Personeel naar India: regel het goed!

Wilt u personeel (tijdelijk) laten werken in India? Dan moet u een aantal zaken goed regelen voor uw medewerkers. Dit moet u weten over het aanvragen van visa, het afsluiten van een ziektenkostenverzekering en het vastleggen van aansprakelijkheid. 

 1. VISA

Werkvisa voor India 

Expats kunnen een zakenvisum aanvragen om legaal in India te werken – daar is geen aparte werkvisa nodig. Werkvisa worden afgegeven aan expats die gaan werken voor een bedrijf dat is geregistreerd in India. Expats komen in aanmerking voor een werkvisum als ze naar India verhuizen voor een het bedrijf waar ze al werken of met een gegarandeerd aanbod van werk van een nieuwe werkgever. Om zo’n werkvisum te krijgen, moet u niet alleen bewijs van een dienstverband aanleveren maar ook bewijs van de academische/professionele kwalificaties die de expats in staat stellen om het werk te verrichten. Binnen de eerste 14 dagen na aankomst moet de expat zich registreren bij het Foreigners' Regional Registration Office (FRRO). Werkvisa voor India zijn twee tot vijf jaar geldig, afhankelijk van het beroep van de aanvrager. Meestal kan de werkgever of de zakenpartner in India hierbij helpen. Verlenging is verkrijgbaar bij het Indiase Ministerie van Binnenlandse Zaken of bij een Foreign Regional Registration Office van een expat.

Business visa voor India

Een business visum is bedoeld voor werknemers, ondernemers of investeerders die zaken willen doen in India. Wanneer u voor een beperkte tijd in opdracht van een Nederlands bedrijf in India werkt, kunt u een  business visum aanvragen. Om een business visum aan te vragen heeft u een Indiase zakenpartner nodig die een uitnodigingsbrief moet overleggen. Business visa worden over het algemeen voor zes maanden of meer verleend. Zakenvisumhouders mogen niet langer dan zes maanden achterelkaar in India verblijven. Een zakenvisum kan niet worden omgezet in een werkvisum. 

Een visum aanvragen voor India

Expats die naar India komen om te werken, kunnen aanvraagformulieren krijgen via bemiddelingsbureau VFS Global dat door de Indiase autoriteiten is aangewezen om visumaanvragen te verwerken. Maak geen gebruik van andere bureau’s die u eventueel via Google vindt, er zijn verschillende oplichters in de markt. Afgezien van standaarddocumentatie zoals paspoorten en pasfoto's, verschillen de documenten die expats moeten verstrekken afhankelijk van het type visum. Voor een kort (werk)bezoek kunt u gebruikmaken van een zogenaamd elektronisch visum. Daaraan zijn de volgende voorwaarden verbonden:

• Bij aankomst in India moet uw paspoort nog minimaal 6 maanden geldig zijn.

• U mag maximaal 60 dagen in India verblijven.

• Binnen de geldigheid van uw visum mag u twee keer India in reizen (double entry).

• Het e-visum is alleen geldig bij aankomst via de grote luchthavens

•  U mag maximaal 2 e-visums per kalenderjaar aanvragen.

• U kunt het visum tot 4 dagen voor vertrek aanvragen.

2. VERZEKERINGEN

Ziektekostenverzekering in India

Alle expats die naar India verhuizen, moeten ervoor zorgen dat ze over een adequate ziektekostenverzekering beschikken. Expats kunnen ook verzekerd worden via hun werkgever in India, maar het is belangrijk om te weten dat sommige polissen alleen betrekking hebben op de behandeling in bepaalde ziekenhuizen. Daarom moeten expats bereid zijn om extra te betalen, vooral als ze van plan zijn om door het land te reizen. Sommige internationale verzekeringsmaatschappijen worden door Indiase ziekenhuizen niet erkend. In deze gevallen moeten expats contant geld betalen. Daarom is het van essentieel belang om alle facturen en documenten te bewaren als u deze kosten door de verzekeraar in Nederland vergoed wilt krijgen.

Als de expatriate niet via de werkgever is of kan worden verzekerd, moet er een particuliere ziektekostenverzekering worden afgesloten. Het aantal verzekeringsmaatschappijen is de afgelopen jaren sterk gestegen. Veel nieuwe bedrijven zijn takken van internationale verzekeraars. Aanbiedingen variëren enorm. De meeste pakketten dekken het hele gezin en de prijzen worden aangepast aan het aantal verzekerde personen. Bijdragen beginnen meestal rond de Rs 10.000 (€ 125,-) per jaar en kunnen van de inkomstenbelasting worden afgetrokken. Bij het kopen van een zorgverzekering ontvangt de expatriate een verzekeringspas. Ook met de verzekering is betaling met de ziekteverzekeringskaart alleen in een aantal selectieve ziekenhuizen mogelijk en moet er meestal contant worden betaald.

 3. AANSPRAKELIJKHEID

Aansprakelijkheid voor Nederlanders die in India werken 

De aansprakelijkheid voor eventuele schade is afhankelijk van de afspraken in het contract dat is afgesloten tussen de expat en de werkgever (expatriate contract). De wetgeving van het land waar het contract wordt gesloten, moet hierbij ook worden overwogen. Er zijn een aantal manieren waarop de expatriate assignment en daarmee het contract tot stand kan komen:

1. Vestiging in India/werken bij een groepsbedrijf: Aansprakelijkheid van een expatriate hangt dan af van de afspraken in de expatriate contract en tussen de Nederlandse werkgever en de een expat die in India gaat werken.

2. Detachering: Een gedetacheerde blijft in dienst van het bedrijf in Nederland, maar verleent diensten voor de entiteit in India. Afhankelijk van de structuur kan de gedetacheerde worden betaald door het bedrijf in Nederland of door het bedrijf in India, eventueel met behulp van een zogenaamde shadow payrollconstructie. Niet alle gedetacheerden zijn expats. 

3. Expatlokalisatie of -overdracht (inleen-constructie): De expatriate wordt tijdelijk overgedragen (met de verwachting dat de expatriate later terugkeert naar het Nederlandse bedrijf) aan een partnerbedrijf in India en is daarmee officieel in dienst van, betaald door, en verricht diensten voor de entiteit in India. Hier is het contract met de Indiase entititeit van toepassing.

4. Dual, co- of joint employment: De expatriate werkt tegelijkertijd voor zowel de thuis- als de gastlanden en heeft twee werkgevers. Afhankelijk van de structuur kan de expatriate worden betaald door het Nederlandse of Indiase bedrijf of door beide. De expat kan diensten verlenen aan de Nederlandse en Indiase entiteit of beide. De arbeidsrelatie met het moederbedrijf kan actief of passief zijn, wat inhoudt dat de werkrelatie in Nederland mogelijk ondergeschikt is en zogenaamd 'in slaapstand' verkeert. Het primaire contract is dan met de werkgever in India. 

Met Brabantse vleesvervangers de Indiase markt veroveren

Zit India, het land dat befaamd is om zijn verrukkelijke vegetarische keuken, te wachten op vleesvervangers uit het West-Brabantse dorp Giessen? “Jazeker,” zegt Henk Schouten, ceo van Schouten Europe, een van Neerlands grootste producenten van vleesvervangers. “Indiërs schamen zich ervoor wanneer ze vlees eten: wij bieden een guilt free alternatief.” 

Directeur Henk Schouten serveert vegetarische snacks

Hij is de eerste die toegeeft dat zijn bedrijf nog geen daverend succes heeft geboekt in India. “We zijn al vijf jaar bezig, maar hebben nog niks geproduceerd en nog niks verkocht,” zegt Schouten met een grijns. “We zijn eerst met een verkeerde partner in zee gegaan. Die wilde ons product eigenlijk liever zelf gaan maken. Hij had contacten bij McDonalds, maar liet me bewust met de verkeerde mensen praten daar. Indiërs zullen niet gauw zeggen dat iets hun verantwoordelijkheid niet is, dus voordat je het weet ben je eindeloos in gesprek met mensen die er niet over gaan. Ik kwam gewoon niet verder.”

Die verkeerde partner kostte hem twee jaar. Maar het lijkt Schouten niet te deren, deze ondernemer heeft vaker tegen de stroom ingeroeid. Toen hij zijn ouders en zeven broers en zussen dertig jaar geleden vertelde dat hij een bedrijf in vleesvervangers ging beginnen werd er hard gelachen. ‘Hoe ga je het bedrijf noemen dan? Schouten Europe? Dan komt er zeker ook een Schouten USA?’ De Schoutens proestten het uit.

Maar inmiddels is er een Schouten USA. Sterker nog, anno 2018 levert Schouten vleesvervangers aan supermarkten, cateraars, hotels en fastfoodketens in ruim veertig landen. Een hele reeks A-merken behoren tot de afnemers. Schouten heeft in totaal, inclusief zusterbedrijf Nutrilab, honderd man in dienst op vestigingen in India, Dubai en de Verenigde Staten. Aan de andere kant van de oceaan levert Schouten aan 13.000 filialen van fastfoodketen Subway. De overige 13.000 Amerikaaanse Subway-filialen volgen de komeden jaren. In Europa is die keten al vijftien jaar een grote klant. Schouten hoopt de ruim 600 Subway-filialen in India binnenkort ook veggie patties - made in India - te kunnen leveren. 

Maar zo ver is het dus nog niet. Na het debacle met de verkeerde partner startte Schouten een nieuwe samenwerking met de gerenommeerde rijstspecialist LT Foods (sinds vorig jaar heeft LT Foods ook een vestiging op de Maasvlakte in Rotterdam). Afgelopen voorjaar werd een MoU getekend in Delhi en momenteel wordt een handmatige productielijn opgezet. Dit najaar volgt een marktonderzoek waarin gezinnen uit Ahmedabad, Delhi en Mumbai de producten van Schouten gaan proeven en beoordelen. “De grote vraag is natuurlijk: vinden Indiërs onze vegetarische kip lekker?”

Henk Schouten tijdens de handelsmissie in mei 2018.

Schouten denkt van wel. Bovendien denkt hij in te spelen op de groeiende groep Indiërs die thuis weliswaar vegetarisch of zelfs veganistisch eten, maar in restaurants vlees bestellen. “In India eet je veg of non-veg. Vegetarisch is dus de standaard. Hoewel de vleesconsumptie in India nog altijd laag is, groeit het aantal vleeseters wel. Mensen associëren vlees met welvaart en ze houden van de bite van vlees. Tegelijkertijd schamen veel Indiërs zich ervoor wanneer ze vlees eten: het is in strijd met hun religieuze overtuiging en culturele waarden en normen.” 

Schouten ontwikkelt zelf al zijn producten, waaronder vegetarische braatworsten, schnitzels en notenburgers. De productie wordt doorgaans uitbesteed, maar in India zal de onderneming dit zelf voor zijn rekening nemen. “We willen controle hebben over onze ingrediënten, zodat we constante kwaliteit kunnen leveren tegen een goede prijs. Naast de productielijn in Ahmedabad zetten we daarom ook een commercieel onderzoekslab op, Nutrilab India, om grondstoffen te kunnen testen en analyses te kunnen uitvoeren. Dat wordt een apart bedrijf waar we ook voor andere voedselproducenten testen kunnen uitvoeren. Ook daar is in India veel behoefte aan.”

Even terug naar het marktonderzoek. Indiërs zijn fijnproevers: is Schouten niet bang dat de vraag in India tegenvalt? “Welnee. Bovendien, India is zo groot. Als een klein deel van de bevolking onze producten lekker vindt, dan gaat het al om enorme aantallen.”

5 manieren om uw Indiase dochteronderneming te financieren of te voorzien van werkkapitaal

1. ECB (External Commercial Borrowing) 
Een ECB is vrijwel de enige optie om een lening te vertrekken aan een Indiase dochteronderneming vanuit Nederland. Een ECB is een door de Indiase overheid goedgekeurde leningovereenkomst welke gebruikt kan worden door het Indiase bedrijf voor bijvoorbeeld de aanschaf van goederen of kapitaalgoederen, maar ook voor werkkapitaal of het herfinancieren van bestaande leningen. Rente is op basis van Libor + een opslag. Dit is vele malen goedkoper dan een pure lokale Indiase lening. Daarom maken veel bedrijven gebruik van een ECB. De lokale bank van het Indiase bedrijf speelt een belangrijk rol in het verwerken en aanvragen van een ECB- lening. 

2. Lokale lening bij Indiase bank 
Een lokale lening bij een Indiase bank is vrijwel altijd een optie, maar ook erg duur vanwege de hoge renteniveaus in India. Een regulier bedrijfskrediet kent rentepercentages van 12%, oplopend tot soms wel 20%. Dit kan een paar procentpunten omlaag gebracht worden (naar een minimum van omstreeks 9%) door in Nederland een borgstelling af te geven aan een Nederlandse bank. 

3. Werkkapitaal uit omzet
Een andere optie is het factureren van dienstverlening door de Indiase dochter aan het Nederlands moederbedrijf. Indien aan alle transfer pricing eisen en richtlijnen wordt voldaan is dit een praktische manier om de Indiase dochter te voorzien van het nodige werkkapitaal. Deze constructie wordt vaak gebruikt bij 100% dochterondernemingen die IT of engineering diensten uitvoeren voor het Nederlandse moederbedrijf. 

4. Aandelenkapitaal (bij oprichting en bij extra aandelenuitgifte) 
Bij het oprichten van een dochteronderneming in India moet u goed nadenken over uw kapitaalbehoefte op korte termijn. Het minimum aandelenkapitaal van INR 100k (Euro 1400) voor een Indiase Pvt Ltd wordt vaak te snel gekozen. Het staat de aandeelhouders vrij om het aandelenkapitaal te verhogen om op die manier de nieuwe dochteronderneming direct te kunnen voorzien van het nodige startkapitaal. Dit is ook de makkelijkste en vrijwel goedkoopste optie bij nieuwe ondernemingen. Als alternatief kunnen de aandeelhouders van een Indiase dochteronderneming besluiten tot extra aandelenuitgifte om kapitaal aan te trekken. Bedenk wel dat dit bij een 100% dochter eenvoudiger is dan in een joint venture constructie.

5. Dutch Good Growth Fund (DGGF)
De Nederlandse overheid biedt via het Dutch Good Growth Fund opties voor financiering aan voor dochterbedrijven in India. Hieraan zijn wel strenge eisen verbonden. Meer informatie hierover is te vinden op de website van de RVO.