
4. Neem de tijd om je niche te vinden
Voor nu focust Optanium nog vooral op de Duitse markt en nog niet op India. “Onze oplossingen zijn zeer individueel en op dit moment nog te hightech en te duur voor India”, legt Nebel uit. “We hebben nu nog niet heel veel algemene producten die elk bedrijf zou kunnen kopen en implementeren, we bouwen speciale systemen gebaseerd op de wensen van de klant. Voor India zouden we daarom eerst een goede niche moeten vinden en dan kunnen we bijvoorbeeld een gesimplificeerd customer relation management systeem bouwen dat op grote schaal en gemakkelijk toe te passen is voor Indiase e-commerce platformen.” Het Indiase team van Optanium zag recent al een mogelijkheid voor het bouwen van een specifiek Indiaas product. “We werkten aan speciale websitebezoeker identificatie software voor de Europese markt. Daar wilde mijn team graag een simpele versie voor India van bouwen, maar we kunnen op dit moment zo’n product nog niet breed in de Indiase markt zetten. Voor nu blijven wij ons dus nog even op de Duitse markt richten, maar mijn team staat altijd op de uitkijk voor interessante kansen in India.”